交通科研院所科技档案的收集与开发利用
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交通科研 院所科技档案 的收集与开发利用
■ 杨 柳 （ 福建 省 交通科 学技术研 究所 ，福 州 ３ ５ ０ ０ ０ ４ ）
摘
要
对于交通科研院所而言，科技档案 自身的信息含量较大，数据众 多，且来
源广泛，时间跨度大，在管理方面存在一定的困难。随着科 学技术的不断发展 ，科技档 案的管理工作出现 了新的 内容，也对档案管理人 员提 出了新的更高的要求。为提 高交通 科研院所科技档案整体管理水平 ，发挥科技项 目档案的利用效益，有效开展科技档案的
般档案的管理方法 ，不熟悉科技档案 的工程特点和专业 特 点 ，就必然使得档案的开发利用工作难以顺利实现 ， 不可能为档案利用人员提供优质的服务。因此，要强化
对 于科技 档案管理人 员的培训 ，在确保其档案管理 能
力的基础上 ，提 升对 于单位生产 、设计 、项 目建设等 专业知识 的了解 和掌握 能力 ，切实提高科技 档案管理
２ ． １ 事前 介入
在进行科技档案的收集工作时，需要在工程项 目的 准备阶段就开始进行 ，做到事前介入 ，以确保收集信息
的完整性 。例如，在科技项 目的立项阶段 ，就应该根据 目前科技档案的种类包括工业生产技 术档案 、设备档 项 目的特点和实际要求 ，提出对于文件资料的积累和归 案 、基本建设档案等 １ ０ 多种 ，而每 一种根据各 自专业 性 的不同，又可以分为多种不同的类型。因此 ，在所有 的档案门类中 ，科技档案的种类和类型是最为繁杂的， 档要求 ，确保 文件资料的有效性 ；在签订相应的合同 时 ，同样需要提 出积累和归档要求，并提 出一定的经济 法律约束措施 ，切实保证档案的真实性。
革和现代科学技术高速发展的今天 ，随着交通科技事业
现实性指科技档案自身具备较强的现实使用性 ，对 于现实工作的指导相比于其他档案都要更强。
１ ． ３ 功能
科技档案 的功能主要包括 ：情报 功能 、知识储备 和依据凭证功能 、促进 生产力发展和提 高经济效益 的 功能 。
的不断深入和发展， 交通科技档案在交通发展和建设中 的作用地位越来越突出，作为重要的信息资源在整个交 通档案 中所占的比例也显著增加 ，并在交通科技活动 、 科技生产、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的 作用，成为交通事业发展不可缺少的重要部分。
步扩大档案收集的范围以及信息来源。
于一般档案的重要标志 ，也是不同科技档案之间相互区 别的手段。科技档案管理体制的确立、科技档案的管理
等， 都是在其专业性特点的基础上建立起来的。 １ ＿ ２ ＿ ２ 多样性 多样性是指科技档案的种类和类型是多种多样的 ，
基于科技档案自身 的成套『 生特点 ，进行科技档案的 收集时 ，需要做到以下几点 ：
１ ． ２ 特点 Βιβλιοθήκη １ ． ２ ． １ 专业性
２ 科技 档 案的收 集
科技档案的收集 ，是利用相应的方式 ，将零散的科
技文件与科技档案进行收集集中，以实现统一管理的目 的。对于档案管理工作而言，档案的收集是确保档案信 息真实性、准确性和完整性的重要保障 ，因此 ，需要进
一
科技档案的专业性 ，集中表现在形成领域和内容性 质两个方面，也是科技档案最为突出的特点 ，是其区别
规定 ，对文件的积累和收集工作进行检查，如果存在不
促进单位生产管理水平 的提高 ，充分发挥 出档案管理工 作的成效 ，需要切实提高档案管理人员的自身素质。需
要强调 的是 ，科技档案区别于其他档案的最为鲜明的特
点，在于其自身的专业性。而科技档案的管理人员如果
没有认识到这一点，或者缺乏相应的专业知识 ，拘于一
一
成套性是围绕某个独立科研项 目的进行 ，有规律地
定整理的，具有保存价值的文字 、图表、数据、声像
