公文写作要求及技巧

2023/10/23
（二） 过好规范关
文种选择规范 公文格式规范 文稿书写规范 遵守行文规则
2023/10/23
公文的种类
按公务活动范围及其效能和作用可分为： （1）法定公文（又称红头文件） （2）事务文书（又称日用公文） （3）专用公文（又称行业公文） （4）法 规 文
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请示和报告的区别
动成果上下功夫。 四是以提高执政能力为重点，在推进干部监督工作上下
功夫。 五是以实施《公务员法》为契机，在推进干部人事制度
改革上下功夫。 六是以实施“五个一百”工程为基础，在抓好人才工作
上下功夫。
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(三)“正确把握xx与xx的关系，着力于……”
常见的句型有： (1)做好xx工作，需正确处理xx与xx 的关系。 (2)正确把握xx与xx的关系，在xx上搞突破∕ 搞创新。 (3)围绕xx ，在xx上下功夫。 (4)着眼于xx ，xx 。
按级请示、 不送个人、 不送下级、 一文一事、 一头主送。
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报告
⒈汇报工作——工作报告 ⒉反映情况——情况报告 ⒊回复上级机关的询问——回复报告 ⒋递送文件或物品——递送报告
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报告规则 按级报告、 不送个人、 报告中不得夹带请示事项。
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报告的结构·专题报告
[例一] (一)抓力度，领导重视到位。 (二)抓指标，目标考核到位。 (三)抓合力，综合协调到位 (四)抓制度，责任追查到位。 (五)抓素质，队伍建设到位。
围绕“措施+目的”提炼小标题 [例二] (一)全面调查摸清底数，确保重点工作对象。 (二)认真开展学习教育，奠定政治思想基础。 (三)全面组织考察验收，确保评议党员质量。
专题报告既可采取横向式结构，也可采 取纵向式结构。
专题报告的一般结构通式：概述专项工 作的完成情况＋下一步工作计划＋请求上级 指导。 ◇
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报告的结构·情况报告
情况报告：反映重大情况、重大事故。以重大事故情况 报告为例，其结构式如下：
概述事故基本情况＋善后处理事宜＋事故发生的直接原 因＋事故发生的间接原因＋整改措施＋其他内容
• 要素不齐（文号、签发人） • 标题不全（三者缺一不可） • 对象不准（不归管、管不了） • 逻辑不清（混乱、讲得不透） • 一文多请（一请多事） • 语气不当（命令式） • 联系人不清（人、电话、传真）
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请示的写作要求
1 遵守行文规则 2 讲清事项和理由 3 语言简明扼要
请示规则
撰写公文的基本要求
● 书面表达必备的素养：
逻辑、语法、修辞
● 写作公文的特殊要求：
语言关——准确、简洁、庄重 、得体 规范关——文种、格式、文稿书写、行文规则
（一）过好语言关： 六多、六少
多用含义确切之词，少用模糊词 多用通俗易懂之词，少用偏僻词 多用说明、叙述、议论的方法，不用抒情、描写 多用短句，少用长句 多用书面语，少用口语，不用方言 多用专用语，少用套语
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文稿书写规范清楚
标题中除法规、规章名称加书名号外， 一般不用标点符号。 引用公文应当先引标题，后引发文字号。 结构层次序数词：
第一层：“一、”，第二层：（一）”， 第三层：“１．”，第四层：“（1）”。
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文稿书写规范清楚
使用简称，一般应当先用全称并注明简称。不宜滥用简称。 公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、 缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字 外，应当使用阿拉伯数字。
贰
全面提高公文写作
水平的方法与技巧
二、全面提高公文写作水平的方法与技巧
● 换位思考，领会意图 ● 谋篇布局，反复斟酌 ● 认真细致，不断修改 ● 情理统一，相得益彰 ● 规则要守，格式要熟 ● 用活词语， 鲜明生动
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如何谋篇布局·结构严谨
开门见山，直叙其事 条理清楚，层次分明 以数字标明段落和项目
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★ 排版规格与印制装订要求： （1）排版规格：文字符号从上至下、自左而右依 次横写横排 。正文用3号仿宋字，一般每面排22行， 每行排28个字。
