数字化校园背景下学校档案管理模式构建

数字化校园背景下学校档案管理模式构建
发布时间：2022-01-06T08:03:32.615Z 来源：《教学与研究》2021年第24期作者：王瑞
[导读] 在数字化校园建设背景下，学校档案管理在方式上实现了全新升级的转型发展。

王瑞
哈尔滨技师学院 150000
摘要：在数字化校园建设背景下，学校档案管理在方式上实现了全新升级的转型发展。

本文分析了数字校园与档案管理的关系和情况，提出了建立以数字校园为背景的档案管理方式的对策。

关键词：数字化；学校档案；模式构建
1.引言
高等院校档案馆是高等院校熟知的各式各样事的宣传者，也是高等院校发展的直接证据和直接凭证。

随着信息技术的不断发展，智能化系统、电子化成为校管理的主要发展方向，但管理方式各有不同。

其管理方式专注于变更纸质档案的传统管理方式，实现档案的智能化系统管理[1]。

1.学校档案管理工作特点
它的特点主要表现如今的两个方面：一是智力。

受信息技术的影响，档案管理不断开发和升级其搜索的工具，在提高搜索速度、便捷性和准确性的同时，促进了档案管理的智能化系统发展。

随着网络技术的很快发展，档案管理的第二大特征信息化渐渐地应用到档案管理中，使档案直接在计算机等设备上呈现，实现电子化的运用[2]。

2.数字化校园和档案管理之间的关系
2.1数字化校园
简言之数字校园就是以校园内宽带网络为基础，通过高新科技方式实现智能化系统管理和教育的一种形式。

数字校园建设通过将传统纸质资源变换为数据资源，实现教学和管理方式的更多创新[3]。

2.2数字化校园对档案管理的促进作用
2.2.1国家政策的支持
档案作为一种比较原始的信息资源，在信息技术很快发展的背景下已成为国家信息资源的关键组成部分，其经济效益和社会效益不容忽视。

在高等职业院校教育中，档案管理也是一种资产，国家选用一系列保护对策加快我国档案信息化的建设，先后提出了我国档案信息化建设的总体方式和具体行动方案。

数据档案馆通过有关政策的促进，图书馆建设将数据档案馆归入综合信息化建设总体的规划之中。

作为培养高素质人才的主要推动力，学校最重要的是与社会和谐相处，培养好相应的技术人才。

在国家政策的鼓励和支持下档案管理水平融进了新形势下的新要求[4]。

2.2.2有丰富的经验可循
学校数据档案管理方式建设有很多成功经验，很多典型案例可以作为具体任务推行的关键指导。

学校可参考高等院校档案馆智能化系统建设成功案例，开展硬件配置软件设备建设，依据学校特点逐步完善档案工作的操作流程和方式。

有能力的学校还能够单独开发设计自己的程序和控制模块，让校内更加智能化系统给予更加多方位的服务。

2.2.3学院自身发展的要求
学校离不开党的领导和社会各界的支持，学校要培养师德有保障的高素质人才，必须深入贯彻党的风俗习惯人情、以身作则。

用实际行动激励学生取得学校的成功和长期的发展。

学校要依据自身情况开展有关研究工作，促进理论与实践紧密联系，依据社会和党的发展速度做好档案信息管理和表率工作，与其他高等学校的同时提升自身优势[5]。

2.3数字化校园背景下学校档案管理工作所面临的挑战
2.3.1档案管理人员素质水平参差不齐
学校档案管理人员的技术水平直接决定了工作的有效性，虽然很多高等院校都有专业的档案管理人员，但通常是一个人推行多项任务的情况。

例如，我校档案馆有两位员工，但其中一名在办公室担任其他岗位的人员担负资产管理，另一名担负信息保密和校章管理。

由于系统等其他原因部分档案没有转到学校档案馆统一存储，反倒是由各岗位职责部门特定的兼职工作档案管理员进行储放。

除此之外文本文档管理任务、还有许多其他任务。

当部门人手不足或负载时兼职工作档案管理人员首先放弃了手里档案的收集和整理工作，影响了档案的正常运作。

部分高等学校档案管理人员是半路开始工作的，缺乏有关技术和经验支持，工作效率较低。

数字化校园对文本文档管理人员的管理能力、计算机专业技能和网络技术支持等要求更高，许多高等学校的文本文档管理团队根本没有信息技术人员，限制了学校的发展和档案管理智能化系统建设工作[6]。

2.3.2缺乏硬件设施
在学校数字化校园的背景下，构建了一种新型的档案管理方式，由于硬件设施不足、有关任务无法顺利进行，及有关文本文档管理软件、专用文件柜等设备。

