公司内部传真计费的实现方法
公司传真文件收发管理办法
公司传真文件收发管理办法1.目的为加强公司传真文件管理,保证传真信息能得到及时反馈,保证公司领导能及时,全面地处理好公司传真信息,保证公司工作顺利开展,特制定本办法.2.适用X围本办法所指传真文件包括:与项目招投标相关的传真文件;与客户,XX及供货厂商联系的有关项目工程的传真文件;政府下发的相关传真文件;公司生产经营管理有关的传真文件,以及其它往来传真文件.3.职责总经理办公室负责传真文件的收发统一管理,负责传真文件收发登记与存档,传真收件的传阅与阅签意见的督办落实.4.传真收发管理工作要求4.1总经理办公室文秘专员为收发传真执行者,必须严格遵照传真收发管理程序执行.4.2文秘专员外出,由总经理办公室主任指定人员按照规定程序代为管理.4.3传真文件的收发登记,分类,批转,传阅应讲究效率,避免延误工作.4.4公司传真收件人,发件人须积极配合文秘专员执行本管理办法,如因个人原因违反程序规定,对公司生产经营造成负面影响的,将根据情况的严重性追究当事人的责任.5.管理程序5.1传真收件的管理程序办公室文员接收传真后,分类登记.对于收件人明确,涉及内容为单纯业务联系的传真文件,直接复印存档,并将原件直接交收件人.对于收件人或责任人不明确,涉及问题复杂,或其它需要请示领导指示的,应加《传真文件传阅笺》报总经理办公室主任阅批,由其决定传给相关责任人或相关领导阅示.传阅完毕或转交相关责任人办理时,应收回《传真文件传阅笺》与传真文件复印件一并留存.5.2传真发件的管理程序因业务需要需对外发送传真时,相关人员撰稿后,按照公司业务职权规定,报关负责人签发,发送时由总经理办公室文秘专员登记,发送后签发件交文秘专员留存.5.3传真文件的存档5.3.1与项目相关的传真文件,项目完工后收集整理项目档案时,由文秘专员将传真文件复印件和《传真文件传阅笺》移交项目档案管理人员,由其归档,自己保留备份,供综合档案归档.其它传真文件,按档案管理要求,由文秘专员每年定期整理,归入综合档案.5.3.2传真文件原件不得直接存档,必须经过复印,以确保能够长期保存.6.记录《传真收件登记簿》,《传真发件登记簿》,《文件传阅笺》.。
传真指南说明书
Fax guide（傳真指南）傳真功能可讓您掃描物件，並將掃描文件傳真給一位或多位收件人。
若要從印表機傳送傳真，您可以輸入傳真號碼、使用快捷鍵號碼，或使用通訊錄來完成此項作業。
請注意：若要在傳真號碼中置入一秒鐘的撥號暫停，請按下在 Fax to（傳真目的地：）方框中，撥號暫停會以逗點呈現。
如果需要先撥外線，請使用這項功能。
使用印表機控制面板傳送傳真1將原始文件載入自動送件器中（面朝上，短邊先進入自動送件器）或放在掃描器玻璃上（面朝下）。
請注意：請不要將明信片、相片、小東西、專用透明投影膠片、相紙或細薄材質（如雜誌剪報）載入自動送件器。
將這些物品放置在掃描器玻璃上。
2若要將文件載入「自動送件器」，請調整紙張導引夾。
3在主畫面上，觸控Fax（傳真）。
4利用觸控式螢幕或鍵台，輸入傳真號碼或快捷鍵。
若要新增收件人，請觸控Next Number（下一個號碼），然後輸入收件人的電話號碼或快捷鍵號號碼，或者搜尋通訊錄。
請注意：若要在傳真號碼中置入撥號暫停，請按下 Fax to（傳真目的地：）框中，撥號暫停會以逗點呈現。
如果需要先撥外線，請使用這項功能。
5觸控Fax It（將它傳真）。
使用傳真快捷鍵傳真快捷鍵就像電話或傳真機上的快捷鍵號碼。
您可以在建立永久傳真目的地時，指定快捷鍵號碼。
永久傳真目的地或快捷鍵號碼建立在「內嵌式 Web 伺服器」上 Settings（設定）下的 Manage Shortcuts（管理快捷鍵）鏈結中。
