外企档案管理制度

第一章总则
第一条为规范外企档案管理工作，提高档案管理水平，保证档案的真实性、完整性、准确性和安全性，制定本制度。

第二条本制度适用于外企所有档案资料的管理，包括文件、记录、图表、电子文
档等。

第三条外企档案管理应遵循以下原则：
1. 集中统一管理：外企档案应由专人、专室、专柜管理，任何人不得据为已有。

2. 依法管理：遵守国家和地方有关档案管理的法律法规，确保档案管理合法合规。

3. 科学管理：采用科学的方法和技术，提高档案管理效率和准确性。

4. 保密管理：严格保密制度，确保档案信息安全。

第二章档案管理机构及职责
第四条外企应设立档案管理机构，负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等
工作。

第五条档案管理机构的主要职责：
1. 制定档案管理制度和操作规程。

2. 组织全企档案工作的计划、协调和指导。

3. 监督各部门档案管理工作的实施情况。

4. 负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁工作。

5. 制定档案管理工作的考核办法。

第三章档案收集与整理
第六条档案收集范围：
1. 外企在生产经营、管理活动中形成的文件、记录、图表、电子文档等。

2. 与外企有关的外部文件、资料、报表等。

3. 需要归档的内部文件、资料、报表等。

第七条档案整理要求：
1. 按照档案类别、时间顺序进行整理。

2. 确保档案的齐全、完整、准确。

3. 采用统一格式的档案盒、卷宗等。

第四章档案保管与利用
第八条档案保管要求：
1. 库房应具备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等功能。

2. 定期对档案进行清洁、消毒、防霉处理。

3. 对重要档案实行双人保管。

4. 对档案进行定期检查，发现问题及时处理。

第九条档案利用要求：
1. 严格执行档案借阅审批制度。

2. 借阅人应按规定用途使用档案，不得擅自复制、摘抄。

3. 借阅完毕后，应及时归还档案。

第五章档案销毁
第十条档案销毁应按照以下程序进行：
1. 对拟销毁的档案进行鉴定，确定其价值。

2. 经鉴定小组提出意见，登记造册，经企业负责人批准。

3. 由两名专人监销，确保档案销毁彻底。

4. 销毁档案时，应做好记录，并存档备查。

第六章附则
第十一条本制度由外企档案管理机构负责解释。

第十二条本制度自发布之日起施行。