数据档案馆建设主要包括磁带库、光盘、磁盘阵列等数据存储设备、打印机、网络辅助设备、服务器、计算机终端设备等接受查询的设备。

学校需要建立档案管理新模式、检查系统配置设备、购买和加上所需的系统配置为后边发展建立基础。

2.3.3档案管理模式缺乏系统化
现阶段，很多学校的管理方式相对分散、定位严谨，限制了档案管理运营的进一步提高，因为其档案管理运营的技术创新能力不足，没有太大的价值意义，例如，有的学校党政办档案、人事办教师业务档案、学生工作室存放学生的学籍档案和学习成绩、科学研究、会
计、出版、招生、就业等有关管理由管理部门储放。

分布式系统管理方式有助于对各岗位职责部门的数据进行归档和即使应用，应用效率比较高，但不能够更好地进行集中管理，造成出现一系列问题。

3 数字化校园背景下学校档案管理模式的选择
在数字化校园建设的背景下，有的学校还没有明确档案管理方式、没有明确档案管理标准，存在管理不规范、文本文档不足等问题，无法与其他部门进行智能化系统，为能够更好地促进学校档案管理工作，迫不及待需要变更学校档案管理的现状，结合数字化校园建设的具体要求，寻找和建立一套与学校档案运作实际相一致的管理方式。

有的学校尝试了电子档案管理，主要有以下三种方式。

3.1 文件生成机构保管模式
这种方式是指建立的电子档案由包括学校各部门之内的一个组织进行归档，各部门还必须建立相应的档案管理机构，并按照有关政策和法律法规对其档案进行规范化。

档案管理的管理方式是将建立的数据档案储存在档案数据元件库。

文本文档建立机构在电子文本文档的收集、分类、存储和销毁方面享有多项权利和义务，无需将这些文本文档转交到相应的文本文档管理机构。

这种管理方式对学校各部门提出了更高的要求。

此外，还必须具有完备的硬件配置软件设备，不仅难度系数大、成本也高，造成很多学校都无法实现有关要求。

3.2 档案管理机构保管模式
这种方式是指学校档案管理部门通过对学校各部门建立的电子文本文档进行鉴定和检查，对符合条件的电子文本文档进行收集、分类和存储。

它储存在档案管理机构的数据元件库。

一般情况下，学校会有专门的档案管理机构担负贵校档案的管理工作，并在上级领导档案部门的指导下，拟订档案管理方式和有关规章制度。

3.3联合管理模式
该方式要求学校各部门参与档案管理的任务，档案建立机构必须遵循档案管理机构拟订的档案管理方式和有关规章制度，将电子文本文档递交至档案管理数据库。

档案管理机构担负档案数据库的运行设备维修保养和档案资源的后边使用。

与前两种方式对比，档案建立机构和学校档案管理机构一同担负学校档案运作，档案管理机构担负档案资源的后边管理，档案建立机构选择和递交电子文本文档，使贵校任何部门都能够参与文本文档的管理。

同时，这种管理方式实现起来还是比较容易的、可行性强，所以大多数学校会采用这种方式。

4.高职院校数字化的背景下档案管理模式构建的措施
在这个阶段，方案的创新应进一步改进学校档案管理的状况。

首先，在数字化校园的背景下积极使用新技术可以获得更多的认可。

其次，高等职业院校学校肩负数字校园建设的能力呈现了他们应用新技术进行改革的自信心。

倘若以良好的心态慎重考虑高等职业院校教育的发展，努力争取项目资产，有关高等学校在原有数字校园信息平台的基础上，嵌入档案管理系统软件并选用相应的对策，使档案管理的智能化系统配置得到优质实行，实行优质的工作方案，合理地实行档案管理，可以拟订实际目标。

探索高等学校档案管理新模式，以学校党政办公室为关键，应用网络信息结合人力资源、学术研究、财务等各部门促进高效互联。

各部门职责权限、责任明确。

一些专科学校根本没有档案管理的智能化系统基础，必须有方案地开展预研工作，以保证后边工作的顺利开展。

结合可行性研究报告提出一些想法并进行合理讨论，研究高学校档案信息化建设的发展情况，请信息公司办公室或承担人领导并促进项目的更好进展。

5.结论
总体而言，在构建学校数据档案管理方式的过程中需要多方位了解学校实际档案管理情况，基于数字校园合理构建数据档案和管理方式。

在具体建设过程中，坚持有关建设原则，进一步提高学校档案管理的预期效果，确保档案安全，提高学校档案管理的质量，为学校的发展建设无私奉献出力量。

参考文献
[1]吴晨.数字化校园背景下高校档案管理模式研究[J].文化产业,2021(05):163-164.
[2]谢王艳.数字化校园背景下高校档案管理模式研究[J].兰台内外,2020(33):23-24.
[3]徐龙.基于数字化校园平台的高校档案管理系统研究[J].经济师,2019(06):185-186.
[4]伍志红,邓静.基于高校数字化校园平台的人事档案管理系统研究[J].经济师,2018(12):275+277.
[5]陈倩. 面向数字化校园的档案信息管理系统的设计与构建[D].南京邮电大学,2017.
[6]刘琪. 数字化校园背景下档案管理模式研究[D].郑州航空工业管理学院,2017.。