形成的一系列相关的科技文件整体 ，是科技档案相对于 其他档案而言最为鲜明的特点。
１ ． ２ ． ４ 现 实性
等各种形式和载体的历史记录。它记载反映了科技活动
的过程和成果 ，是储备科技 信息和科技知识的主要载 体 ，具有重要的参考价值。科技档案管理工作是科技活 动的基础 ，是一个科研院所实力的凭证 ，对科技工作的 可持续性发展起着重大作用。尤其是在科研院所体制改
福 建 交 通 科 技２ ０ １ ４ 年 第 １ 期圈
２ ． ２ 事 中控 制
事 中控制是指在工程项 目进行过程中的控制，需要 贯穿项 目开发建设的始终。档案管理部门必须在各个生 产 、职能部门的协调和配合下 ，切实做好科技档案的收 集工作 ，确保归档工作的及时性 、准确性和完整性 ，同 时，要重视 日常工作中的积累。在生产过程中 ，由于需 要进行大量的咨询 、设计 、检测等工作 ，会产生大量 的 文件 、图纸 、数据以及报告等 ，这些都是对生产过程 的 原 始记 录和凭 证 ，需要依靠技术人员 日常 的积累和收 集。但 是，由于生产技术部门 自身的特殊眭，对于档案 管理工作往往不够重视 ，也缺乏专业的能力 ，平时对于 归档文件的积累和保管也存在很大的随意性 ，只有在需 要进行归档时 ，才会临时进行收集和处理 ，这样很容易 造成档案资料的不完整性。因此 ，档案管理人 员应该切 实做好事中控制工作 ，在生产过程中，定期对其他部门 进行监督 ，帮助其完成档案的收集和整理工作 ，同时结 合相应的工程技术知识 ，充分把握工程的性质以及项 目 进度。例如 ，在项 目的建设过程中 ，档案管理人员应该 对项 目进度进行随时跟进 ，对档案文件的积累情况进行 随时检查 ；而在项 目完成进行验收之前 ，需要结合相关
管理 工作 ，本文 结合科技 档 案的 特点 ，对 交通科研 院所科技 档案 管理 中的收 集与 开发 利
用进行 了分析和探 讨 。
关 键词 交通科研 院所
科技 档 案
收集
开发 与利 用
１ 科 技档案 概述
１ ． １ 内涵
呈现出多样化的特点。
１ ． ２ ． ３ 成 套性
科技档案是人们在从事科技活动中形成的 ，并经过
■ 杨 柳 （ 福建 省 交通科 学技术研 究所 ，福 州 ３ ５ ０ ０ ０ ４ ）
摘
要
对于交通科研院所而言，科技档案 自身的信息含量较大，数据众 多，且来
源广泛，时间跨度大，在管理方面存在一定的困难。随着科 学技术的不断发展 ，科技档 案的管理工作出现 了新的 内容，也对档案管理人 员提 出了新的更高的要求。为提 高交通 科研院所科技档案整体管理水平 ，发挥科技项 目档案的利用效益，有效开展科技档案的
般档案的管理方法 ，不熟悉科技档案 的工程特点和专业 特 点 ，就必然使得档案的开发利用工作难以顺利实现 ， 不可能为档案利用人员提供优质的服务。因此，要强化
对 于科技 档案管理人 员的培训 ，在确保其档案管理 能
力的基础上 ，提 升对 于单位生产 、设计 、项 目建设等 专业知识 的了解 和掌握 能力 ，切实提高科技 档案管理
２ ． １ 事前 介入
在进行科技档案的收集工作时，需要在工程项 目的 准备阶段就开始进行 ，做到事前介入 ，以确保收集信息
的完整性 。例如，在科技项 目的立项阶段 ，就应该根据 目前科技档案的种类包括工业生产技 术档案 、设备档 项 目的特点和实际要求 ，提出对于文件资料的积累和归 案 、基本建设档案等 １ ０ 多种 ，而每 一种根据各 自专业 性 的不同，又可以分为多种不同的类型。因此 ，在所有 的档案门类中 ，科技档案的种类和类型是最为繁杂的， 档要求 ，确保 文件资料的有效性 ；在签订相应的合同 时 ，同样需要提 出积累和归档要求，并提 出一定的经济 法律约束措施 ，切实保证档案的真实性。
革和现代科学技术高速发展的今天 ，随着交通科技事业
现实性指科技档案自身具备较强的现实使用性 ，对 于现实工作的指导相比于其他档案都要更强。
１ ． ３ 功能
