文秘知识培训教材
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文秘培训课件
详细描述
2. 文件存储与备份：掌握如何进行文件的存储和备份 ，以避免文件丢失或损坏。
03
商务礼仪与沟通技巧
商务场合着装要求
职业装
在商务场合，应选择正式、得体 的职业装，如西装、职业套裙等 。避免穿着过于随意的服装，以 免给客户留下不专业的印象。
颜色搭配
选择合适的颜色搭配，以深色系 为主，避免过于花哨的颜色。同 时，注意服装颜色的搭配要得体 ，如黑色西装搭配白色衬衫或黑 色高跟鞋等。
文秘的工作技能要求
优秀的组织能力
文秘需要具备优秀的组织能力，包 括时间管理、任务管理以及协调沟 通等方面的能力。
熟练掌握办公软件
文秘需要熟练掌握办公软件，如 Word、Excel、PowerPoint等。
出色的沟通能力
文秘需要具备出色的书面和口头沟 通能力，以便协调内外部沟通。
关注细节与注重效率
文秘需要注重细节，同时注重工作 效率，确保工作质量。
沟通技巧与人际关系处理
倾听技巧
良好的沟通技巧需要具备良好的倾听能力。在与人沟通时，应认真倾听对方的意见和建议 。避免打断他人或过早地表达自己的看法。
表达技巧
在表达自己的观点和看法时，应清晰明了、言简意赅。同时，注意表达的方式和语气，以 避免引起误解或产生冲突。
人际关系处理
在商务场合，应处理好各种人际关系，如与客户、同事、上司等的关系。尊重他人的权利 和意见，积极协助他人解决问题。同时，要善于维护良好的人际关系，提高自己的社交能 力。
05
文秘工作常见问题与解决方 案
文件处理常见问题与解决方法
• 文件分类不明确：文件柜分类不清晰，文件摆放混乱，影响工作效率。 • 文件存储方法不规范：纸质文件随意存放，容易损坏或丢失。 • 文件查找时间过长：文件查找时间长，影响工作效率。 • 解决方案 • 建立明确的文件分类体系：根据文件性质、类型、紧急程度等分类，将文件摆放整齐，方便查找。 • 规范文件存储方法：纸质文件需进行防火、防潮、防虫等处理，及时存档备份。 • 建立电子化文件管理系统：使用电子化文件管理系统，提高文件查找速度和效率。
高级办公文秘专业培训教程
高级办公文秘专业培训教程高级办公文秘专业培训教程第一部分：基础知识篇第一章：办公文秘的角色和职责1.1 办公文秘的定义和概述1.2 办公文秘的角色和职责1.3 办公文秘的常见工作内容第二章：办公文秘的基本技能2.1 优秀的沟通能力2.2 准确无误的文字处理能力2.3 高效的组织能力2.4 熟练运用办公软件的能力2.5 熟悉办公设备的使用方法第三章：办公文秘的职业素养3.1 知识和技能的不断更新与提升3.2 保持良好的工作态度和工作品质3.3 勤奋和持久的工作精神3.4 保护商业机密和保密工作3.5 学会合理处理工作上的问题和冲突第二部分：办公技能篇第四章：信息管理和文件处理4.1 有效的信息管理和组织4.2 高效的文件处理和归档4.3 管理电子邮件和日程安排4.4 熟悉会议记录和会议技巧4.5 掌握与上级和同事的沟通技巧第五章：会议和活动的组织与安排5.1 策划和组织会议的流程5.2 高效安排和管理会议的时间和地点5.3 熟练运用会议记录和会议纪要5.4 协助组织特殊活动和庆典第六章：商务信函和企业公文写作6.1 商务信函的格式和写作规范6.2 企业公文的种类和写作特点6.3 提高写作表达能力和语言运用能力6.4 编写简洁明了的会议纪要和工作报告第七章：应对电话和接待工作7.1 电话礼仪和应对策略7.2 接待来访客户和访客接待处的礼仪7.3 提高电话和接待工作的专业素养7.4 处理突发事件和紧急情况的能力第三部分：实践操作篇第八章：实践技能演练8.1 虚拟办公实操演练8.2 办公文秘实际工作模拟8.3 办公技能培训实地考察8.4 办公技能竞赛和综合实训第九章：实践能力考核9.1 办公技能综合考核9.2 办公实操操作验收9.3 办公技能能力测试9.4 培训期末综合评估结语：办公文秘是一个需要全面掌握办公技能和职业素养的职业。
