部门档案管理规章制度

部门档案管理规章制度
1. 前言
为规范公司内部管理流程，加强档案管理，提高工作效率，制定本部门档案管
理规章制度。

2. 档案的定义与分类
2.1 定义
档案是指公司内部在各种不同形式和载体上记录、保存的有关办公、行政和管
理等方面的各种信息和数据资料的集合。

2.2 分类
按照档案的功能和用途，可将档案分为以下几类：
•行政档案
•业务档案
•人事档案
3. 部门档案管理职责
3.1 档案管理职责
•负责对本部门档案的管理、整理、保管、借阅等工作
•制定本部门档案管理制度，并进行宣传和培训
•对档案的鉴定、排序、编目等工作进行监督和审查
•确认档案的销毁或保存期限，并按期进行处理
3.2 档案保密职责
•对于保密文件和资料，必须采取防泄密、防丢失等措施
•严格控制档案的借阅权限，确保档案的安全性和机密性
•对涉密档案的管理，应按照相关法律法规和规定进行处理
4. 档案的管理流程
档案的管理流程包括：档案的接收、整理、编目、存储、借阅、归还与销毁等。

4.1 接收档案
当有关档案送到本部门时，应进行登记，记录档案来源、送达日期、类型等基本信息，并在当日完成档案接收。

4.2 档案整理与编目
接收到档案后，需要对档案进行整理和编目，制定文件夹、标示各种信息。

对于机密档案，需要严禁复印，严密保密。

4.3 档案存储
对于已经编目的档案，需要按照保管期限归档，存放到专门的档案柜中，以防与非档案混淆。

同时，需要对档案存储情况进行定期检查。

4.4 档案借阅与归还
档案按照规定借出后，借阅人应该对归还期限有明确的了解。

到期后，档案管理员应及时追缴未归还的档案，督促归还，并进行归档整理。

4.5 档案销毁
档案的使用期限到期后，需要对档案进行销毁处理。

对于保密档案，应按照相关法律要求处理。

5. 档案管理注意事项
•档案管理员要定期进行对档案的检查，防止出现灰尘、潮湿和虫害等情况。

•对档案的保密性要做到有针对性、有层次性、有系统性。

•档案管理要与信息技术相结合，采用先进的信息技术手段，提高管理效率。

•对保密级别较高的档案，建议采取措施进行多重保护。

6. 总结
本部门档案管理规章制度的制定和实施，有利于保护档案的安全和保密性，提高档案的管理效率与精度，为企业的发展提供坚实保障。