环境信息沟通程序(2019年)

环境信息沟通程序
1目的
使**公司的员工能及时获取有关内部和外部的环境信息。

2适用范围
适用于**公司所有部门的内、外部质量环境信息交流。

3职责
3.1 体系办负责内外质量环境信息的资料的分发；负责相关质量环境的外部信息的收集、记录、保存以及对外汇报、传达环境信息。

3.2 各部门环境负责人向本部门的员工传达有关环境信息，并负责信息的存档。

3.3 各部门主管（或文控人员）负责相关内、外部质量的信息的接收、记录和保存以及对外汇报和向本部门的员工传达。

4程序
4.1 内部质量环境信息交流管理
4.1.1内部质量信息交流管理
A、对于如下质量信息，体系办应及时通知相关部门，具体有：
a)质量环境方针（或质量方面修改后的新质量环境方针）:
体系办以会议、培训、宣传栏等各种方式向公司员工宣传。

b)新的（或修改的）体系文件:
在得到批准可颁发后，体系以受控文件发放至各相关部门充分学习。

c)新颁体系标准:
体系办以文件发放的方式传递给有关部门的内审员和部门经理。

d)内审不符合报告:
体系办应在报告完成后2天内以记录方式书面传递至各相关部门。

e)管理评审报告:
体系办以记录方式书面传递至各相关部门。

f)其他可为全体员工所认知的质量信息（如质量报、杂志、内
部刊物、照片等）可张贴于公司内公共宣传栏和摘录在公司
网站上。

g)对一些非重要信息交流:
可用非书面的方式，如发E—mail，或公布在公司网站上。

B、对需要交流传递的质量信息，各部门应及时传递有关部门，
具体有：
a)目标、指标和业务计划
制定部门（或总经办）应在制定批准后（或修改批准后）以
文件发放方式传递给相关部门。

b)对与各部门质量运行控制和作业指导书相关的信息
应以记录或文件发放方式传递至相关部门。

c)对质量运行控制情况、质量目标指标达成情况
各部门应定期（按月）统计，将各目标、指标及月统计情况利用早会时间通告本部门或小组人员，并于每次管理评审前将定期统计资料交至体系办。

d)针对本部门监测过程中发现的不符合（如返工、生产过程发生异常等）和内审时发现的不符合，部门负责人应立即组织相关人员，在接到不符合信息的当天，制定出纠正、预防措施并以记录方式传至相关部门和实施人员。

e)出现紧急情况（如停电、关键设备突发故障等情况）时由现场主管人员立即告诉其直属上级，立即做出相应处理意见。

f)对接收后又需分发至相关部门的外来文件
接收部门应视外来文件的重要性以文件发放方式或以其他的方式传递给相关部门。

g)培训计划
劳工部在制订完成并经批准后以文件发放方式传递至各部门。

h)对于顾客的投诉
由售后部门在接到投诉后1天内组织相关人员召开售后会议以分析顾客投诉事件的原因，并制定出长期、短期措施。

i)意见和建议
公司员工对公司在质量管理方面有任何意见和建议，可填写《信息交流表》交主管人员或以纸条方式放进建议箱，也可以口头方式向主管人员反映。

j)对以口头和纸条形式反映的质量信息
由接收到信息的主管人员转化成《信息交流表》，必要时可组织各部门进行讨论，最后再由接收信息的主管人员将处理结果及时向总经办报告，同时将处理结果书面反馈给意见和建议的提出者。

k)对非重要信息的交流
可用非书面的方式，如发E—mail，或公布在公司网站上，或以电话方式进行。

C、各部门在收到其他部门的信息资料后，对新的或修改的资料要分类保存，而过期作废的信息资料要立即加盖“作废”印章另行存档或经本部门经理同意后销毁。

D、各部门之间的书面质量信息交流，均需填写《文件发放记录》或以背签原件形式进行。

4.1.2内部环境信息交流管理
A、对于如下环境信息，体系办须及时通知相关部门，具体有：
a)质量环境方针（或环境方面修改后的新质量环境方针）
体系办以会议、培训、宣传栏等各种方式向公司员工宣传。

b)收集到适用（或新颁）环保法规
体系办在整理出新的《公司适用环保法规一览表》后，以文件发放和在公司网站上公布的方式传递相关部门。

c)环境因素、目标、指标和管理方案
体系办在制定批准后（或修改批准后）以记录方式传递至相关部门。

d)新的（或修改的）体系文件
在得到批准可颁发后，体系办以文件发放和在公司网站上发布的方式传递至各相关部门。

e)内审不符合报告
体系办应在报告完成后2天内以记录方式书面传递至各相关部门。

f)管理评审报告
体系办以记录方式书面传递至各相关部门。

g)其他可为全体员工所认知的环境信息（如环保报告、杂志、内部刊物、照片等）可张贴于公司内公共宣传栏，或摘录在公司网站上，或在公司内开展环保活动等方式进行。

h)对非重要信息的交流
可用非书面的方式，如发E—mail。

B、对需要交流传递的环境信息，各部门应及时传递有关部门，具体有：
a)对各部门环境运行控制和作业指导书相关的信息
应以记录或文件发放方式传递至相关部门。

b)对环境运行控制情况、环境目标指标达成情况
各部门应定期（按月）统计，将统计情况利用早会时间通告本部门或小组人员，并于每次管理评审前将定期统计资料交至体系办。

c)对于（新识别或修改的）环境因素
相关部门的环境委员应以记录方式传递至体系办。

d)针对本部门监测发现的不符合（如生产过程发生异常等）和内审时发现不符合
部门负责人应立即组织相关人员，在接到不符合信息的当天，制定出纠正、预防措施并传至相关部门和实施人员。