通过本教程的学习和实践能力的培养，可以使学员在办公文秘领域更加具备竞争力，为公司的工作提供高效的支持和服务。
秘书培训课程教材
怎樣進行檔案檢索﹖
熟悉運用适合自己部門的特殊編索﹐以便在提取使用時迅速﹑ 准确﹐而代號則便于歸檔和檢索資料﹒比方﹕ 以個人姓名編制索引 以部門名稱編制索引 以文件項目編制索引
索引首先分成條目〔標題和頁碼〕﹐條目可依次分為次條目﹑ 次次條目﹒
第七章 秘書寫作
會議紀要
用途﹕ 記載﹑傳達會議情況和議定事項
影響環境衛生 影響公司形象 招引虫蟻老鼠﹐有机會誘發傳染病 其它等……
鑒此﹐公司全体職工嚴禁在工作崗位進食任何食物﹒一旦發 現有違將追究責任﹒
特此通告﹗
簽署﹕ ____________ 2002年2月20日
通知
會議通知
各部門主管﹕
請出席今日下午由本人主持的會議﹐詳情如下﹕ a. 時間﹕2:00pm b. 地點﹕三樓培訓課室 c. 參加﹕各部主管 d. 主旨﹕施政報告宣傳
精明的辦事本領
基礎﹕ • 知識面廣 • 頭腦清楚 • 思維敏捷 • 手腳勤快 • 經驗丰富
能力﹕ 專業能力 理解和領會能力 條理和駕馭能力 口語表達能力 應變能力 交際能力
較強的文字表達能力
文字表達能力是秘書人員的根本功﹐几乎整天与文字打交 道﹐如草擬文件﹑會議記錄等﹒ 秘書人員的文字表達能力﹐不是單純文筆技巧問題﹒它實際 是較高的政治理論水平﹑丰富的科學文化知識﹑較強的分析 問題能力以及流暢的文筆等綜合能力﹒ 文字表達能力的形成和提高﹐賴于長期﹑反复﹑刻苦的寫作 實踐﹐由實踐中加以消化﹐做到心領神會﹐下筆才能左右逢 源﹒
特殊技能
電腦操作 資料复印 攝影技術 錄音錄像技術 打字技術 速記技術 書法藝術 編輯﹑校對技能 其它等……
智能素養
知識積累 積累意味著積少成多﹐意味著勤奮好學﹐絕不是
听其自然﹐坐待知識進門﹒ 思維訓練
2024版文秘知识培训教材PPT课件ppt范文
05
信息收集、整理与传递
信息收集途径和方法
互联网搜索
利用搜索引擎，输入关键词进行 信息检索。
社交媒体
关注行业专家、意见领袖，获取 最新动态和观点。
专业数据库
利用图书馆、学术机构等提供的 专业数据库进行深度查询。
调查问卷
设计问卷，针对目标群体进行调 查，收集一手数据。
信息筛选、分类和整理
信息筛选
会议纪要整理和发布
整理会议记录，提炼关键 信息和重要观点
编写会议纪要，包括会议 主题、时间、地点、参会 人员、主要内容和结论等
校对和修改会议纪要，确 保内容准确、简洁明了
根据需要，将会议纪要发 布到公司内部网站或其他 平台上，以便更多人了解 会议内容和结果
将会议纪要发送给参会人 员和相关领导，以便及时 了解和掌握会议情况
密要求。
企业保密规章制度
了解并遵守企业内部的保密规章 制度，确保企业商业秘密和敏感
信息不被泄露。
企业保密制度遵守
涉密人员管理
严格执行涉密人员审查、培训、考核和离岗离职脱密期管理等制度， 确保涉密人员符合保密要求。
涉密载体管理
加强涉密载体（如文件、资料、硬盘等）的制作、收发、传递、使 用、复制、保存和销毁等全过程管理，确保涉密载体安全可控。
