文件使用管理制度

文件使用管理制度
第一章总则
为规范和规范公司文件使用管理行为，维护公司内部文件的安全性和有效性，保障公司业务运作的正常进行，特制定本制度。

第二章文件的定义
1. 文件是指公司产生的各类书面资料、电子文档以及其他载体记录。

2. 文件包括但不限于合同、协议、报告、会议纪要、规章制度、内部通知、批示、函电、制度手册、表格、流程图等。

第三章文件的分类
按照用途和管理层级，文件可分为以下几类：
1. 决策性文件：指对公司发展战略、重大事项等进行决策的文件，由公司高层领导签发。

2. 管理性文件：指公司各部门内部管理工作需要使用的文件，由部门负责人签发。

3. 日常性文件：指公司日常运作所需的文件，包括通知、函电、报告等，由相关负责人签发。

第四章文件的起草和审批
1. 文件的起草应当确保内容清晰、逻辑性强、格式规范。

2. 文件的审批应当经过严格审核，确保内容真实准确、合规合法。

3. 决策性文件应当经过公司董事会或高级管理层审批。

4. 管理性文件应当经过相关部门负责人审批。

5. 日常性文件应当经过相关岗位负责人审批。

第五章文件的存档和管理
1. 公司文件应当设立统一的存档管理系统，确保文件的整理分类齐全。

2. 文件应当按照规定的保管期限进行存档，并进行数字化备份。

3. 公司文件的管理应当做到安全可靠，防止信息泄露和遗失。

4. 文件存档管理人员应当对文件的借阅、归还、调阅等操作进行记录。

第六章文件的使用和传递
1. 公司文件的使用应当符合其用途和权限，不得私自篡改、复制、外传。

2. 文件的传递应当经过严格的审批程序，确保文件内容不被泄漏或被篡改。

3. 文件传递过程中，应当使用安全可靠的传递方式，如专用文件传递信封、电子加密传输等。

第七章文件的销毁和报废
1. 公司文件在到期后应当进行根据规定进行销毁，禁止私自销毁文件。

2. 文件销毁应当由专门的文件管理人员进行，确保文件内容不被泄露。

3. 文件报废应当按照规定程序进行，对报废文件内容进行审计，严格管理。

第八章法律责任
1. 违反本制度进行文件操作的人员，应当承担相应的法律责任。

2. 对于故意泄露、篡改、销毁公司文件的人员，公司将追究其法律责任。

3. 对于因违反文件使用管理制度导致的经济损失及其他后果，相关人员应当承担相应责任。

第九章附则
1. 本制度由公司董事会审定，并由公司相关部门组织实施。

2. 对本制度的解释权归公司董事会所有。