学习使用组织结构图

学习使用组织结构图

概述 (2)

生成图表 (3)

层次结构 (4)

添加形状 (5)

添加名称 (7)

组织结构图的画布 (8)

调整字体大小 (9)

缩放图表 (10)

板式和颜色 (11)

图表的组成部分采纳不同的分支 (12)

自动套用样式 (13)

手动设计样式 (15)

使用“自选图形”编辑图表 (17)

关闭自动功能 (18)

移动或添加形状 (20)

隐藏连接符 (21)

移动或添加形状 (22)

将形状组合在一起以便同时移动 (24)

课程摘要卡- 使用母版进行有效设计 (25)

图表总结 (25)

版式和设计 (26)

在关闭“自动版式”的情形下编辑图表 (26)

概述

使用Microsoft Office 制图工具能够在Microsoft Office PowerPoint®2003 中创建

组织结构图。您能够生成图表和设置版式，并有效地设置样式，还能够获得编辑提示

以关心您对图表做进一步的调整。

课程目标

在完成本课程之后，您将能够：

⏹生成组织结构图层次结构并填入名称。

⏹使用垂直和水平版式获得最佳的视觉成效。

⏹按级不为图表着色，并增加具有专业水准的样式。

⏹使用“自选图形”和连接符来调整图表，使其符合组织的需要。

假如您需要在幻灯片中包括组织结构图图表，请考虑在PowerPoint 中创建该图表。理想的PowerPoint 组织结构图是一种结构相当平坦的图表，在每个级不上的人员数目都不太多。您还能够将组织结构分成几个部分显示，如此，就能把图表放在不同的幻灯片上。

在PowerPoint 中绘制图表的优点是，图表将采纳它所在的幻灯片的配色方案，同时，当您使用不同的配色方案时，颜色会自动更新。

本课程将引导您生成一个组织结构图，然后设置它的样式，并更换它的结构。

生成图表

有几种进入图示库的方法。下面列出了其中的一种方法，以及随后如何在幻灯片上插入组织结构图：

在“绘图”工具栏上单击“插入组织结构图或其他图示”按钮。

双击库中的组织结构图缩略图，即会插入一个图表。

正如所谓的殊途同归，在PowerPoint 中，您也能够从几个不同的位置打开包含组织结构图的图示库。在下面这几个位置，您都能找到一个小的图示按钮：

⏹在“绘图”工具栏上，如左图所示。

⏹在一组幻灯片版式中。

⏹在“插入”菜单上，“图示”命令的旁边。

层次结构

头：所有图表均从头开始。

“助手”位于其上司及该上司下属的中间。

下属向更高层的某人报告，其同事与之并排排列。

小灰点表示已选定该形状，并能够向其添加相关的形状。

在PowerPoint 中，组织结构图用于显示公司内部的职员以及他们之间的相互关系。插入的默认组织结构图只有几个形状：顶部的一个形状代表老总，在它下面的三个形状代表下一级不的职员。您能够在此基础上使用以下类型的形状生成最终的组织结构图：

⏹助手

该类型的形状显示在其上司的下方以及该上司的下属的上方。

⏹下属

该类型的形状恰好位于其上司的下方，同时以水平或垂直方向上（取决于您的选择）的分支表示多个形状。

⏹同事

该类型的形状与同一级不的形状并排排列。还能够将它们作为下属添加到同一个上司的下面。

添加形状

图1向组织结构图中添加“助手”形状

单击要向其添加“助手”图形的形状。被选定的项将带有灰点边框。

在工具栏的“插入形状”菜单上，单击“助手”。（请注意，关于此形状而言，“同事”不可用，缘故在于您无法在顶部自动添加第二个最高级不的人。）

图2添加操作之后的“助手”形状。

通过“组织结构图”工具栏（每当选定该图表时，即显示该工具栏）向图表中添加新形状（即组织中职员的位置）。

若要向图表中添加新形状，需要单击要与新形状相关的形状，然后从工具栏中单击下列类型之一：“下属”、“同事”或“助手”（参见图1 和2）。

快捷方式

⏹添加“下属”的快捷方式是单击工具栏上的“插入形状”按钮。这会在所选的任意形状下面

添加一个“下属”形状，同时您能够省略从菜单中选择“下属”的步骤。

⏹请用鼠标右键单击某个形状，您将在快捷菜单上获得所有相关的形状类型。

灰点边框

形状周围的灰点表示该形状被选定，而不是该形状中的文本被选定。您必须先执行该选定操作，然后才能：

⏹删除形状。

⏹使用Tab 遍历多个形状。

⏹选定多个形状（单击这些形状的同时按Ctrl）。

⏹使用“格式刷”按钮，将样式从一个形状复制到另一个形状。

⏹用鼠标右键单击某个形状时，将在快捷菜单上得到图表选项。

添加名称

若要添加文本，请在形状内部单击（形状周围将显现一个阴影线边框），并键入文本。

若要添加名称和其他文本，请在形状内部单击并键入相应的文本。按Enter 可在形状内部换行。

阴影线边框

输入文本时，该形状周围将变为一个阴影线边框（参见左图）。注意到这一点专门重要，因为在对文本执行特定操作时（如编辑文本，或复制文本以便将其粘贴到其他位置），必需先执行这种选定（与灰点边框相反）。

关于某些涉及形状的操作（比如使用Tab 切换到各个形状），则不应当让此边框显现。例如，假如在形状的周围显现阴影线边框，同时您按了Tab，则该形状中的文本将被缩进。