企业文案管理制度

企业文案管理制度

一、制度目的

为了规范企业文件的起草、审批和存档流程，提高文件管理的效率和质量，以及保障企业文件的合法性和安全性，特制定本管理制度。

二、适用范围

本管理制度适用于公司内部所有文件的起草、审批、签发、传阅、存档和销毁等全过程管理。

三、文件的分类

1. 根据内容的不同，文件可分为：

（1）内部文件：指公司内部使用的文件，包括内部通知、会议纪要、工作报告等；

（2）外部文件：指与外部单位和个人有关的文件，包括合同、协议、函件等；

（3）保密文件：指公司涉密文件和个人隐私文件。

2. 根据形式的不同，文件可分为：

（1）纸质文件：指以纸张形式存在的文件；

（2）电子文件：指以数字形式存在的文件。

四、文件的起草

1. 内部文件的起草

（1）内部文件的起草由部门负责人或文件负责人指定具体人员负责；

（2）内部文件应包括标题、正文、签发人、日期等基本要素，并明确文件的目的、内容和要求。

2. 外部文件的起草

（1）外部文件的起草由相关部门负责人或文件负责人指定具体人员负责；

（2）外部文件应包括标题、正文、签发人、日期等基本要素，并依据与对方的关系和文件的性质确定是否需要公章或个人签名。

3. 保密文件的起草

（1）保密文件的起草应在涉密范围内完成，筛选有关人员，并限定范围、保密措施，并明确保密期限；

（2）涉密文件应按照公司保密管理规定的要求，分级管理，确定保密级别，定期进行保密审查和更新。

五、文件的审批

1. 内部文件的审批

（1）内部文件经起草者起草后，应报所属部门负责人审批；

（2）经部门负责人审批后，应报公司文件负责人审批；

（3）公司文件负责人审批后，方可进行文件签发、传阅和存档。

2. 外部文件的审批

（1）外部文件经起草者起草后，应报所属部门负责人审批；

（2）经部门负责人审批后，应报公司文件负责人审批；

（3）公司文件负责人审批后，方可进行文件签发、传阅和存档。

3. 保密文件的审批

（1）保密文件经起草者起草后，应报所属部门负责人审批；

（2）经部门负责人审批后，应报公司文件负责人审批；

（3）公司文件负责人审批后，方可进行文件签发、传阅和存档。

六、文件的签发

1. 内部文件的签发

（1）内部文件签发应由文件负责人或相关负责人批准，并加盖公司公章；

（2）签发人应确认文件的合法性和准确性，并对文件的传阅和存档进行监督。

2. 外部文件的签发

（1）外部文件签发应由文件负责人或相关负责人批准，并加盖公司公章；

（2）签发人应确认文件的合法性和准确性，并对文件的传阅和存档进行监督。

3. 保密文件的签发

（1）保密文件应由专人批准，并加盖公司保密专用章；

（2）签发人应确认文件内容的保密性和准确性，并对相关人员进行保密教育和监督。

七、文件的传阅

1. 内部文件的传阅

（1）内部文件传阅应由文件负责人或相关负责人负责，明确传阅范围和传阅要求；

（2）传阅人应按照规定的流程和要求进行传阅，并及时将文件反馈意见或签字确认。

2. 外部文件的传阅

（1）外部文件传阅应由文件负责人或相关负责人负责，明确传阅范围和传阅要求；

（2）传阅人应按照规定的流程和要求进行传阅，并及时将文件反馈意见或签字确认。

3. 保密文件的传阅

（1）保密文件的传阅应严格按照保密管理规定的要求进行，禁止随意传阅；

（2）传阅人应按照文件的保密级别和权限进行传阅，并及时将文件反馈意见或签字确认。

八、文件的存档

1. 纸质文件的存档

（1）纸质文件应按照公司规定的存档要求和标准进行分类、编号和存放；

（2）纸质文件应设置保管人，并明确存档位置和存档期限。

2. 电子文件的存档

（1）电子文件应按照公司规定的存档要求和标准进行分类、编码和备份；

（2）电子文件应设置专人负责存档和备份工作，并定期进行存档检查和更新。

3. 保密文件的存档

（1）保密文件应按照公司保密管理规定的要求进行分类、编码和存放；

（2）保密文件应设置专人负责保密存档和定期进行保密检查和更新。

九、文件的销毁

1. 内部文件的销毁

（1）内部文件在存档期限届满或失效后，经文件负责人审批后方可启动销毁程序；

（2）销毁程序应按照公司规定的流程和要求进行，并应有专人进行监督和记录。

2. 外部文件的销毁

（1）外部文件在存档期限届满或失效后，经文件负责人审批后方可启动销毁程序；

（2）销毁程序应按照公司规定的流程和要求进行，并应有专人进行监督和记录。

3. 保密文件的销毁

（1）保密文件在保密期限届满后，应按照保密管理规定的要求进行销毁；

（2）销毁程序应严格按照公司保密管理规定的流程和要求进行，并应有专人进行监督和记录。

十、法律责任

任何个人或单位不得违反国家相关法律法规和公司文件管理制度，擅自篡改文件、泄露文件内容和私自销毁文件，一经发现，将追究相关责任人的法律责任。

十一、制度的解释权

公司文件负责人负责本制度的制定、解释和修订，并对制度全面负责。

以上为公司文件管理制度的具体内容，希望全体员工严格执行，共同维护公司的正常秩序和良好形象。