（2）制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断 划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
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（3）印刷要求：双面印刷；页码套正，两面误差不得超 过2mm。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。 （4）装订要求：公文应左侧装订，不掉页。骑马订或平 订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1／4处，允许误 差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm 。
既有时间顺序：事故发生→善后工作→调查原因→进行 整改
又有逻辑顺序：事故现象→原因分析（表层原因→深层 原因）
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常 标题不全（三者缺一不可）
见 问 题
没有“帽子”“开头”（少提纲挈领内容） 布局不平衡（头重脚轻）
主次不当（不讲重点）
含请示事项（内藏“私货”）
总结提炼不到位（记流水账）
[例三]
一、提高认识，加强领导，夯实国土专项资金管理工作基础。
二、加大力度，突出重点，确保国土专项资金自查工作成效。
三、强化整改，重在落实，推进国土专项资金管理工作发展。
围绕“措施+成效”提炼小 标题
[例四]
一、以干部“三讲”为龙头，搞好党性党风教育，形成了 “率先示范”效应。
二、以师生员工多层面“三讲”为主体，抓住关键性环 节，形成了“同频共振”效应。
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××××厂 二00九年十月十九日
会议通知写作的八要素
会议目的 会议内容 会议时间 会议地点
参会人员 准备材料 会议费用 报到时间、地点
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请示的用途及类型
⒈请求审批事项 ⒉请求具体帮助 ⒊请求解答问题
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写作请示的注意事项
● 努力增强说服力 紧要性、可行性、合法性、合理性……
3号黑体字
发文字号：3号仿宋字
标题：2号小标宋体字
正文：3号仿宋字
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页码：4号半角宋体阿拉伯数码
成文日期：阿拉伯数 字
附注：3号仿宋字（在成文日期下一行居左空２字）
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版记：4号仿宋字
公文标题
1.构成 完全式：发文机关+事由+文种
2.要求
准确、简洁、醒目
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● 结尾用语一定要有，而且一定要得体 “情况紧急，请于×月×日前批复！” “恳请批准为盼！” “以上请示妥否，请批示。”
● 熟练掌握请示的行文规则
一文一事，一头主送，一般不得报送领导 者个人，一般不得越级请示，不得抄送下 级…… ● 不能忽略的规定：留下联系人姓名和电话
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！常见问题
哪些上报公文可以退回？
1.无特殊情况越级的请示； 2.请示中包含多个请示事项； 3.多头主送的请示； 4.无特殊原因直接报送领导的请示； 5.文中有需与其他地区或部门协商、会签但没有协商、会签的事 宜； 6.公文内容不符合党和国家的方针政策、法律法规和有关规定， 提出的建议措施不可行； 7.请示事宜不属于上级机关职权范围； 8.存在未加盖单位公章等格式不规范的问题。
后或按照事理发展的逻辑来安排内容。因果式也可
归入递进式。 两个小类：时间式——各项内容按照时间顺序
来排列；因果式——前项为因，后项为果，环环相 扣，层层递进。
优点：内在联系紧密，逻辑性强。
※ 混合式结构
解释：把横向式和纵向式结合起来的一种纵 横交叉的结构。或并列中有递进，即横中有纵，每 一个并列的面上又展开递进，整体上可归入并列式 ；或递进中有并列，即纵中有横，每一个递进层次 上又并列展开论述，整体上可归入递进式。
公文标题
错例： 关于向左××同志学习活动的决定 错例： 关于申请购买复印机的请示
2023/市人民政府 关于转发广东省人民政府关于大力 开展争创全国卫生城市活动 的通知的通知的通知
2023/10/23
公文标题
分行排列时不要破坏词语的完整性 （1）固定词语不能上下分拆 （2）相对固定的短语，也要尽量予以 顾及，以保证概念的完整性
三、以“系列三讲”教育为动力，推进各级党组织的建 设，形成了“核心辐射”效应。
