会计档案管理制度

会计档案管理制度
一、总则
1、为了加强会计档案管理，统一会计档案管理制度，更好地为公
司经营管理服务，根据国家有关法律法规和公司的实际情况，制定本
制度。

2、本制度适用于公司及所属各单位，同样适用于控股、参股公司。

3、会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业
材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

二、会计档案的分类
1、会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。

2、会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其
他辅助性账簿。

3、财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明等。

4、其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

三、会计档案的归档
1、公司每年形成的会计档案，应由财务部门按照归档要求，负责
整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

2、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部门保
管一年，期满之后，应当由财务部门编制移交清册，移交本单位档案
部门统一保管；未设立档案部门的，应当在财务部门内部指定专人保管。

出纳人员不得兼管会计档案。

3、移交档案部门保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。

个别需要拆封重新整理的，档案部门应当会同财务部门和经办人员共
同拆封整理，以分清责任。

四、会计档案的保管期限
1、会计档案的保管期限分为永久、定期两类。

定期保管期限一般
分为 10 年和 30 年。

2、会计凭证、会计账簿的保管期限为 30 年；年度财务报告的保管期限为永久；月度、季度财务报告的保管期限为 10 年；银行存款余额
调节表、银行对账单、纳税申报表的保管期限为 10 年；会计档案移交
清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册的保管期限为永久。

五、会计档案的借阅
1、公司内部人员因工作需要查阅会计档案时，必须经财务部门负
责人批准，并填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的和范围。

2、外部单位查阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经公司负
责人批准后，方可办理查阅手续。

3、查阅会计档案时，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

4、会计档案原则上不得借出，如有特殊需要，须经公司负责人批准，并办理登记手续，限期归还。

六、会计档案的销毁
1、保管期满的会计档案，应由财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

3、销毁会计档案时，应当由档案部门和财务部门共同派员监销。

监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

4、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

七、会计档案的保管要求
1、公司应设置专门的会计档案库房，确保档案存放环境安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防鼠。

2、会计档案应按照分类、编号顺序存放，便于查找和使用。

3、对电子会计档案，应当备份并定期检查，确保其安全性、完整性和可用性。

八、附则
1、本制度由财务部门负责解释和修订。

2、本制度自发布之日起施行。