快捷鍵號碼 (1–99999) 可以包含單一收件人或多個收件人。
建立一組含有快捷鍵號碼的傳真快捷鍵，即可快速而輕易地將群組發送資訊傳真給整個群組。
1將原始文件載入自動送件器中（面朝上，短邊先進入自動送件器）或放在掃描器玻璃上（面朝下）。
請注意：請不要將明信片、相片、小東西、專用透明投影膠片、相紙或細薄材質（如雜誌剪報）放入自動送件器。
將這些物品放置在掃描器玻璃上。
2若要將文件載入「自動送件器」，請調整紙張導引夾。
有限公司传真收发管理制度
有限公司传真收发管理制度一、目的和适用范围1.1目的本制度的目的是规范公司传真的收发管理，确保传真的及时、准确、安全和保密。
1.2适用范围本制度适用于公司内所有部门和员工的传真收发管理。
二、基本原则2.1及时性原则传真应当尽快收发，保证信息的及时性。
2.2准确性原则传真内容应当准确无误，传真资料应当经过核对和验证后被发送。
2.3安全性原则传真收发过程中应当加强信息的安全防护，防止信息泄露和丢失。
2.4保密性原则涉及机密信息的传真应当保证机密信息的保密性。
三、传真收发流程3.1发送传真流程3.1.1编写传真文稿：发送方按照公司规定的格式编写传真文稿，包括传真封面、正文、附件等。
3.1.2打印传真文稿：发送方将传真文稿打印出来。
3.1.3封装传真文稿：将打印好的传真文稿装入传真机中，并按照要求填写传真封面上的相关信息。
3.1.4发送传真：发送方通过传真机发送传真。
3.1.5确认传真发送：发送方在发送后确认传真是否发送成功，并保留发送记录。
3.2接收传真流程3.2.1接收传真：接收方在传真机接收到传真后，按照要求保存传真文件。
3.2.2核对接收传真：接收方核对传真文件的完整性和准确性，并在传真封面上签字确认。
3.2.3分发传真：接收方根据传真内容的重要性和紧急程度，将传真分发给相关部门或人员。
四、传真保密管理4.1保密责任公司内的所有员工都有保守公司传真信息的责任，禁止私自泄露和传播传真内容。
4.2保密措施4.2.1传真文稿密级：根据传真内容的机密程度，对传真文稿进行密级标记，并进行相应的保密措施。
4.2.2传真接收人鉴别：接收方在接收传真时，应核对发送方和传真内容，避免接收错误的传真。
4.2.3传真存档管理：公司应建立传真存档管理制度，确保传真文件的安全存储和查阅。
五、传真管理的注意事项5.1传真机操作规范：员工应当按照公司规定的操作流程使用传真机，避免操作失误。
5.2传真文件妥善保管：传真文件应妥善保管，避免遗失和损坏。
集团传真系统方案
集团传真系统解决案BrookFax(诚信经营科技助人)博壳科技（深圳）有限公司目录一、网络拓扑图 (3)二、方案要求： (3)三、设备需求： (4)四、实施步骤： (4)五、其它功能模块 (5)1、发送传真 (5)2、接收传真 (6)3、智能化语音引导流程 (7)4、多语言支持 (7)5、BrookFax传真服务器桥 (7)6、BrookFax智能化传真路由分配 (7)7、传真地址薄 (7)8、Web Client (8)9、发送扫描文件 (8)10、传真批处理 (8)11、与邮件系统集成 (8)12、支持传真分机发送 (8)13、兼容各种传真信令和协议 (8)14、服务器工作状态的监控 (9)15、传真用户管理 (9)16、传真日志 (9)17、传真计费 (9)18、统计报表 (9)19、传真文件统一管理 (9)20、传真签章 (9)21、客户端虚拟打印功能 (10)22、BrookFax手机短信提醒功能（另加模块） (10)24：Brooktrout传真卡 (10)六、实施结果： (10)七、报价单 (11)BrookFax无纸传真系统，是利用现有的计算机代替传统的传真机进行收发传真的系统；实现无纸化传真，极大地提高了工作效率，节省大量的纸张、墨盒和人力成本。
