单证档案管理制度

单证档案管理制度
一、总则
为规范公司单证档案的管理、保管和利用，保证相关单证档案的安全与完整，提高公司的管理效率和服务水平，公司制定本制度。

二、管理范围
本制度适用于公司所有部门和员工在工作中产生的单证档案管理工作。

三、档案管理目标
1. 保证单证档案的真实、完整、准确、可靠。

2. 提高公司档案利用率并减少档案管理成本。

3. 加强档案的安全保密工作，防止档案丢失和泄漏。

4. 规范公司单证档案管理程序，提高管理效率和服务水平。

四、档案管理机构
公司设立档案管理部门，负责公司单证档案的收集、整理、保管和利用工作。

部门的主要职责包括：
1. 负责公司单证档案的收集和整理工作。

2. 负责公司单证档案的保管和保密工作。

3. 负责为公司提供档案管理咨询和服务。

4. 负责定期对公司各部门的单证档案进行检查和核实。

5. 负责管理和维护公司电子档案系统。

五、单证档案的分类和整理
公司所有单证档案按照不同的类别进行分类和整理，以便更好地进行管理和利用。

主要分类如下：
1. 合同档案：包括公司与客户、供应商之间签订的各类合同和协议。

2. 财务档案：包括公司的财务报表、发票、收据等财务文件。

3. 人事档案：包括员工合同、档案、考核表等人事文件。

4. 行政管理档案：包括公司的办公用品、设备维修记录、会议纪要等行政管理文件。

5. 原始凭证档案：包括公司各类业务的原始凭证，如采购单据、销售单据、入库出库单据等。

6. 其他档案：包括公司的宣传资料、培训资料、技术文献等其他相关文件。

档案整理工作应按照统一的规范和标准进行，确保单证档案的整理工作有序、规范。

六、单证档案的保管和利用
1. 单证档案的保管：
（1）公司单证档案应存放在专门的档案室或柜中，保证档案的安全性和完整性。

（2）公司应按照规定的保管期限对单证档案进行分类、整理和归档，确保档案的有效利用。

（3）公司应定期对单证档案进行盘点和清点，确保档案的完整性和准确性。

（4）公司应加强档案的保密工作，未经许可不得擅自查阅、复制和外借档案。

2. 单证档案的利用：
（1）公司应建立完善的单证档案查询系统，便于员工随时查阅需要的档案信息。

（2）公司应根据员工的需求为其提供相关的单证档案复印件或扫描件。

（3）公司应根据公司的经营需要，及时、准确地利用单证档案进行事务处理。

七、单证档案管理的规章制度
公司应制定相关的单证档案管理规章制度，包括：
1. 单证档案的归档和保管规定。

2. 单证档案的利用和复制规定。

3. 单证档案的保密规定。

4. 单证档案的销毁和处理规定。

5. 单证档案管理违规处罚规定。

公司应定期对单证档案管理制度进行评估和调整，确保其适应公司的管理需要。

八、单证档案的电子化管理
公司应建立完善的电子档案管理系统，将公司的单证档案电子化，以提高管理效率和服务水平。

公司应制定相关的电子档案管理规定，明确电子档案的采集、存储、检索和保密等事宜。

九、附则
本制度中未尽事宜，由公司单证档案管理部门另行规定。

以上制度自颁布之日起执行，如有违反者，将依照公司相关制度进行处理。

公司董事会
日期：XXXX年XX月XX日。