e)培训计划
劳工部在制订完成并经批准后以文件发放方式传递至各部
门。

f)紧急状态发生时
应按《紧急准备与响应程序》立即通知有关部门和人员。

g)意见和建议
公司员工对公司在环境管理方面有任何意见和建议，可填写《信息交流表》交主管人员或以纸条方式放进建议箱，也可以口头方式向主管人员反映。

h)对以口头和纸条方式反映的环境信息
由接收到信息的主管人员转化成《信息交流表》，必要时可组织各部门进行讨论，最后再由接收信息的主管人员将处理结果及时向总经办报告，同时将处理结果书面反馈给意见和建议的提出者。

i)对非重要信息的交流
可用非书面的方式，如发E—mail，或以电话方式进行。

C、各部门在收到其他部门的信息资料后，对新的或修改的资料要分类保存，而过期作废的信息资料要立即加盖“作废”印章另行存档或经本部门经理同意后销毁。

D、各部门之间的书面环境信息交流，均需填写《文件发放记录》或以背签原件形式进行。

4.2 外部质量环境信息交流管理
4.2.1外部质量信息交流管理
A、对于相关方（如政府机构、供货方、客户、周围社区等）欲了解本公司的质量方针及其他质量信息体系办（或总经办）可以书面方式、或电子邮件方式发送质量方针及质量信息给对方。

如与外界交流中涉及到体系文件的发放，则由体系办按《文件与资料控制程序》执行。

B、对于标准的新颁、失效信息
体系办负责定期（半年一次）以电话、传真或电子邮件方式向认证公司问询以获取体系标准的新颁、失效信息。

C、对本公司的作业流程、生产设备、生产方法或原材料等发
生重大变化时（即做PPAP的时机）
由工程部负责组织公司相关部门按PPAP程序执行，并负责以提交PPAP 的形式通知相关顾客。

D、对由公司提出的更改设计建议
由工程部在将更改设计的建议以书面方式传真，或以电子邮件方式传递给设计方。

E、对从顾客处传来的工程规范、设计要求等须传递给设计方
的文件
工程部应以邮寄、或传真、或电子邮件等方式传递给设计方。

F、对供应商物料问题的反馈
IQC应于发现问题的当天以传真方式、电话方式及时进行反馈。

G、从顾客处得到的质量评价信息（包括评价和建议）
经营部销售人员或售后人员应在得到信息后以书面方式，或公布在公司局域网上的方式通告相关部门。

H、顾客投诉信息
由售后部门在接到顾客投诉后2天内以书面形式将原因分析、长期短期措施传递给顾客，并在问题关闭后1天内以书面形式将关闭信息传递给顾客。

4.2.2外部环境信息交流管理
A、总经办利用接待来访、外出开会等方式，在对外交流中宣传
公司的环境方针和环境绩效。

B、经营部、工程部在与客户交往中，宣传公司的环境方针和
环境绩效，以提高公司的形象。

C、经营部将公司的环境方针、政策传达给分供方，把与分供方
有关的重大环境因素的管理传达给他们，取得分供方的积极配
合。

对发现有环境因素不符合公司要求的，向分供方提出改进。

D、劳工部、工程部将公司的环境方针、政策传达给分包方，将
与分包方有关的重大环境因素的管理传达给他们，取得分包方
的积极配合，对发现有不符合公司要求的，向分包方提出改进。

E、相关方欲了解本公司环境方针及其他环境信息
体系办（或总经办）可以书面方式、电子邮件方式发送环境方针及环境信息给对方。

如与外界交流中涉及到体系文件的发放，则由体系办按《文件与资料控制程序》执行。

F、本公司新、改、扩、迁建项目
体系办于项目立项时将有关资料送到当地环境保局办理环境影响报告报审手续，在治污设施竣工验收的1个月内到环保局进行排污申报登记。

G、环保法规新颁、失效信息
体系办按《环境法规管理程序》定期以电话方式，或以上网查询方式，或直接到当地环保局等方式查询新颁或失效的环保法规。

H、公司内排放污染物的种类、数量、浓度、去向、地点、方式
以及固体废弃物的储存、利用、处置场所需作重大改变的体系
办应在变更前15天向当地环保局履行变更申报手续。

I、要闲置、拆除改造更新三废处理设施的
体系办应于实施的15天前报当地环保局。

J、遇到火灾、爆炸时，按《紧急响应和准备程序》处理；当三废治理设施突发故障以及排污剧增等事故，体系办立即通知
当地环保局派人前来指导处理善后工作。

K、对于相关方的环境方面的投诉
体系办立即登记于《相关方投诉信息及处理表》中，在3天内研究对策，报环境管理者代表及总经理审批后，立即填写改善措施于《相关方投诉信息及处理表》中，并及时反馈给投诉方。

4.3 内部和外部信息交流的资料均由相应部门按《记录控制程序》要求进行文件化和按相应期限保存。

5 记录
5.1 《信息交流表》
5.2 《相关方投诉信息及处理表》
6 相关文件
6.1 《紧急准备与响应程序》
6.2 《环境法规管理程序》
6.3 《文件与资料控制程序》。