Excel数据处理
02
学会数据输入、公式与函数应用、数据排序、筛选与分类汇总
等操作，提高数据处理能力。
PowerPoint演示文稿制作
03
掌握幻灯片创建、布局设计、动画设置、多媒体插入等技巧，
制作专业且生动的演示文稿。
文件管理方法与规范
文件分类与命名
按照文件性质、内容进行 分类，采用规范的文件命 名方式，方便文件查找与 管理。
文秘知识培训教材
文秘知识培训教材主讲：康静;;茫;第一章文秘角色认知;;职位：生产制造文员工作定位：事务性工作岗位职责：部门内部人事资料的建立；新进人员的入职引导；每月月申请的申购和临时申请物品的追踪；受控文件的登记、发行、维护过期无效文件的回收与作废。
资料的保管、整理与归档。
本部门每月绩效与优秀员工评比的监督电子档的录入与存档；负责车间5S的监督；本部门人员出勤状况的管理；本部门人员人事问题的呈报处理各部门间文件信息的传达；上岗证的考核；奖罚与请假人员的统计且录入保存为电子档；每周周会的记录；协助课长处理日常事务；;角色定位案例：;第二章文秘素质要求;主动而不越位服从而不盲从沟通而不封闭挡驾而不阻拦;;三.文秘人员所要具备的知识;第三章文秘办事技能;;个人礼仪;一.礼仪的原则;办公礼仪;电话; ;语气练习:; ; ; ; ;名片交换的礼仪;替上司接待客人;接待礼仪访客接待四大禁忌;内部沟通;企业管理过去是沟通现在是沟通未来还是沟通----松下幸之助;沟通语言;一.沟通的要领;案例：;高效沟通行动方案;组织流程;第一阶段：会前的计划与筹备;会议议题确定邀请与会者安排会议日程及议程确定会议地点布置会议发送会议通知;议程;便函式会议通知__领导：兹定于_月_日（星期_）下午14：00在公司会议召开部门经理会议讨论下半年的工作请准时参加。
__公司总经理办公室 _年_月_日;东莞劲胜精密组件股份有限公司;会议准备工具清单;;写作技巧;一主旨二材料三结构四语言;指挥性文书：指示规范性文书：章程报请性文书：请示知照性文书：通知联络性文书：信函记录性文书：会议记录指导性文书：新闻法律性文书：合同;第一步：制定正确的行动目标;请分析你的行动目标经理让你组织本部门组长级以上人员召开部门重要会议你确定了时间和地点后拟一个通知发给所有组长。
行动目标：的行动“我要在会议前一个星期让每个组长确定能否参加”被动目标：的意愿“我要通知每个组长会议的时间和地点”;正式指数：你本人很了解对方吗？目标读者比你地位低吗？是好消息吗？;第三步：决定文章的总体风格;48;公文的五大主要层次：连贯式：按照事情的发展经过、时间顺序如：事故调查报告并列式：层次之间为并列关系如：报告、总结、建议分析问题式：提出问题、分析问题、解决问题如：指示、命令、情况、公告、通知、决议问答式：用问答来组织全篇如：操作指南、采访稿行动结果：直指事情的结果如：介绍信、信;列出大纲的目的：七分想三分写磨刀不误砍柴工提炼想法定出框架建立合理次序;抛砖引玉鼓作气如“冲刺”冲出初稿后再修改不要“十步九回头”;时间管理矩阵图 ;53;54;如果你有行动力你就会成功；如果你有创造力你就会卓越如果你有影响力你就会有成就！ ---牛根生;谢谢大家!;9、青少年是一个美好而又是一去不可再得的时期是将来一切光明和幸福的开端。
文秘培训教材课件
PPT学习交流
16
文秘---事务管理之会议管理
会议纪录者应强化的多项技能：
◆反应快。对于大家提到的问题，能够迅速反应。
◆写字快。做会议记录，写字速度当然有一定要求。
