公司后勤采购管理指引

1、目的：
为规范公司行政后勤采购工作的管理，提高采购工作的效率，特制定本指引。

2、适用范围：
适用总经办负责采购的办公用品、五金材料、及其它物品的采购管理。

总经办所有负责采购的人员及采购项目均应以本指引为依据开展工作。

3、内容：
3.1 采购分类
行政后勤采购主要分为日常需求采购以及临时性需求采购两种。

日常需求采购包括办公用品、五金材料、劳保用品等物品的日常采购需求。

临时性需求采购包括办公设备、固定资产、办公设施、装修维修等临时的采购需求。

3.2、临时性需求采购基本流程（日常需求采购在最初确定供应商或更换供应商时也适用此
流程）各部门OA提交采购申请、部门经理审批、分管副总审批---总经办汇总采购计划---寻找符合资质的供货商----询价、比价、议价----向财务总监汇报采购可行性----财务总监同意采购后进行采购洽谈（确定付款条件、售后服务、合同细节）----财务部确认付款条件及账期-----上报方案行政总监审核----财务总监审批----确定方案下单签订合同----交货---使用部门确认验收---付款。

3.3、供应商的选择和考核：
供应商的选择与考核，一般从经营情况、供应能力、技术能力、品质能力，售后服务等方面评定。

长期供货商（日常采购供应商），要从产品质量、价格、及时率、配合度等方面综合打分。

同时根据每次考核分数，采用末尾淘汰制，定期更新新的供应商。

3.4、询价、比价、议价
采购过程中一般选择4-5家供应商进行询价、比价，最终确定2-3家符合要求的供应商上报领导审核。

3.5、合同
采购合同要根据采购商品的要求、供应商的情况、公司管理的要求、采购方针等不同而制定。

需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况，与使用部门确定采购物品的型号，数量，交货时间等相关事项。

3.6、交货验收。

必须由使用部门参与验收，确定货物品种、数量、质量是否与合同相符，是否符合使用部门的要求。

不合格的物品要退回供应商更换。

验收合格的，使用部门必须在0A 申请单或送货单上签收。

3.7、财务结算。

货物验收合格，发票核对无误后，提请财务结算货款。

4、采购管理其它规定：
4.1. 常用物品采购（日常采购）需建立供应商资料管理目录，采购前要在供应商管理目录
中选择价格低，质量较好的供应商供货。

供应商资料目录中的供应商要给其建立售后服务管理表，每季度对目录上供应商进行考核，比对，不合格的供应商要更换，同时保证供应商目录中的同一物品供应商不得少于2家。

4.2. 比价、询价，供应商评估过程必须透明公开，需2人以上参与，备选供应商需2家以
上。

4.3. 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总，并做好下月资金使用计划。

4.4. 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前两日通知请
购部门或请购人。

4.5. 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早跟进解决。

4.6. 采购金额2000元以上的，询价比价过程需行政总监参与，5000元金额以上需财务总监
参与。

采购基本流程图。