商务信函基本知识

礼貌（courtesy） 礼貌（courtesy） LOGO
体谅是指以对方利益为出发点，站在对方的立场周到、 体谅是指以对方利益为出发点，站在对方的立场周到、细 致的考虑问题，以便得到对方的好感而达到所预期的目的。 致的考虑问题，以便得到对方的好感而达到所预期的目的。 体谅原则是商务交往中为了促成交易所使用的一种技巧。 体谅原则是商务交往中为了促成交易所使用的一种技巧。 例: 你在8月 日的订单里忘记注明旅行车的颜色 日的订单里忘记注明旅行车的颜色。 你在 月24日的订单里忘记注明旅行车的颜色。 请让我知道您喜欢哪一种颜色的旅行车， 请让我知道您喜欢哪一种颜色的旅行车，以便我们立即将订货 发出
开头/结尾应酬语 开头 结尾应酬语
开头应酬语
您好/久仰/惠书敬悉 ，不胜感激
具体指姓或全名 的尊称
拜托之处’将不胜感激/ 敬候佳音
LOGO 商务信函基本格式
祝颂语
三 信 尾 部 分
署名 日期
附注 LOGO 商务信函基本格式
祝颂语
附注
恭祝、顺颂 、商祺、金 安、生意兴 隆
标注附件、 补述、抄送 ENC/P.S./C. C
LOGO 商务信纸信封
LOGO
LOGO 商务信纸信封
信纸的一般折叠法是文字向外，先直后横， 信纸的一般折叠法是文字向外，先直后横，或先 横后直。信笺顺折向上最为适合， 横后直。信笺顺折向上最为适合，因为收信人拆 信后，抽出信笺便看见自己的名字。 信后，抽出信笺便看见自己的名字。写文言书信 最好注意这一点。寄往欧美国家的信笺， 时，最好注意这一点。寄往欧美国家的信笺，信 纸折叠方式为一分为三地横折。 纸折叠方式为一分为三地横折。先折信纸的下端 后折信纸的上端，以便收信人拆信后， ，后折信纸的上端，以便收信人拆信后，打开信 纸便可看到自己的名字。 纸便可看到自己的名字。
简洁（conciseness） 简洁（conciseness）
LOGO
为了建立、保持一个友好贸易关系，商务信函往来一般要 为了建立、保持一个友好贸易关系， 注意礼貌原则，以理待人。 注意礼貌原则，以理待人。具体的礼貌原则基本包括这样 几个方面：遵守国际商务往来惯例；尊重对方风俗习惯； 几个方面：遵守国际商务往来惯例；尊重对方风俗习惯； 语言表达要客气有分寸，避免使用命令口气；多用友好、 语言表达要客气有分寸，避免使用命令口气；多用友好、 肯定的语气，尽量用委婉语气指出对方不尽人意的地方， 肯定的语气，尽量用委婉语气指出对方不尽人意的地方， 复信要及时。 复信要及时。
商务函电的 基本知识
7C原则 原则 商务信封与信纸的要求 商务信函的写作一般格式 英语商务信函写作基本知识 写作练习
LOGO 商务函电
7C原则 7C原则
CORRECTNESS CLEARNESS COMPLETENESS
CONCRETENESS
7C
COURTESY
CONCISENESS
CONSIDERATION
LOGO 信纸折叠方法
• 一、信头部分
文书编号
Hale Waihona Puke 发文者、 发文者、打字者姓名信头
受文者称谓
LOGO 商务信函基本格式
受文者尊称
泛尊称
尊敬的先生、尊敬 的财务总监
具体指姓或全名 的尊称
尊敬的李先生、尊敬的 张经理
LOGO 商务信函基本格式
• 二、正文部分
开头应酬语
正文
正文
结尾应酬语
LOGO 商务信函基本格式
LOGO
总裁“谴责信” 总裁“谴责信”原文
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Rebecca,I just told you not to assume or take things for granted on Tuesday and you locked me out of my office this evening when all my things are all still in the office because you assume I have my office key on my person. • With immediate effect,you do not leave the office until you have checked with all the managers you support-this is for the lunch hour as well as at end of day,OK?