BrookFax 智能无纸传真系统，由硬件和软件两部分组成。
硬件是一块美国Cantata公司研发的世界著名的Brooktrout智能传真卡；软件由博壳科技根据中国企业实际需求自主开发的BrookFax 专业传真收发和管理软件。
这个服务系统能支持多条线路，支持多个用户的网络上同时使用；可以对传真资源进行集中管理，实现高效稳定的传真自动收发。
BrookFax采用C/S和B/S 模式，无论哪种方式都能够充分的利用企业网络资源使用户可以直接在自己的电脑桌面上完成收发传真的工作， BrookFax还提供和企业邮件服务器连接的接口，员工通过电子邮件同样可以完成传真收发的工作。
前厅作业手册-传真发送服务规程
前厅作业手册-传真发送服务规程
一、传真发送服务说明
传真发送服务是指在前厅为顾客提供传真发送服务的相关规定和流程。
二、服务对象
本传真发送服务适用于所有顾客，包括酒店住宿顾客和非住宿顾客。
三、服务内容
1.顾客需要提供正确的传真号码和文件内容。
2.顾客如需传真发送服务，可以在前厅服务台进行申请。
3.传真发送费用按照标准收取，详细收费标准可咨询前厅服务人员。
四、操作流程
1.顾客填写传真发送申请单，其中包括传真号码、文件内容等信息。
2.顾客将申请单交给前厅服务人员。
3.前厅服务人员确认信息无误后，进行传真发送操作。
4.传真发送完成后，前厅服务人员将传真发送结果通知顾客。
五、注意事项
1.请顾客提前准备好需要传真发送的文件和相关信息。
2.传真发送过程中如遇到问题，请及时与前厅服务人员沟通协调解决。
3.传真发送后，请核对传真发送结果，避免信息遗漏或错误。
六、服务时段
传真发送服务时间为每天上午9:00至下午5:00，如有特殊情况需延时服务，请提前与前厅服务人员确认。
七、其他事项
本规程如有调整或变动，将提前通知顾客，敬请关注前厅公告信息。
以上即为前厅传真发送服务规程，感谢您的阅读和配合。
公司办公传真管理规范
公司办公传真管理规范在利用传真对外通信联络时，必须遵守办公传真管理规定。
第一条必须合法使用。
安装、使用的传真设备，必要时须办理相关手续。
如欲安装、使用自国外直接带入的传真设备，必须首先前往国家所指定的部门进行登记和检测，然后方可到电信部门办理使用手续。
使用自备的传真设备期间，按照规定，每个月都必须到电信部门缴纳通信费用。
第二条必须得法使用。
使用传真设备通信，必须在具体的操作上力求标准而规范。
不然，会令其效果受到一定程度的影响。
本人或本单位所用的传真机号码，应被正确无误地告知自己重要的交往对象。
一般而言，在商用名片上，传真号码是必不可少的一项重要内容。
对于主要交往对象的传真号码，必须认真地记好，为了保证万无一失，在有必要向对方发送传真前，最好先向对方通报一下。
这样做既提醒了对方，又不至于发错传真。
发送传真时，必须按规定操作，并以提高清晰度为要旨。
与此同时，也要注意使其内容简明扼要，以节省费用。
单位所使用的传真设备，应当安排专人负责。
无人在场而又有必要时，应使之处于自动接收状态。
为了不影响工作，单位的传真机尽量不要同办公电话采用同一条线路。
第三条必须以礼使用。
办公人员在使用传真设备时，必须牢记维护个人和所在单位的形象，必须处处不失礼数。
在发送传真时，一般不可缺少必要的问候语与致谢语。
发送文件、书信、资料时，更是要谨记这一条。
使用传真机时，除了要办好手续、防止泄密之外，对于工作人员亦须以礼相待。
人们在使用传真设备时，最为看重的是它的时效性。
因此在收到他人的传真后，应当在第一时间内即刻采用适当的方式告知对方，以免对方惦念不已。
需要办理或转交、转送他人发来的传真时，不得拖延时间，耽误对方的要事。
传真收发服务流程与规范
