第1章 Excel数据管理基础

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设:D列是“出生日期”,G列是“职称”,H列是“学位”
四、数据分类汇总
分类汇总概述 分类汇总的计算方法 汇总报表和图表 创建分类汇总

四、数据分类汇总



Excel可自动计算数据清单中的分类汇总和总计值。 当插入自动分类汇总时,Excel将分级显示数据清 单,以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。 若要插入分类汇总,请先将数据清单排序,以便将 要进行分类汇总的行组合到一起。然后,为包含数 字的列计算分类汇总。 如果数据不是以数据清单的形式来组织,或者只需 单个的汇总,则可使用自动求和,而不是使用分类 汇总。
“清除”命令清除的是单元格或区域的内容、格式或批注,而不
影响单元格或区域的位置。 选取清 除区域 编辑/清除 选择:全部、格式、内容、批注
(2) 删除单元格 “删除”命令针对的是单元格或区域,删除后所选取的单元格或 区域连同里面的数据都从原位置消失。 弹出“删除”对话框,进一步操作 。 注意:“清除”与“删除”的区别
选取删 除区域
编辑/删除
3. 单元格、行、列的插入和删除
(1) 插入 选定插入的位置 插入/(单元格、行、列)
(2) 删除
选定删除的对象 编辑/删除
(单元格、整行或整列)
注意:不管是插入单元格还是删除单元格,都弹出对话框,按对话 框操作。
二、数据录入方法
数值输入 分数输入 文本输入 日期与时间输入 公式输入 快速输入数据
③ 系统预设序列和自定义填充序列
系统提供的序列数据 例:甲、乙、丙...;3、6、9...;星期一 、星期二...
用户自定义序列 工具/选项/自定义序列
在输入序列框依次输入序列,每一项后按回车
(3) 从外部导入数据 执行“数据/导入”命令,可以导入其它类型的数据。
三、数据格式设置
字体、字形、字体颜色设置 格式化数据
分类汇总
四、数据分类汇总方法



分类汇总:Excel使用诸如Sum或Average等汇 总函数进行分类汇总计算。在数据清单中可以一次 使用多种计算来显示分类汇总。 总计:总计值来自于明细数据,而不是分类汇总 行中的数据。例如,如果使用了Average汇总函数, 则总计行将显示数据清单中所有明细数据行的平均 值,而不是分类汇总行中汇总值的平均值。 自动重新计算:在编辑明细数据时,Excel将自动 重新计算相应的分类汇总和总计值。
工作表用工作表标签来标识,新建的工作簿默认含三张工
作表,名称分别是Sheet1,Sheet2和Sheet3,当前活动的白色, 其余灰色。单击标签按钮,可以切换显示工作表。工作表的 名称可以修改。
3. 单元格
单元格是工作表中的小矩形格,它是工作表的基本元素。用于输入、
显示和计算数据,一个单元格内只能存放一个数据。
四、数据分类汇总

汇总报表和图表 :当用户将分类汇总添加到 清单时,清单就会分级显示,这样可以查看 其结构。通过单击分级显示符号可以隐藏明 细数据而只是显示汇总的数据,这样就形成 了汇总报表。
四、数据分类汇总

创建分类汇总 :Excel 2003可以在数据清单 中自动计算分类汇总及总计值,用户只需指 定需要进行分类汇总的数据项、待汇总的数 值和用于计算的函数即可。如果要使用自动 分类汇总,工作表必须组织成具有列标志的 数据清单。在创建分类汇总之前,用户必须 先根据需要进行分类汇总的数据列对数据清 单排序。
二、数据录入方法

1. 2.
分数输入:先输入一个“0”,再输入一个空 格“ ”,然后输入分数。如要输入1/2,步 骤如下: 选中一个放置该分数的单元格; 在该单元格中首先输入一个“0”,然后输入 一个空格“ ”,再输入“1/2”即可。
二、数据录入方法
文本输入:文本是指包含了字母、汉字以及 非数字符号的字符串。文本在单元格中的默 认对齐方式是左对齐。 在输入数字型的字符串时,为了不与相应的 数字混在一起,需要在输入数据的前面加单 引号“’”,或输入“="数字串"”。例如, 输入邮政编码410205,则应输入“’410205” 或输入“="410205"”。
(1) 单元格地址 标示一个单元格在工作表中的位置,与Word表示方法一样,用列号
和行号组合表示。当前正在操作的单元格称为活动单元格。
列: A,B,...Z,AA,AB, ... AZ,BB ,..., IV(256) 行:1,2…65536 例:E8表示第5列第8行的单元格地址。 (2) 区域——区域是一组单元格,可以是连续的,也可以是不连续的。 区域表示:由区域的左上角单元格名和右下角的单元格名,中间加冒 号组成。 例:“B3∶D6”表示从左上角为B3的单元格到右下角为D6的单 元格所组成的一片连续区域,它包含12个单元格。