◆知识面广。在做会议记录时，经常会听到一些专业术语， 没有相对广的知识面，对这些专业术语，你可能既听不懂， 也不会写。这属于一个会议记录者的硬件能力。
D、积P极PT学心习交态流 ，亲切态度。
3
文秘----角色意识培养
• A、培养强烈的服务意识及责任感 • B、培养积极的参与意识 • C、培养较强的公关意识 • D、培养较强的制度意识 • E、培养较强的保密意识
书(Secretary) 缘于拉丁文secretar-ius，
意即“可靠的职员”
PPT学习交流
PPT学习交流
15
文秘---事务管理之会议管理
会议记录的写作技巧 ：一快、二要、三省、四代 一快，即书写运笔要快，记得快 二要，即择要而记 。关键内容为：围绕会议议题、会议主持 人和主要领导同志发言的中心思想 三省，即在记录中正确使用省略法 四代，即用较为简便的写法代替复杂的写法 。如用姓代表全 名，用拼音代表文字等
•要点不漏:决议、建议、问题和发言人的观 点、论据材料等要记得具体、详细。
时间控制
初步诊断并提交诊断报告
•过程中提醒会议主持者 控制会议进度
会议进行过程工作的成功是会议成效的保证
PPT学习交流
13
文秘---事务管理之会议管理
前会期议准任备务
项目准启备动工作
会议进 调查分行析
方案设计会议踪跟培 实训 施和
•大型会议/中型会议/小 型会议
•公司内部会议/公司外 部会议（略）
《文秘培训》课件
03
文秘的文书处理能力
公文写作
01
02
03
04
公文写作
掌握公文的基本格式和规范， 能够撰写通知、通报、报告等
公文。
公文语言特点
了解公文的语言特点，如准确 、简练、庄重，能够运用合适
的措辞和语气。
公文处理流程
熟悉公文的收发、登记、传阅 、归档等流程，确保公文处理
的及时性和准确性。
公文写作技巧
掌握公文写作的技巧，如结构 清晰、条理分明、逻辑严密，
提高公文的质量和效率。
商务信函写作
商务信函格式
商务信函语言特点
掌握商务信函的基本格式和规范，包括称 呼、正文、结尾敬语和签名等部分。
了解商务信函的语言特点，如礼貌、专业 、简洁，能够运用合适的措辞和语气。
商务信函内容
商务信函写作技巧
熟悉商务信函的常见内容和要点，如建立 业务关系、询盘、报价、订货等，能够根 据不同情境撰写合适的信函。
《文秘培训》ppt课件
contents
目录
• 文秘的职责与角色 • 文秘的沟通技巧 • 文秘的文书处理能力 • 文秘的行政能力 • 文秘的职业素养
01
文秘的职责与角色
什么是文秘
定义
文秘是指在企业和组织中担任行 政、秘书等职务的人员，负责处 理日常办公事务、文件管理、沟 通协调等工作。
特点
具备扎实的文字功底和组织协调 能力，能够高效处理各类办公事 务，保障企业日常运营的顺利进 行。
定期对文件进行备份，以防数据丢 失，确保文件安全。
文件传递与保密
确保文件传递过程中不泄露机密信 息，采取适当的保密措施。
时间管理
制定工作计划
根据任务优先级和时间安排，制 定详细的工作计划。
文秘知识培训教材
10
三.文秘人员所要具备的知识
口头表达能力 书面表达能力 办事能力 洞察能力 应变能力 心理调适能力
11
第三章 文秘办事技能
12
礼仪知识
沟通技巧
秘书办 事技能
公文写作
会务管理
13
职场礼仪
个人礼仪 办公礼仪
14
一.礼仪的原则
☺ 敬人的原则； ☺ 自律的原则； ☺ 适度的原则； ☺ 真诚的原则；
9. （17：15）其他事宜 10.（17：30）会议结束
午休时间不宜继续 开会
36
1.会议通知
• 便函式
• 卡片式
会议通知