清楚（clearness） 清楚（clearness） LOGO
一封完整的商业信函应该是对对方提出的问题逐一回答而且对自己 要表达的重要信息说明清楚。 要表达的重要信息说明清楚。信函的完整性有助于建立良好的企业 形像，节省双方的商务往来时间而达到预期的效果， 形像，节省双方的商务往来时间而达到预期的效果，避免因重要信 息不全而引起不必要的纠纷。 息不全而引起不必要的纠纷。
LOGO
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常见的信纸规格有以下几种：185*260mm（16K）、 常见的信纸规格有以下几种：185*260mm（16K）、 210*297mm（A4）、216*279.5mm（信纸）。 ）、216*279.5mm ）。一般的信纸采 210*297mm（A4）、216*279.5mm（信纸）。一般的信纸采 80克 100克的普通纸即可 用80克——100克的普通纸即可。 100克的普通纸即可。
正确（correctness） 正确（correctness） LOGO
清楚原则包括两个方面的内容， 清楚原则包括两个方面的内容， 一是写信者在拟文前知道自己要写什么； 一是写信者在拟文前知道自己要写什么； 写信者在拟文前知道自己要写什么 二是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思 对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思， 二是对文收到信函时可以完全了解写信者要表达的意思，不会产生 误解。 误解。 这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确， 这就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确，避免使用一些含 混不清、模棱二可的词汇。 混不清、模棱二可的词汇。
体谅（consideration） 体谅（consideration）
LOGO
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2006年 2006年4月7日晚，EMC大中华区总裁陆纯 日晚，EMC大中华区总裁陆纯 初回办公室取东西， 初回办公室取东西，到门口才发现自己没 带钥匙。 带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下 陆试图联系后者未果。数小时后， 班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆 纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1 13分通 纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时13分通 过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措 辞严厉且语气生硬的“谴责信” 辞严厉且语气生硬的“谴责信”，引发双 方发生激烈争吵，导致秘书被迫离职。 方发生激烈争吵，导致秘书被迫离职。
LOGO 7C
商务的信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、 商务的信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业形像 等息息相关，是制作各种商业单据的依据， 等息息相关，是制作各种商业单据的依据，以及进行商业活动往 来的重要凭证。准确无误是商业信函写作中最最要的原则。 来的重要凭证。准确无误是商业信函写作中最最要的原则。 商务信函应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。 商务信函应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。因 在进行商业信函写作中应反复审核相关信息， 此，在进行商业信函写作中应反复审核相关信息，如：收信 人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、 人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、 尺码、单价、总价、包装等。 尺码、单价、总价、包装等。
完整（completeness） 完整（completeness）
LOGO
具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、 具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物，信息要详实具体、 丰富生动，表达要完整。商务信函写作中注意避免类似： 丰富生动，表达要完整。商务信函写作中注意避免类似：soon, 等笼统的、含混不清的表达法。 at an early date, good, nearly 等笼统的、含混不清的表达法。 例如： 例如：I will send the samples to you soon. 就不如 I will 如果能再具体， send the samples to you in two weeks. 如果能再具体， 那就更好了，例如 I will send the samples to you next 那就更好了， Monday.
LOGO 信纸折叠方法
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折叠信笺的常规方法有： 折叠信笺的常规方法有： • 是先将信笺三等分纵向折叠，然后再将其横折， 一是先将信笺三等分纵向折叠，然后再将其横折，并 令其两端一高一低。此法叫作“以低示己法” 令其两端一高一低。此法叫作“以低示己法”，意在表示 谦恭之意。 谦恭之意。 • 是在折叠信笺时，有意将收信人姓名外露。它叫“ 二是在折叠信笺时，有意将收信人姓名外露。它叫“ 外露姓名法” 可令收信人产生亲切感。 外露姓名法”，可令收信人产生亲切感。 • 是先将信笺纵向对折，随即在折线处再往里卷折1 三是先将信笺纵向对折，随即在折线处再往里卷折1 厘米～ 厘米宽，最后再将其横向对折。此法叫作“ 厘米～2厘米宽，最后再将其横向对折。此法叫作“公函 折信法” 多用于因公通信。 折信法”，多用于因公通信。
LOGO 商务信函基本格式
• 一般英语商业书信从结构上可分为以下几个部分： 一般英语商业书信从结构上可分为以下几个部分： • 信头、 封内地址、称呼、事由、 信头、编号和日期 、封内地址、称呼、事由、 信文、结尾语、结尾礼词、签名、其他(附件 、 信文、结尾语、结尾礼词、签名、其他( 注意事项、副本抄送、附启）。 注意事项、副本抄送、附启）。
LOGO
总裁信件修改稿
Ms. Rebecca, • On Tuesday evening, I failed to enter my office partly because I forgot to hold the key on my person. But had you not locked the door of my office, I would have entered my office immediately. So each time you leave the office, could you please check with all the managers you support? Thank you for your consistent support for me. • Yours truly, • Soon Choo
具体（concreteness） 具体（concreteness）
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简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容， 简洁是指用最少的语言表达最丰富完整的内容，并且不影响信函的 礼貌性。简洁使信函更加简明有力。 礼貌性。简洁使信函更加简明有力。商务英语信函的格式要简明 扼要，语言要通俗易懂，内容要精练丰富。 扼要，语言要通俗易懂，内容要精练丰富。这要就要写信者在行文 过程中尽量选用单间、易懂、朴素的词汇，采用简洁，直接的句子。 过程中尽量选用单间、易懂、朴素的词汇，采用简洁，直接的句子。 例： 关于贵方要求延期支付5月 日到期的货款一事 日到期的货款一事， 关于贵方要求延期支付 月7日到期的货款一事，现在很高兴的通知 在对这件事经过慎重考虑后，公司同意多给贵方30天的宽限期 您，在对这件事经过慎重考虑后，公司同意多给贵方 天的宽限期 来支付款额 公司已同意多给贵方30天的时间来支付5 30天的时间来支付 公司已同意多给贵方30天的时间来支付5月7日到期的货款
LOGO 商务信纸信封
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信纸中的设计要素通常包括企业标志、中英文名称、 信纸中的设计要素通常包括企业标志、中英文名称、标 准色、联系方式、装饰纹样等。设计要素的组合与名片、 准色、联系方式、装饰纹样等。设计要素的组合与名片、 信封的设计可取其风格样式一致。但需要注意的是， 信封的设计可取其风格样式一致。但需要注意的是，设计 在信纸上要留够功能区域的面积， 时，在信纸上要留够功能区域的面积，不可让设计要素将 书写位置占去太多，是信纸失去了原有的功能。 书写位置占去太多，是信纸失去了原有的功能。