二、数据录入方法


数值输入:数值的输入可以采用普通计数法与科学计数法。 例如,输入“123343”,可在单元格中直接输入“123343”, 也可输入“1.23343E5”;可直接输入“0.0082”,也可输入 “8.2E-3”或“8.2e-3”。其中,E-3或e-3表示以10为底的幂。 输入正数时,前面的“+”可以省略,输入负数时,前面的 “-”不能省略。 输入纯小数时,可省略小数点前面的0,如“0.98”,可输入 为“.98”。 输入数值时,允许输入分节号,如可输入“536,433, 988”。
2. 保存工作簿
(1) 保存新工作簿。
◆ 单击“常用”工具栏的“保存”按钮 。 ◆ 执行“文件︱保存”或“文件︱另存为”命令 。
(2) 保存已有的工作簿 “另存为”命令:对已经保存过的工作簿重新命名保存,相当于复制文 件。
工作表的管理
1. 工作表的选定
单个、连续多个、不连续多个。 取消选择:单击其它任意一个工作表标签即可。
经济管理分析 软件应用
第一章 Excel数据管理基础
1 2 3
数据录入
数据处理 数据透视表 数据透视图
4
1.1 数据录入
数据 录入
数据 格式 设置
A
B
一、基本概念
工作簿、工作表、单元格是Excel 的3个重要概念。 1. 工作簿
计算和储存数据的文件。默认由3张表格组成一个工作簿,
最多255张。新创建的工作簿,Excel将自动为其命名为: Book1,Book2……。 2. 工作表 用于输入、编辑、显示和分析数据。工作表由行、列组成。
注意:工作表 被删除后不能 恢复
2. 工作表的插入和删除
插入:选取插入工作表的位置
删除:选取要删除的工作表
插入/工作表或快捷菜单
编辑/删除工作表或快捷菜单
工作表的管理
3. 重命名工作表
双击要重命名的工作表:输入新名字
单击要重命名的工作表:右击,在快捷菜单中操作
4. 复制或移动工作表
(1) 工作簿内的复制或移动 复制: Ctrl+拖曳 移动: 拖曳 (2) 工作簿之间的复制移动: 选中“建立副本”复选框为复制,否则为移动。 注意:可以用鼠标操作,但要同时显示源工作薄和目标工作薄。
工作簿的创建和保存
1. 新建工作簿
(1) 启动Excel 2003自动建立名为Book1(或Book2,…)的工作簿。 (2) 单击“常用”/“新建”按钮,或按Ctrl+N直接新建空白工作簿。 (3) 执行“文件”/“新建”命令,打开“新建工作薄”任务窗格,在 任务窗格可以新建工作薄,或利用模板进行操作。

二、数据录入方法
日期与时间输入:输入日期的一般格式为 “年/月/日”或“月/日”。如输入2001年7月 9日,可输入“2001/7/9”,也可输入“7/9”或 “7-9”。输入时间的一般格式为“时:分”, 如输入10点12分,则应输入“10:12”。 公式输入:单击要输入公示的单元格,然后 输入等号“=”,接着在等号的右边输入公式 的内容。
数据清单
三、数据筛选

自动筛选 :自动筛选提供了快速查找工作表 数据的功能,只需要通过简单的操作就能够 筛选出需要的数据。通过对一个数据清单进 行筛选,将不满足条件的记录暂时隐藏起来, 仅显示满足条件的记录。
自动筛选条件
三、数据筛选

高级筛选:如果数据清单中的字段比较多,筛选的 条件比较多,自定义筛选就显得十分麻烦,这时可 以使用高级筛选功能来处理。使用高级筛选功能, 必选先建立一个条件区域,用来指定筛选的数据所 需满足的条件。条件区域的第一行是所有作为筛选 条件的字段名,这些字段名与数据清单中的字段名 必须完全一样。条件区域的其他行则输入筛选条件。