XX会议
XX领导： 兹定于X月X日（星期X）下午 14：00在公司会议召开部门经 理会议，讨论下半年的工作， 请准时参加。
XX公司总经理办公室 X年X月X日
目的：讨论明年公司发展计划 时间：x月x日（星期X）上午9：30 地点：公司会议室
文秘基础知识培训
主讲：康静
目錄
1 角色认知 2 文秘基本素质 3 办事技能
2
茫盲
3
第一 章 文秘角色认知
4
一.角 色 定 位
初级秘书
事务性
中级秘书
文秘 +
辅助管理
高级秘书
文秘 +
独立管理
5
角色定位案例：
职位：生产制造文员 工作定位：事务性工作 岗位职责： 1. 部门内部人事资料的建立； 2. 新进人员的入职引导； 3. 每月月申请的申购和临时申请物品的追踪； 4. 受控文件的登记、发行、维护，过期无效文件的回收与作废。资料
56
•
踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就 未来。20.11.2620.11.26Thurs day, November 26, 2020
文秘培训课件
应对突发情况的策略
来宾迟到
保持耐心和礼貌，主动与来宾 联系并询问是否需要帮助。
来宾临时变更计划
灵活应对，及时调整接待计划 并与相关部门协调。
来宾提出特殊要求
尽量满足来宾的合理要求，如 无法满足则礼貌解释原因并提 供替代方案。
遇到紧急情况
保持冷静和镇定，迅速采取应 急措施并与相关部门联系。
04
沟通技巧与表达能力提升
和关注度。
接待流程与规范
迎接来宾
热情周到地迎接来宾，主动介 绍自己并引导来宾至指定地点 。
茶水服务
及时为来宾提供茶水服务，注 意茶具清洁和茶叶品质。
接待准备
了解来宾信息，制定接待计划 ，准备接待用品。
安排座次
根据来宾身份和场合要求，合 理安排座次并引导来宾入座。
送别来宾
礼貌周到地送别来宾，主动询 问是否需要帮助并道别。
多读书
阅读可以丰富自己的词汇和表达方式 ，提高表维和 表达能力。
参加辩论或演讲
参加辩论或演讲可以锻炼自己的口头 表达能力和思维能力。
学习外语
学习外语可以拓宽自己的视野，提高 跨文化交流能力。
倾听与反馈的艺术
积极倾听
理解对方观点
在倾听他人时，要给予积极的反馈和回应 ，鼓励对方继续表达。
团队协作的重要性
提升工作效率
通过团队协作，可以充分利用各 成员的专业技能和知识，从而提
高工作效率和质量。
促进信息交流
团队协作有助于促进成员之间的信 息交流，使信息更加畅通，减少误 解和沟通障碍。
增强团队凝聚力
良好的团队协作可以增强团队凝聚 力，使成员更加认同团队目标和价 值观，提高工作积极性。
领导力培养途径
2024版文秘工作培训教材
掌握一定的心理学知识，能够 善于观察和了解他人的需求和 心理变化，做到善解人意。
10
保密意识与能力
具备较强的保密意识，能够严格 遵守国家和企业的保密规定和要
求。
2024/1/25
熟悉各类保密技术和方法，能够 做好涉密信息的传递、存储和销
毁等工作。
掌握一定的安全防范知识，能够 识别和防范各种安全风险和隐患。
多元化
未来文秘工作将更加注重 多元化发展，如跨文化交 流、多语种服务等，以适 应全球化趋势。
6
02 文秘工作基本技能
2024/1/25
7
文字处理能力
2024/1/25
01
熟练掌握常用办公软件，如Word、Excel、PowerPoint 等，能够高效、准确地完成日常文档编辑、排版、打印、 复印等工作。
文秘工作培训教材
2024/1/25
1
目录
2024/1/25
