工程档案数字化建设与档案管理研究

工程档案数字化建设与档案管理研究
摘要：随着科技的飞速发展，信息高速公路的进一步拓宽，提高档案工作的
数字化水平成为档案工作者迫在眉睫的任务。

与此同时，工程建设项目的如火如
荼开展，也形成了数量庞大的工程档案。

开展工程档案数字化建设，能够显著缓
解档案管理人员的工作压力，提升档案管理效率。

因此，文章重点就工程档案数
字化建设与档案管理展开分析。

关键词：工程档案；数字化建设；档案管理
工程单位的业务工作将涉及大量的筹建阶段的档案资料、承包合同、勘察测绘、项目批准档案、项目施工过程中的施工档案、竣工后的监理档案和验收档案。

档案管理的复杂性高。

在以往的档案管理工作中，几乎所有的工作档案都以纸质
形式存储，对保存环境要求高，存储空间大。

浪费人力物力。

纸质档案仍然存在
磨损和丢失的问题，基于数字系统的档案云备份可以实现永久保存，有效提高档
案管理的效率。

1建设工程档案数字化管理的意义分析
1.1有效提升档案管理质量
目前，我国各单位开展的项目档案管理工作存在许多弊端，其中最突出的就
是缺乏管理能力。

将数字技术引入工程档案管理工作中，依托计算机、互联网、
物联网、大数据、云存储等先进科技开展工程档案管理工作，可促进工程档案管
理走向科学化、规范化、制度化的发展方向。

利用数字化技术对工程档案进行处理，不仅有利于工程项目信息的存储，还可以进一步拓展工程信息资料的处理和
应用，积极拓展工程档案管理的范围。

1.2促进档案信息共享
现阶段我国各工程单位档案数字化管理水平普遍相对落后，尚未建立科学可
行的档案信息共享系统。

在此基础上，进一步深化工程档案数字化建设，将有效
促进档案信息的共享，运行统一的工程档案管理系统，从而提高工程档案信息的“开放性”，进一步提高档案的利用率和效率。

借助数字化档案管理系统，可以
实现对工程单位运行生产过程中产生的项目档案数据的科学规划和管理。

服务等
多个层面的瓶颈，确保工程项目档案的社会和经济效益能够得到充分展示。

1.3促进建设项目事业的发展
工程档案是各单位工程建设中各种资源的组合。

除了纸质材料外，它们还包
含大量的图像、音频和视频资源。

如果不能有效提高项目档案的数字化管理水平，将严重制约项目档案管理工作的开展。

各工程单位可以利用数字化技术实现项目
工程档案的高效集成分析和存储，从而对各工程建设项目的实际发展状况、技术
水平和工艺状况进行深入分析，为各单位后续的长期发展提供参考。

打下坚实的
基础。

2提升工程档案数字化建设的相关建议
2.1完善档案管理机制
工程档案管理工作具有一定的复杂性。

为了进一步推进数字化建设，有必要
实施档案管理系统的完善。

各单位需要根据项目实际建设情况建立长效管理机制，并根据项目实际建设需要及时调整相关工作规章制度，从而提高档案管理工作的
动态性，从而有效地适应了数字化档案管理模式的运行需要。

基于此，可以实现
对项目施工过程的全面覆盖，尽可能保证项目档案的完整性和真实性。

同时，充
分利用信息技术的优势，构建完善的信息管理平台，以合理的功能设计提高项目
管理法规的渗透性，并利用自动化技术及时对档案进行审核，进一步保证数据和
数据的真实性。

2.2提升数字化建设水平
加强信息技术应用，可以有效提高档案管理工作质量。

各企业需要加强基础
设施建设，进一步优化档案管理工作流程，逐步提高管理效率，实现传统档案管
理模式向数字化管理模式的转变，进一步保证档案的完整性。

在这个过程中，要
实施网络环境的优化，构建高效的信息传递通道，实现档案资源的高效共享。

此
外，还应进一步加强档案管理系统的研发和更新，并根据项目建设情况对系统功
能进行优化，确保档案管理流程能够满足项目的实际建设需求。

2.3优化档案利用效率
科学规划和利用档案资源，为后续项目建设提供可靠支持。

将信息技术引入
档案管理，可以大大提高档案管理的效率。

借助先进的技术和设备，可以改变档
案数据的存储方式，建立完善的系统。

数据数据库，为后续档案数据的传输和利
用提供基本保障。

在建设数字化档案管理的过程中，不仅要停留在项目档案数据
的简单集成和存储层面，还需要根据实际使用需要对数据进行定位和调动，提高
数据使用效率。

同时，还应依托网络技术的优势，实现档案资源的远程利用。

2.4重视安全管理
为了保证档案管理工作的顺利开展，需要保证网络环境的安全，利用网络技
术实现项目档案的实时共享和档案管理流程的科学集成。

在运行数字化档案管理
模式时，网络安全问题是危害档案安全的关键因素。

各档案管理部门在使用信息
管理平台的过程中需要重视档案安全管理，构建完整的安全管理体系，不断优化
网络安全管理体系，规范管理流程，然后有效地防止外部网络病毒的入侵。

同时，要积极引入安全防护技术，从全方位的途径对工程档案进行保护，进一步优化防
火墙配置，全面监控网络数据交互过程。

此外，可以合理使用杀毒软件，对数字
档案管理系统的软硬件设施进行实时监控，及时应对病毒和木马的威胁。

最后，
要依托物联网技术，进一步加强档案安全管理，全面监控实物档案的存储环境，
实现重点档案的精准定位，实现档案流通过程中的高效管理。

档案存储和使用过
程中的安全问题需要及时解决，进一步提高项目档案的安全性，避免信息泄露。

2.5强化人才队伍建设
工程档案管理具有较强的专业特点，各管理部门应根据工程项目的实际建设
需要引进优秀管理人才，进一步加强管理队伍建设，加强人才队伍战斗力。

随着
现代信息技术的快速发展，需要进一步加强相关人员的专业素质，以确保他们有
能力承担相关工作。

各单位需要进一步加强培训教育活动建设，根据实际管理需
要提高培训计划的针对性，确保档案管理人员的综合素质不断提高。

同时，进一
步完善绩效考核机制，根据实际工作情况制定相应的绩效考核标准，结合激励政策，充分调动相关人员的积极性和责任心。

综上所述，项目档案管理是每个工程单位的一项极为关键的工作，也是其日常工作的重要组成部分。

在过去的档案管理工作中，相关人员一般以纸质形式保存档案，经常磨损、丢失，查阅档案极为不便。

现阶段，各工程单位需要跟上时代发展的步伐，创新工作模式，通过数字化工程档案建设提高档案管理工作的有效性，积极转变思路，并结合工程实际，进一步完善数字化管理系统的建设，提高档案管理效率。

参考文献
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