传真收发服务流程与规范 服务程序
服务规范
1．准备工作 （1）客人来到商务中心要求接收或发送传真时，应根据服务规范向客人说明收费标准 （2）将收到的传真根据传真上的传真号和所标的页数分好并用订书器订好 （3）检查客人准备好的文件、资料或帮助客人打印的文件、资料是否符合传真
要求，请客人确认要发送的国家及地区代号、传真号码等
2．收、发传真
（1）发送传真
①按照发送传真的程序将所有传真文件正文朝下，放入纸槽内，拨国家代号或地
区区号、传真号码，听到对方传真信号后，按启动键
②若对方的传真与电话为同一线路而对方处于通话状态，须拿起电话告知对方接
通传真机，听到传真信号后再按常规方法发送
③发送完毕后，将传真号码、发送页数及所用时间写在收费单上
④若客人多或线路不通暂时发不出去，应礼貌地向客人解释；若客人不着急，告诉客人发出后将把原件送回房间，填写收费单，请客人先签单；若非住店客人，须先付100％押金，发出后通知客人来取原件
（2）接收传真
①接待员打电话通知客人，告诉客人商务中心刚收到他的传真，按客人的要求由行李员将传真和商务中心收费单一同送到客人的房间交给客人，由客人在商务中心收费单《客人签字栏》中签字
②若客人不在，可请总机用留言的方式通知在店的客人
③若是当日有预订的客人的传真，填好商务中心收费单，并连同传真送到前厅接待处，并请总机用留言的方式通知客人
3．办理结账、登记
（1）接收或发送完毕后，接待员将传真原件及发送报告交给客人
（2）若是住店客人确认其挂账，则将客人的传真和商务中心收费单送到前厅接待处，放入客人的档案夹中；非挂账或非住店客人则请其直接付账 收、发传真 准备工作 办理结账、登记。
传真信函的传递费用
传真信函的传递费用随着科技的发展，电子邮件和即时通讯软件已经成为了人们日常沟通的常用工具。
然而，在某些情况下，传真和信函仍然是不可替代的，尤其是在商业交流和法律文件处理方面。
尽管传真和信函已经存在了很长时间，但仍然有许多人对其传递费用以及如何计算和节省费用的问题感到困惑。
传真的传递费用传真是通过传真机将电子图像发送到远程传真机的传输方式。
在发送传真时，除了要考虑传输文件外，还要考虑传真的传递费用。
传真的传递费用在不同的地区和服务提供商之间可能会有所不同。
传真的传递费用通常根据传输的时间和页数计算。
对于大多数传真提供商来说，第一页的收费通常高于后续页的收费，因此对于一个超过两页的文件，妥善的方法是将文件转化成PDF格式，然后再发送传真，这样可以节省一些传递费用。
另外，传真的传递费用还可能会取决于目标地区的发展程度和电话服务商的价格设置。
例如，在欧洲一些国家的传真传输费用普遍较高，而在亚洲国家则相对较低。
因此，如果您需要发送到欧洲或其他收费高的地区，需要对传输费用进行充分的调研，选择合适的服务商。
信函的传递费用相比之下，信函的传递费用通常比传真更加容易计算。
邮局通常会根据邮寄的信封重量、目的地和邮寄方式来计算邮资费用。
不同的邮寄方式可能会有不同的价格设置，例如平信、挂号信或特快专递等。
此外，如果您需要寄送的信件包含其他附件或特殊订制的信封，还需要额外考虑成本。
因此，在邮寄信函时，务必仔细研究邮政服务提供商的价格表和费用计算方法，以便选择合适的寄送方式和附件选项。
传真和信函的比较传真和信函各有优劣，因此在选择适合您的沟通方式时，需要详细权衡其优缺点。
传真的优势在于其速度和效率。
无论何时，只要传真机的电话线路稳定，传输即时，传真收到的时间通常只需要几分钟。
在商业和法律领域中，传真也被广泛应用于传输敏感文件，因为传真可以提供高度的保密性和相对安全的传输方式。
相比之下，邮寄信件更加适合需要正式沟通的场合。
邮寄信件通常具有更高的声誉和权威性，可以传递更多的信息和素材，同时也可以携带更多的文具或包裹等。