• 文秘工作概述 • 文秘工作基本技能 • 日常事务处理 • 商务礼仪与职业形象塑造 • 高效时间管理与自我提升 • 团队协作与沟通技巧 • 总结回顾与展望未来发展
2
01 文秘工作概述
2024/1/25
3
文秘工作定义与职责
2024/1/25
沟通。
熟悉各类会议的组织和安排，能 够做好会议记录、纪要等文件的
撰写和整理工作。
掌握一定的外语水平，能够处理 涉外事务中的口头和书面交流。
2024/1/25
9
沟通协调能力
具备较强的沟通协调能力，能 够协调处理内外部关系，化解 矛盾纠纷，促进团队协作。
2024/1/25
熟悉各类社交礼仪和商务礼仪， 能够得体地应对各种场合和人 群。
文秘培训
第一节 秘书日常事务
� 五、保密工作 （一） 秘密的种类
1.按秘密性质分 （1）国家秘密 （2） 商业秘密 （3） 组织内部秘密 2.按秘密等级分 （1）绝密 （2）机密级 （3）秘密 （4）内部
3.按秘密存在的方式分 （1）有形秘密 文献类 物体类 声像类
电子类 （2）无形秘密 口头秘密 技术类秘密
T
2 老板通知下午一点开始，与公司三位副说后天到北 京，让定个房间
T 4 老板去不了下个月的电视台录节目，让秘书回封电
子邮件
L 5 人力资源部通知让秘书填写参加新方法讲座的报名
表，明天是最后期限
第一节 秘书日常事务
（二） 秘书的保密工作 1.文件保密 （1）定密 （2）审核与签批 （3）标识 A密级和保密期限应在文件首页右上角 B凡有密级的公文应用3号黑体字标识 C国家秘密必须标识星号。 秘密★ 六个月 D年以上的用年，年以下的用月 绝密★ 25年 E商业秘密不得出现星号
第一节 秘书日常事务
关系划分 （1）对上接待 低规格接待 （2） 对下 高规格接待
（3） 平等 对等接待 2.按接待性质分 3.按计划与否分 4.按组团与否分
第一节 秘书日常事务
（二）预约接待 1.主动迎接 （1）微笑 （2）普通话 （3）眼光 2.了解情况
3.引导 4.介绍 5.招待并退出 6.送别
第一节 秘书日常事务
� 四、介绍信 （一） 介绍信的格式 1固定式 2便函式 （二） 填写 1联系单位，被介绍人姓名，身份，政治面貌，人数，联系事
项，有效期，填写日期 2持出联和存根必须一样 3便函式无存更，故应在专用登记簿登记 4如个别填写错误，应修改盖校对章，或在此处加盖公章
第一节 秘书日常事务
文秘基础知识培训课件(2024)
2024/1/28
保密宣传教育
积极参加保密宣传教育活动，提高保密意识和能力。
29
信息泄露风险防范措施
涉密信息管理
严格控制涉密信息的知悉范围， 按照“最小化、必要化”原则进 行涉密信息的传递、存储和处理
。
防范网络攻击
加强网络安全防护，定期更新病 毒库、修补系统漏洞，防范网络
攻击和数据窃取。
物理安全防护
27
CHAPTER 06
保密意识培养与信息安全防 护
2024/1/28
28
保密法律法规和政策要求
《中华人民共和国保守国家秘密法》等相关法律法规
明确规定了国家秘密的范围、保密义务、法律责任等内容，要求文秘人员严格遵守。
保密政策与制度
了解并遵守所在单位的保密政策与制度，如保密工作责任制、涉密信息系统管理等。
文件登记
建立文件登记簿，详细记录文件的收 发日期、来文单位、文件编号、标题 、页数等信息，方便后续查找和管理 。
2024/1/28
12
档案分类、保存和借阅制度
档案分类
根据档案的性质、内容和时间等 因素，采用逻辑分类方法进行档 案分类，确保档案条理清晰、易
于查找。
2024/1/28
档案保存
