知识产权体系贯标：文件控制程序

1目的
对文件有效控制，正确管理文件，确保文件使用处及时得到有效版本，避免失效文件被误用。

2适用范围
适用于公司文件控制，包含外来文件的控制。

3职责
a）知识产权部负责知识产权手册、程序文件、制度、相关记录表单(知识产权体系文件)控制。

b）科研开发中心负责设计文件控制。

c）体系管理中心负责工艺文件控制。

d）行政财务中心负责行政性文件控制。

e）其他部门负责部门相关文件的控制。

4流程
5要求
5.1文件分类
a）知识产权手册（包括形成文件的知识产权方针和知识产权目标）；
b）形成文件的程序、相关制度；
c）记录表单；
5.2文件分密级
文件的密级分类按重要程度划分为“绝密级”、“机密级”、“秘密级”。

a）“绝密级”文件指涉及公司核心秘密，只允许公司极少数人知悉，一旦泄露，会使公司遭受特别严重的损害的各类文件档案。

b）“机密级”文件指涉及公司重要的秘密，只允许公司高层或少数指定人员知悉，一旦泄露，会使公司遭受严重损害的各类文件档案。

c）“秘密级”文件指涉及公司的秘密，只允许公司内部相关人员知悉，一旦泄露，会使公司遭受损害的各类文件档案。

5.3文件编号
a）知识产权手册：
b）
5.4文件的编制和审批
5.4.1文件在发布前，根据其类别、职责范围和审批权限的规定进行审批。

5.4.2知识产权体系文件由知识产权部组织编制，管理者代表审核，总经理批准发布。

5.4.3与文件相关的表单随文件审核批准。

5.4.4为完善部门管理的各项制度由本部门编审，部门经理批准实施。

当与上级规定不一致，按上级规定。

5.4.5文件编写应完整，确保文件正确、清晰、统一、易于检索和识别。

5.4.6文件编写部门不定期检查文件的适用性，必要时重新提交审批，确保文件持续有效。

5.4.7由知识产部编制知识产权文件清单。

5.4.8使用电子文件时，根据相关的审批权限设置在系统（如PDM）内签字审批；尚未完成审批权限系统设置的以纸质文件审批，文件控制部门保持文件的审批记录。

5.5文件的发放、领用
5.5.1知识产权体系文件和外来文件由知识产权部受控发放；行政文件由行政财务中心受控发放。

5.5.2文件发放前由文件编写人员办理好审批等事项，交文控人员，由文控人员列入相关受控文件清单。

5.5.3文件发放时文控人员填写《文件发放清单》，由文控部门领导审批后将文件发放到使用部门或人员，做好文件接收签署记录。

5.5.4受控文件分发做好受控和分发标识，标识与文件发放清单记录一致。

5.5.5受控文件的发放、回收应由发放部门文件管理员填写《文件发放、回收记录》，由接收部门资料管理人员或持有人签收。

5.5.6电子文件发放，按系统设置受控权限和使用范围在系统内实施；共用文件在受控条件下，可在设定的公司共享平台发布，新增文件的发布以邮件等方式通知相关部门，保持发布通知记录。

5.5.7文件接收部门对使用的文件妥善保管，做好文件的维护。

纸质文件因损坏而影响使用时，使用部门及时到受控部门办理文件更换手续，换发的文件允许使用原文件的分发号，同时收回旧文件。

如文件遗失，遗失部门应填写《文件遗失登记表》并重新申请领用，由文件控制部门核准后补发，补发文件时，给予新的分发号，注销原分发号。

5.6文件的存放
5.6.1文件必须分类存放在干燥通风、安全的地方，确保文件不因环境不良而损坏。

5.6.2知识产权体系文件原稿由体系文件文控人员统一保管；各部门文件由相应部门资料员保管。

电子文件按数据备份要求进行备份。

5.6.3知识产权体系文件在版本期内有效。

知识产权记录按《记录控制程序》规定的保存期。

5.7外来文件的控制
5.7.1各部门收集的与知识产权管理体系相关的行政决定、司法判决、律师函件等外来文件，由相关人员提交知识产权部统一归档管理，明确取得时间和取得来源。

其中技术资料由工程资料员管理，行政资料由行政财务中心资料员管理，客户资料由国际贸易部指定人员管理，对于行政决定、司法判决、律师函件等与知识产权相关的外来文件，由知识产权部进行管理。

资料员收到外来文件时，填写《外来文件收文登记表》，必要时及时将文件原稿附《文件轮阅表》一同交相关领导或总经理批阅，按批示意见办理，并跟踪处理结果，及时将办理情况向相关领导或总经理汇报，文件原稿取回存档。

5.8文件的使用
5.8.1保持受控文件的严肃，维护文件完好，不得随意在受控文件上涂划；文件存放取用方便，便于检索和识别；确保工作场所有可用有效文件，非工作关系不得将文件带离工作现场。

5.8.2现场使用受控文件，不能使用擅自复印非受控文件；必要时如需增补，向文控人员申请，按相关要求办理文控手续，增补发放文件在原文件分发号基础上增加序号，如：行政财务中心原文件分发号为07，增补发放的文件分发号应是：07-01，07-02，……。

表单可按样张复制、印刷，或通过文件共享平台的有效途径下载电子文件。

5.9文件的更改
5.9.1文件的更改由文件使用或其它相关部门提出，填写《文件更改申请单》提交文件制定部门,由原文件审批人员或相当于原文件审批职能人员审批，其中知识产权体系第三层文件的记录表单单独更改时，可由管理者代表审批。

文件更改由文件控制部门实施。

电子文件更新时，文件控制部门保存旧版本电子文件以备查。

5.9.2文件更改时，做好更改记录标识，如更改标记、版本号、不同字体等，文件控制部门有效保存更改单中更改内容记录，保存文件的最新版本，确保文件更改的内容和文件现行版本得到识别。

发放新版本文件时收回旧版本的作废文件，如不能收回，文控人员应在签收单上作好未收回的原因记录。

5.9.3文件更改的方式，如换版、换页、修改等，需在《文件更改通知单》中注明。

体系文件重新编发为
5.9.4换版，文件版本号按01、02、03……；单个文件或单页文件更新为更改页版，文件页版号按A、B、C……。

5.10文件的作废和销毁
5.10.1所有失效或作废的文件由相应部门资料管理员从所有发放或使用场所及时撤出，作适当处理；电子文件作废时由该文件控制部门从相应系统或其它相应位置中删除，确保作废文件不被非预期使用或误用。

5.10.2为某种原因被留用的作废文件，明显位置加盖“作废”章等适当标识进行区别。

5.10.3需要销毁的作废文件，由相关部门适当处理，必要时填写《文件销毁申请单》，经职能部门经理审批，交行政财务中心或其它相关部门处理。

5.11文件借阅
5.11.1借阅文件时填写《文件借阅/复印记录表》，归还时由保管员给予办理登记手续。

5.11.2文件借阅人对所借文件负有妥善保管的责任，不得拆卷、涂改或损坏，确保文件的清晰、易于识别。

5.12本程序同样适用非纸张性文件的控制。

6相关文件
XX/IP02-2020 记录控制程序
7相关记录
编制/日期：审核/日期：批准/日期：。