提升沟通传真模板推荐
提升沟通传真模板推荐在现代社会，信息的快速传递和高效沟通对于工作和生活都非常重要。
尤其在商务领域，如何准确、清晰地传达信息至关重要。
为了提升沟通效率和减少误解的可能性，很多企业都在使用传真模板来发送文件和重要文件。
本文将介绍几个常见的传真模板，并推荐一些适用于多种场景的传真模板，以帮助您提升沟通传真的水平。
一、报价传真模板报价传真模板在商务活动中非常常见，它用于向客户传达产品或服务的价格和详细信息。
以下是一个简单的报价传真模板示例：[公司名称][公司地址][公司联系电话][公司传真号码][日期]敬启者，感谢您对我们公司的关注。
根据您的要求，我们为您提供以下产品/服务的报价：[列举产品/服务名称和价格][产品/服务详细信息][可选的附加信息]如果您对我们的报价有任何疑问或需要进一步了解，请随时与我们联系。
我们期待与您合作，共创美好的未来。
祝商祺，[您的名字][您的职位][您的联系方式]二、订单确认传真模板当您接收到客户的订单时，订单确认传真模板可以帮助您确认订单的详细信息，并向客户传达订单的处理状态。
以下是一个订单确认传真模板示例：[公司名称][公司地址][公司联系电话][公司传真号码][日期]敬启者，感谢您的订单。
我们已确认您的订单，并开始为您处理。
以下是订单的详细信息：[列举产品/服务名称和数量][订单总金额][交付时间][可选的附加信息]如有任何问题或需要进一步协商，请随时与我们联系。
我们将尽快处理您的订单并提供优质的服务。
祝商祺，[您的名字][您的职位][您的联系方式]三、合同传真模板合同传真模板用于向合作伙伴或客户发送合同文件。
以下是一个合同传真模板示例：[公司名称][公司地址][公司联系电话][公司传真号码][日期]敬启者，感谢您选择与我们合作。
附件为我们共同商讨后草拟的合同。
请您仔细阅读并确认合同内容。
[合同标题][合同具体条款][合同有效期限][可选的附加信息]如您同意合同内容，请打印、签字，并通过传真或邮件发送给我们。
AOFAX功能详解
AOFAX功能详解1. 最新功能：高速免费传真：收发双方都使用AOFAX，包括免费的软件型，互发传真免费，速度达每秒数百K或更高，上百页的传真几秒就发完啦。
漫游收发传真：在家里，在机场，在外地，在国外…，无论身在何地，您可以随时随地通过公司的传真线路对外收发传真。
内部即时聊天：公司内部用户互发文档、传真，支持文件签审批阅，还可以像QQ、MSN 一样即时聊天呢。
邮件发送传真：通过电子邮件发送传真，可与Exchange、Lotus Notes等邮件系统集成，实现移动传真。
计费管理：AOFAX计费管理功能可对每个传真自动计费，并在您的帐号上实时显示，便于日后统计费用。
统计报表：AOFAX统计报表功能可以按照用户、部门、全部三种方式对传真费用进行分类汇总。
客户端自动升级：服务器端升级后，客户端登录时检测到并在几秒钟内自动完成升级，升级时可以选择需要的语言。
客户端WEB安装：在局域网内，通过浏览器从服务器端下载客户端进行安装。
免费赠送软件型：免费下载AOFAX软件型，申请AOFAX号互发高速免费点对点的免费即时传真。
收到传真ＯＣＲ识别局域网内支持多台打印机自动打印免费域名解析：在互联网中，帮助用户找到公司内的服务器端，实现在移动中漫游收发传真和免费传真。
员工在线状态显示：显示内部员工的在线状态，以便事先知道向对方发送文件、转发传真和发起签审传真时，能否及时到达。
公共电话簿：对公司共同的传真号码，在服务器端可以建立、编辑公共电话簿，客户端无需分别录入，可共享使用。
传真代收代发2. 传真发送：免费传真发送：收发双方均为AOFAX合法用户，可以通过网络互发高速免费点对点的免费即时传真。