科技档案 的功能主要包括 ：情报 功能 、知识储备 和依据凭证功能 、促进 生产力发展和提 高经济效益 的 功能 。
的不断深入和发展， 交通科技档案在交通发展和建设中 的作用地位越来越突出，作为重要的信息资源在整个交 通档案 中所占的比例也显著增加 ，并在交通科技活动 、 科技生产、管理和文化建设等方面发挥着越来越重要的 作用，成为交通事业发展不可缺少的重要部分。
步扩大档案收集的范围以及信息来源。
于一般档案的重要标志 ，也是不同科技档案之间相互区 别的手段。科技档案管理体制的确立、科技档案的管理
等， 都是在其专业性特点的基础上建立起来的。 １ ＿ ２ ＿ ２ 多样性 多样性是指科技档案的种类和类型是多种多样的 ，
基于科技档案自身 的成套『 生特点 ，进行科技档案的 收集时 ，需要做到以下几点 ：
１ ． ２ 特点 Βιβλιοθήκη １ ． ２ ． １ 专业性
２ 科技 档 案的收 集
科技档案的收集 ，是利用相应的方式 ，将零散的科
技文件与科技档案进行收集集中，以实现统一管理的目 的。对于档案管理工作而言，档案的收集是确保档案信 息真实性、准确性和完整性的重要保障 ，因此 ，需要进
一
科技档案的专业性 ，集中表现在形成领域和内容性 质两个方面，也是科技档案最为突出的特点 ，是其区别
规定 ，对文件的积累和收集工作进行检查，如果存在不
促进单位生产管理水平 的提高 ，充分发挥 出档案管理工 作的成效 ，需要切实提高档案管理人员的自身素质。需
要强调 的是 ，科技档案区别于其他档案的最为鲜明的特
点，在于其自身的专业性。而科技档案的管理人员如果
没有认识到这一点，或者缺乏相应的专业知识 ，拘于一
一
成套性是围绕某个独立科研项 目的进行 ，有规律地
定整理的，具有保存价值的文字 、图表、数据、声像
形成的一系列相关的科技文件整体 ，是科技档案相对于 其他档案而言最为鲜明的特点。
１ ． ２ ． ４ 现 实性
等各种形式和载体的历史记录。它记载反映了科技活动
的过程和成果 ，是储备科技 信息和科技知识的主要载 体 ，具有重要的参考价值。科技档案管理工作是科技活 动的基础 ，是一个科研院所实力的凭证 ，对科技工作的 可持续性发展起着重大作用。尤其是在科研院所体制改
福 建 交 通 科 技２ ０ １ ４ 年 第 １ 期圈
２ ． ２ 事 中控 制
事 中控制是指在工程项 目进行过程中的控制，需要 贯穿项 目开发建设的始终。档案管理部门必须在各个生 产 、职能部门的协调和配合下 ，切实做好科技档案的收 集工作 ，确保归档工作的及时性 、准确性和完整性 ，同 时，要重视 日常工作中的积累。在生产过程中 ，由于需 要进行大量的咨询 、设计 、检测等工作 ，会产生大量 的 文件 、图纸 、数据以及报告等 ，这些都是对生产过程 的 原 始记 录和凭 证 ，需要依靠技术人员 日常 的积累和收 集。但 是，由于生产技术部门 自身的特殊眭，对于档案 管理工作往往不够重视 ，也缺乏专业的能力 ，平时对于 归档文件的积累和保管也存在很大的随意性 ，只有在需 要进行归档时 ，才会临时进行收集和处理 ，这样很容易 造成档案资料的不完整性。因此 ，档案管理人 员应该切 实做好事中控制工作 ，在生产过程中，定期对其他部门 进行监督 ，帮助其完成档案的收集和整理工作 ，同时结 合相应的工程技术知识 ，充分把握工程的性质以及项 目 进度。例如 ，在项 目的建设过程中 ，档案管理人员应该 对项 目进度进行随时跟进 ，对档案文件的积累情况进行 随时检查 ；而在项 目完成进行验收之前 ，需要结合相关
管理 工作 ，本文 结合科技 档 案的 特点 ，对 交通科研 院所科技 档案 管理 中的收 集与 开发 利
用进行 了分析和探 讨 。
关 键词 交通科研 院所
科技 档 案
收集
开发 与利 用
１ 科 技档案 概述
１ ． １ 内涵
呈现出多样化的特点。
１ ． ２ ． ３ 成 套性
科技档案是人们在从事科技活动中形成的 ，并经过