二、数据录入方法

快速输入数据
(1) 重复数据输入:选定重复输入数据的区域,输入内容后,按下
【Ctrl】键的同时,按回车键。
(2)数据的填充
Excel中鼠标 的三种形状
空心十字形: 实心十字形:
拖曳鼠标结果是选定区域 拖曳鼠标结果是自动填充
四方向箭头形:拖曳鼠标结果是移动对象
填充柄(实心十字形):活动单元格右下角的小黑块
(2) 区域名的引用
例如:数学成绩区域是B2:B9,可以将B2:B9区域命名为“good”,
在公式或函数的参数中直接引用区域名 例: =MAX(good)
1. 单元格数据的复制和移动
(1) 利用剪贴板操作——与Word中的操作一样 不同之处:不管是执行了“剪切” 还是 “复制”命令,区域周围
会出现闪烁的虚线。只要闪烁的虚线不消失,粘贴可以进行多次。
单元格的基本操作
1. 选定单元格
单个单元格:单击所需的单元格,方向键选定,编辑/定位。 连续多个单元格:单击首单元格,Shift+单击末单元格。 多个不连续单元格:单击首单元格,Ctrl+单击要选定的单元格 整行或整列:单击行头或列头。 全部单元格:单击行头、列头相交的全选按钮。 清除选定的单元格:工作表任意处单击。
(2) 利用鼠标拖曳方式进行复制和移动 ——与Word中的操作一样
不同之处:拖曳时,鼠标指向选中的单元格或单元格区域边框,而
不是选中区域内部,此时鼠标指针由空心十字形状变为空心箭头形状且 出现移动标记“ ”。
复制:按鼠标左键+【Ctrl】键 移动 :按鼠标左键直接拖动
2. 单元格的清除与删除
(1) 清除单元格
2. 单元格区域命名
区域命名:对区域进行文字性命名,便于记忆与阅读。
区域名表示:用左上角单元格地址和右下角单元格地址表示,中间
用冒号隔开。例:B2:B9
单元格或单元格区域系统的表示,简单无意义。采用给区域进行文
字性命名,便于记忆与阅读。
(1) 创建区域名 单击名称框 输入区域名 输入名字
选定区域 插入/名称/定义
① 自动填充
等差数据的填充 输入前2个数 等比数据的填充
选中该 2 个单元格
指向第2个单元格右 下角的自动填充柄 +
拖曳填充 柄到结束
输入第 一个数
选中包含该 数的区域
编辑/填充/序列
设置填 充序列
② 特别的自动填充
在自动填充时按住鼠标右键,拖曳到填充的最后一个单元格释放,将 出现如下所示的快捷菜单。 相当于按下Ctrl键 相当于自动填充 只填充格式,不填充数据 只填充数据而忽略格式

四、字体、字形、字体颜色设置
跨列居中 垂直对齐 文本、数字的旋转 取消合并单元格

五、格式化数据
文本 数值、百分比和科学计数 货币和会计专用 日期和时间 特殊和自定义

1.2 数据处理
数据有效性检查 数据排序 数据筛选 数据分类汇总 条件格式 数据合并计算

一、数据有效性检查

指定数据类型

设置输入信息 设置出错警告

数据有效性
例5Biblioteka 二、数据排序排序规则 数值排序 汉字与字符排序 自定义次序排序 多关键字排序

数据排序、自定义序列
三、数据筛选

创建数据清单:在Excel2003中,数据清单 是包含相关数据的一系列工作表数据行。 Excel在对数据清单进行管理时,一般把数据 清单看作是一个数据库。数据清单中的列被 认为是数据库的字段,数据清单中的列标题 被认为是数据库的字段名,数据清单中的每 一行被认为是数据库中的一条记录。
建立条件区域
高级筛选方式
建立条件区域方法二
标题行:非字段名的 任意字符!
条件行:等号开头的前后含有数值计 算过程的条件式,或逻辑计算的条件 式(逻辑函数)
例1. 英语和数学两门成绩的和大于等于160分 PP =F2+G2>=160
例2. 硕士以上学位,讲师以下职称 GuangZhou University =OR(AND(OR(G2= "讲师",G2= "助教"),H2= "硕士"), AND(OR(G2= "讲师",G2= "助教"),H2= "博士"))
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