拖动方式发送：只需轻轻拖动鼠标将传真文件发送给电话簿联系人。
指定页面发送：多页传真可以任意指定其中一页或多页进行发送。
手工拨号发送：通过电话机拨通对方传真号码方式发送传真。
漫游发送传真：外出办公，AOFAX客户端通过傲发号|主机域名|主机IP地址方式登录服务器端发送传真。
关于传真软件在内部使用的说明
关于传真软件在内部使用的说明一、线路分配：本系统共有4条线路，其中前3条线路用于发送传真，第4条线路用于接收传真，号码暂定为53857449，待系统正常使用后调整为53853526。
二、线路选择：软件系统只能作为一个整体，在所有用户提交的传真发送请求时，系统会自动根据请求的先后安排发送，如：当第一个用户提交一条传真请求时，系统会自动查看第一条线路是否空闲，若空闲，则使用第一条线路将传真发出，若第一条线路忙，则系统自动选择第二条线路发送传真，若第二条线路也忙，则系统自动选择第三条线路发送传真，若第三条线路也在忙，则系统会暂时等待，直到3条线路中有一条空闲时，系统会自动将传真发出。
三、CargoAir系统中预报等信息的发送：当需要将CargoAir系统中的信息发送给客户时，直接选择打印，打印机选择“V efax Advanced Printer”，如图一所示：图一选择好打印机后，会弹出一个V efax对话框和一个选择系统模板的窗口，系统管理员在系统安装时会将需要的模板添加好，所以在此只要点击“完成”即可。
回到V efax的对话框，在此可以双击窗口中的内容进行预览，如果有问题可以取消进行修改，如没有问题，直接按“下一步”进行传真发送。
如图二和图三所示：图二图三确认信息无误，点击“下一步”后，系统会弹出一个对话框，要求输入接收人和传真号码，然后点击“添加”添加到接收人名单表中，若接收人的号码存在地址薄中，则可以从左边的地址薄中双击接收人的名字即可添加到接收人名单列表中，如下图（图四）：图四添加好接收人后，点击“下一步”，进入发送时间的设置，如下图（图五）：图五在此，用户可以选择“启动定时”，然后设定发送的时间，或者直接点击“下一步”立即发送，同时用户也可设定发送次数（建议不要把发送次数设太低，因为无论设置发送多少次，只要有一次发送成功，系统就不会再发送）、重发间隔（可以设成0分钟，即立即重拨）、响铃次数（可以使用系统默认值10次）等。
邮电部关于国内传真存储转发业务资费标准（试行）的通知-
邮电部关于国内传真存储转发业务资费标准（试行）的通知
正文：
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 邮电部关于国内传真存储转发业务资费标准（试行）的通知
（１９９５月１２日２８日）
现将国内传真存储转发业务资费标准通知如下：
一、开户费（一次性收取）：１００元
二、月使用费：２００元
三、通信费：
（一）基本传送费：
市内：按被叫端接收时长和现行市话资费标准计收市内基本传送费。
长途：按被叫端接收时长×主叫至被叫的国际、国内长途电话资费标准×８０％计算。
法定节假日、休息日及夜间长途电话的资费标准按现行有关规定执行。
（二）广播方式（多址）传送：
每增加一址，按每址基本传送费计收。
（三）加急业务：
加收２５％的基本传送费。
四、报文存储费：
３０天内免收，３０天后如果用户要求继续存储的，每天每千字付收取０．２０元存储费。
本通知自１９９６年１月１日起试行，试行期一年。
——结束——。
代发传真服务程序
OBJECTIVE 目的
规范化传真处理的程序，方便为客服务。
PROCEDURES 流程
1 .迎接客人。
2 .仔细聆听客人要求。
3 .记录以下的信息：
a）客人姓名及房间号码。
b）传真区域及传真号码。