小标题常用句式
(一)“抓”字句 常见句型有： (1)抓xx，在xx xx上实现新突破(措施目的) (2)抓xx，在xx xx方面下功夫(措施)。 (3)抓xx ，xx xx (措施成效／目的)。
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优点：适用于内容丰富、层次复杂的文章
如何谋篇布局·突出主旨
※ 基本方法 全篇：主旨段、小标题、主旨句 一段：段旨句 ※ 常见位置（“片言居要”） 全篇：开门见山、篇中标题、卒章显志 一段：段首抛出、段尾点睛
总结类汇报类公文
文章搭建框架、提升高度的 思路和技巧
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小标题常见提炼角度
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“在xx上，力求(实现了)XXXX”。
常见句型有：
(1)在XX上，力求XXXX。 (2)在XX上，实现了XX新突破 (新发展、新成就、新成效、
新成绩、新进展、新步伐、新提高、新台阶、新局面等)。
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叁
常用文种的写作及
案例评析
三、常用文种的写作及案例评析
（一）法定公文的写作 通知 、请示 、报告、函 （二）综合性材料的撰写 总结、汇报、经验材料
缺乏时效（间隔太久）
语言拖沓（不够简洁）
漏写结尾（到底完没完？）
函的用途和类型 ⒈商洽讨论工作——商洽函 ⒉询问和答复问题——问答函 ⒊请求批准和答复审批事项——请批函
(二)“以xx为xx”句
常见句型有： (1)以xx为xx ， xx工作取得了新突破／新成绩 (措施成效)。 (2)以xx促进(带动) xx工作开展(措施)。 (3)以xx为xx ，在xx上下功夫(措施)。
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一是以贯彻党的十八大精神为主线，在抓落实上下功夫。 二是以教育培训为突破口，在提高干部素质上下功夫。 三是以加强基础组织建设为目标，在巩固先进性教育活
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（一）法定公文的写作 通知 、请示 、报告、函
常用文种的写作及评析
通知 ⒈ 转发或批转公文——批示性通知 ⒉ 发布规章——发布性通知 ⒊ 知照有关事项——知照性通知 ⒋ 布置工作——指挥性通知 ⒌ 任免人员
2023/10/23
通知
现定于明天上午9时在大礼堂举行纪 念建厂30周年大会， 届时除离退休职工 外，请各单位整队入场。
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符合行文规则
1．上行文不规范：多头主送，抄送给下级；未经本级政府同意部 门直接上报上级部门；请示原文转而上报；单位或个人报给个人。 2．下行文不规范：非上下级关系直接发指令性公文；多方事项未 协商自行发文；向双重领导机关发文不作抄送。 3．其他行文不规范：非办公室内设机构擅自对外发文；联合行文 不规范问题；主送机关名称错误问题。
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公文格式规范
1.两个依据 《党政机关公文处理工作条例》
(2012年7月1日生效） 《党政机关公文格式》
(GB/T 9704—2012)
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2.格式
纸张要求 印制要求 公文各要素排列：版头、主体、版 记
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公文写作要求与技巧
壹
撰写公文的基本要求
发文管理规定
★拟稿要求 文字要准确、精炼， 条理要清楚， 层次要分明， 结构要紧密， 用语要规范。
一、撰写公文的基本要求
● 写作要则——“4C”原则 正确（Correct） 清晰（Clear） 完整（Complete） 简洁（Concise）
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内容 侧重点 行文时间 报送要求 结束用语
请示
一文一事 请示性公文
事前 一个主送 当否，请批复
报告
一文数事 一文一事 陈述性公文
事后
一个或多个上级
特此报告
公文的种类 按行文方向分，可分为:
上行文：请示、报告 下行文：决议、决定、通知 、
通报、 批复、 平行文：函
2023/10/23
选择适当文种
公文内容 行文目的 发文机关职权 收发文机关的关系
如何谋篇布局·公文结构模 式
※ 横向式（并列式）结构
解释：各部分之间是平列的，没有明显 的先后、主次之分，相对独立。各项内容不 是按照时间或阶段的顺序来排列，而是按照 性质范围来安排，即同一性质的内容归纳为 一个部分。
优点：便于全面展开，随时可以增删、 调整
※ 纵向式（递进式）结构
解释：“顺理成章”，即按照事情发展的先