助理文秘岗位职责

助理文秘岗位职责
一、文秘工作的组织协调
1.协助安排并组织各类会议、培训和活动，包括会议室预订、通知与邀请、资料准备等工作；
2.为会议准备会议纪要、会议议程和会议材料，并负责会议记录和会后文件归档；
3.与相关部门协调联络，确保各类文件和资料的及时传递和处理，保障工作的顺利进行；
4.协助安排出差、会议等日常行程安排，涉及到行程规划、机票酒店预订、报销备案等工作；
5.处理来访客人的接待工作，确保来访者的需求得到满足，并维护公司形象。

二、文件管理
1.负责公司各类文件、合同、报告的整理、归档和保管工作，确保文件整齐、易于查找和阅读；
2.负责办公室文件和资料的定期整理和归档，并建立文件管理系统，确保文件的完整性和安全性；
3.协助部门主管组织并监督相关文件的审批流程，确保各项手续的合规性和及时性；
4.管理行政文件柜和资料室，确保文件的分类、整理和妥善保管。

三、行政支持
1.协助处理日常行政事务，包括办公用品采购、接收和处理快递、传真等；
2.负责办公室设备的维护与管理，如打印机、传真机、复印机等设备的检修和维护；
3.协助安排办公室维修和保洁等日常工作，保证办公环境的整洁和舒适；
4.协助处理员工请假、出差、报销等相关事务，确保相关流程的顺利进行；
5.协助财务部门进行相关费用报销和报账工作，包括票据的整理、差旅费用的核算等；
6.协助完成上级领导交办的其他日常行政工作。

四、沟通协调
2.负责内外部文件的传递和联络，如传真、邮件、快递等，保证信息的及时准确传递；
3.协助组织部门人员进行相关会议、培训和交流活动，负责与会人员的邀请和资料准备；
4.协助上级领导进行相关项目或活动的策划和组织，包括日程安排、会务协调和宴请接待等。

五、其他工作
1.协助部门主管完成其他临时性或特殊性的工作任务；
2.不定期参与部门会议，提供会议记录和协助撰写会议纪要；
3.积极学习并熟悉公司相关业务，提供必要的支持和帮助。

总的来说，助理文秘在工作中需要具备良好的组织协调能力、文件管理能力、行政支持能力和沟通协调能力。

同时，助理文秘还应具备一定的责任心和细致认真的工作态度，能够承担部门内各类文件和资料的整理和归档工作，为公司的运营提供高效顺畅的行政支持。