如何提升档案的利用价值

如何提升档案的利用价值
发布时间：2021-05-17T05:44:31.949Z 来源：《中国科技人才》2021年第8期作者：于涛[导读] 档案的价值主要体现在利用服务方面，而档案服务就是将档案提供给所需者进行查询和参考。

潍坊市奎文区档案馆
摘要：众所周知，档案是重要的信息载体，承载着大量的文化信息资源。

这些宝贵的文化信息资源具有较高的利用价值，如何将这些重要的信息资源有效开发，方便利用，是档案管理人员的职责所在。

当利用者得到所需的档案信息时，档案需求得到满足，档案的利用价值就会自然展现。

随着社会的深入发展，人们的档案利用需求也越来越高，进一步提升档案的利用服务水平，才能更好的发挥档案的价值。

关键词：档案；利用；价值
一、积极主动提供有效服务
档案的价值主要体现在利用服务方面，而档案服务就是将档案提供给所需者进行查询和参考。

过去的利用方式主要是利用者需要什么，我们就提供什么，这种利用服务是被动的，价值体现也是延迟的。

档案需要更加主动地提供有效服务，才能更好地把利用价值最大化。

那什么是最大化的价值服务？归纳起来主要有两点：第一点是主动挖掘未知的档案信息价值；第二点是提供更优质高效的利用服务。

（一）主动挖掘未知的档案信息价值。

档案的价值体现在外部和内部两个方面，外部价值主要是指内容和字面直接表达展现的信息内容，这些信息内容一目了然，可以直接满足利用者的需求；内部价值是指蕴含于档案内容和信息之中，可以挖掘提炼的有效价值。

档案外部价值是最常指的价值，无需挖掘，而档案的内部价值需要进一步的加工、筛选、组合，将蕴含的不被理解的信息予以提炼、归纳、总结，重新整合成系统性的信息，并且这些信息真实可靠。

经过挖掘形成的这些档案信息只是原档案的不同表现形式，其内容内涵是原档案的客观真实体现。

这样通过挖掘整理的档案就被赋予了新的生命和价值。

当利用需求产生时，我们提供的档案不再是单一的、表面的单一价值，与之相一致或类似的关联性价值同时被需求者利用，从而更好地满足利用者的外延需求。

（二）提供更优质高效的利用服务。

随着社会的进步，节能高效成为现代人的标签和追求。

在这种大的社会环境和快速的生活节奏下，人们的时间更加珍贵，希望用最短的时间，最快的方式解决有关问题或得到自身所需。

档案利用服务要适应和满足这种高效快节奏的工作模式，就要运用新的技术手段，简化利用手续，用最新的管理利用手段，提供最精准的利用服务。

过去手工目录查阅调卷的利用方式已经严重滞后于现代工作所需，用计算机网络技术，实施数字化、信息化档案复制件的利用成为一种新型高效的服务手段，这种服务手段的实施需要建立一个数据完整、技术完善的现代化信息数据库，并通过专门的管理软件，实现比“百度”更为精准的检索，以满足利用者快速、全面利用档案之需。

二、打造可靠的信息数据管理平台。

如今的互联网技术可以将多个信息数据平台于无形之中连接在一起，人们只需要输入想要查询的信息内容，大量的数据信息就会展现在利用者的面前。

但是这种形式的信息利用价值较为低下，往往充斥着一些不准确的内容，需要加以甄别，慎重利用。

而档案作为一种特殊的信息资源却又有别于其它普通的信息，它的形成过程是在受控的环境下产生，过程背景和内容真实可靠，属于原始的第一手信息范畴。

要利用好档案信息，首先就需要保护好档案信息的真实准确性，那么建立档案专用权威的管理平台就是解决之策，专用平台既可以是专门的档案数据库，又可以是档案信息网站。

通过专门的网站或数据库，提供档案信息，自然保证了档案信息的真实准确性，从而将档案的有效价值提供予需求者。

同时，档案平台还可以与社会平台互联共享，使利用者不受时间、空间、地域的羁绊限制，随时随地，畅通无阻地利用已经开放的档案信息平台，更好地发挥档案信息服务社会发展的价值作用。

三、打造更加开放的利用空间。

档案自古以来被赋予“严肃和不为人知”的面孔，对档案的这种认识一直延续影响到现在，这是时代和制度赋予档案的历史属性面孔。

但是随着社会的全面开放发展，档案的内容性质也发生了根本性的变化，档案已经走入了人们的日常生活，利用档案变得正如图书文献阅读利用一样，成为一种正常的信息需求。

鉴于这种社会需求，档案工作应该走出库房，冲破传统的限制，走向社会，让更多的人可以利用。

档案馆作为一个区域的档案综合管理部门，要立足馆藏，打造一个全方位的公共利用空间，将属于开放范围的档案毫无保留的呈献给利用者，要创造好的利用空间和利用环境，配备便捷的利用服务设施设备，让利用者在一种休闲、自由、开放的空间内尽情享受档案信息资源的滋养供给，从而促进工作生活质量的提升。

部门档案室作为一个单位部门的档案管理机构，也要发挥好档案服务自身建设的价值作用，主动开展利用服务工作，围绕单位中心工作，服务单位发展所需。

打造开放的档案利用空间形式多样，可以因地制宜，按需设置。

但是不管采用哪种开放利用方式，都要以满足最广大的利用者为根本，形式不能拘泥和影响档案的价值发挥，可以大胆地尝试档案利用服务新方式，以便让人们如沐浴春风般感受和利用档案的价值，没有枯燥乏味，更多的是档案价值所发挥的独特魅力。

档案开放式管理已经成为档案工作者的共识，完善服务方式，打造学习与休闲于一体的利用环境，让利用者满意的接受档案利用服务，是档案走向未来的必然方向。

随着科技在档案中的应用，档案的利用将更加快速和便捷，要从打造档案利用文化休闲功能开始，让更多的人主动利用档案，享受档案，才能提升档案的价值，发挥档案应有的社会效益，这也正是档案价值的体现。

参考文献：
1.张玉丽，综合档案馆文化休闲功能思考，百度文库
2.王丽华，国外档案利用服务社会化的理论研究，来台文集2017（03）12
3.杨发新，公共档案馆：公众休闲的好地方，科学发现，2018年（05）11。