1 .查看客人提供的国家、地区号码，确认无误。
2 .告知客人所需费用。
i. 保证传真顺利发出并把传真报告给客人看。
ii. 问清客人付款方式，请客人付款或签单，帐单上注明传真号码及发送所用时间。
iii. 谢谢客人的光临。
iv. 客人多或由于线路不通暂发不出去时，应礼貌地向客人解释。
若客人不急发，告诉客人发出后将通知房间，请客人先签单；若非住店客人，应
先付100%押金，发出后通知客人来取。
V. 填写《商务中心发送传真报表》。
商务中心传真服务规范
商务中心传真服务规范
为规范传真服务，特别制定本办法。
一、接受客人发送传真服务
1、接受客人发送传真、电传服务要主动迎接、问候、请客人坐下。
2、询问客人姓名、房号，发往地区或国家。
请客人出示文稿。
3、审核文稿，重复一遍，客人确认无误后，开通机器，查
询线路是否畅通，迅速发出。
4、若线路不通，请客人稍后办理挂帐、收款手续。
事后按
客人要求时间发出，客人未等待时，将发送完的文稿用信封封好，送至房间。
5、填写前台入账单，与客人确认后请客人签字，在电脑中传帐。
6、若客人付现金，主动开具发票，交与客人。
二、接受传真服务
1、如收到住店客人的传真，立即给房间打电话通知客人，
询问客人是否需要送到房间还是亲自来取，如客人需送房
间，则请客人稍等，马上派礼宾送到客人房间。
2、查找不到传真房号、客人姓名、联系方式，为客人保
留传真。
3、代客收件时，必须保密，不得泄露。
4、若是饭店内部传真，送到各部门，并请各部门签收。
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公司内部传真计费的实现方法
公司日常管理中，您是否有这样的疑问：传真量大，通讯费用高，但又没有好的方法及时核算传真的通信费用，统计办公成本，每天到电信打印费用清单？现在使用CoFax无纸网络传真服务器客户端和传真计费程序就可以在公司内部实现实时计费，实时审核。
它可以让您按个人或按部门统计，还可以查看单次传真的通信费用及详细信息，从而实现管控办公费用的目的。
前提：已经有一台配置好的CoFax传真服务器。
实现过程：安装CoFax客户端软件→安装计费程序→运行计费程序→设定参数
第一次运行计费程序时，系统会弹出服务器连接对话框（见下图），
指定需要计费的传真服务器（输入其IP、帐户名和密码，登录该服务器）
计费程序正常启动后，会在托盘区以小图标显示
双击图标，打开主窗口。
选择文件——计费设置，设置资费及数据同步的时间间隔。
这里可以按照公司和电信营运商协商的真实价格填写，以保证计费的正确。
确定后，退出计费程序再重启，使设置生效。
选择工具栏上的计费查询，指定统计类型和起止时间，CoFax无纸网络传真服务器计费插件提供了多种统计和查询方式，例如：可以按员工个人、部门等进行不同时段（单日、周、月、某个特定时段）对本地市话、国内长途、国际长途等传真费用进行查询，完全可以满足用户单位内部对办公费用进行精细化管理的要求。
请看下面的实例：
确定后，系统显示相应的统计数据。
这是详细统计数据的一个列表，可以看到单位内部每个员工使用传真服务器发送传真的日期时间、对方号码、传真页数、产生的话费等信息，一目了然。
同时，管理员也可以根据需要，进行各种类别的统计分析，下图是按员工个人汇总的统
计数据，可以准确的看到每个员工使用传真服务器的情况，从而为公司管理层考察本单位员工的工作量、工作成本提供了准确的数据。
同时，管理员也可以按照公司内使用部门进行汇总，通过对统计数据的分析，可以更好的调配公司电话线路资源，得到开源节流的效果，下图是按部门汇总的统计数据：
管理员完成内部传真费用的统计分析后，也可以通过菜单功能选项中“文件”——“打印”，把统计的结果打印出来，存档分发。