制定档案保存期限表，对不同类型 的档案设定相应的保存期限，定期 进行档案鉴定和销毁工作，确保档 案的安全和完整。
文秘基础知识培训课 件
2024/1/28
1
目 录
2024/1/28
• 文秘概述与职业素养 • 办公室管理技能 • 文件处理与档案管理 • 接待礼仪与商务洽谈技巧 • 时间管理与工作效率提升方法 • 保密意识培养与信息安全防护
2
CHAPTER 01
2024年度秘书人员培训教材(PPT)
学会使用档案管理软件，实现档案的电子化管理和检索 。
了解档案整理的基本原则和方法，如分类、编目、装订 等。
定期对档案进行整理和归档，确保档案的完整性和可追 溯性。
2024/3/24
15
会议筹备与记录
会议筹备
2024/3/24
协助领导制定会议计划，确定会议主题、时间、地点和参会人员。
负责会议通知的起草和发布，确保通知内容准确、及时传达给参会人员 。
分类
根据工作性质和服务对象的不同 ，秘书可分为行政秘书、商务秘 书、外事秘书等。
4
秘书的工作职责
日常事务处理
负责接听电话、接待来访、安 排会议等日常事务。
2024/3/24
文件管理
负责文件的起草、整理、归档 和保密工作。
信息收集与传递
收集相关信息，及时向领导反 馈，并协助领导进行决策。
领导交办的其他任务
16
会议筹备与记录
• 根据会议需求，提前预订会议室、安排座位、准备会议材 料等。
2024/3/24
17
会议筹备与记录
2024/3/24
01
会议记录
02
在会议过程中，认真倾听并记录领导讲话 和参会人员的发言要点。
03
会后及时整理会议纪要，确保内容准确、 完整，并按时提交给领导审阅。
04
对于重要会议，还需做好会议录音或录像 工作，以备后续查阅。
秘书人员培训教材(PPT)
2024/3/24
1
目录
2024/3/24
• 秘书角色与职责 • 秘书基本技能 • 秘书办公技能 • 商务礼仪与形象塑造 • 时间管理与工作效率提升 • 团队协作与沟通技巧
2
01
秘书角色与职责
了解档案整理的基本原则和方法，如分类、编目、装订 等。
定期对档案进行整理和归档，确保档案的完整性和可追 溯性。
2024/3/24
15
会议筹备与记录
会议筹备
2024/3/24
协助领导制定会议计划，确定会议主题、时间、地点和参会人员。
负责会议通知的起草和发布，确保通知内容准确、及时传达给参会人员 。
分类
根据工作性质和服务对象的不同 ，秘书可分为行政秘书、商务秘 书、外事秘书等。
4
秘书的工作职责
日常事务处理
负责接听电话、接待来访、安 排会议等日常事务。
2024/3/24
文件管理
负责文件的起草、整理、归档 和保密工作。
信息收集与传递
收集相关信息，及时向领导反 馈，并协助领导进行决策。
领导交办的其他任务
16
会议筹备与记录
• 根据会议需求，提前预订会议室、安排座位、准备会议材 料等。
2024/3/24
17
会议筹备与记录
2024/3/24
01
会议记录
02
在会议过程中，认真倾听并记录领导讲话 和参会人员的发言要点。
03
会后及时整理会议纪要，确保内容准确、 完整，并按时提交给领导审阅。
04
对于重要会议，还需做好会议录音或录像 工作，以备后续查阅。
秘书人员培训教材(PPT)
2024/3/24
1
目录
2024/3/24
• 秘书角色与职责 • 秘书基本技能 • 秘书办公技能 • 商务礼仪与形象塑造 • 时间管理与工作效率提升 • 团队协作与沟通技巧
2
01
秘书角色与职责
秘书人员培训教材[1]
![秘书人员培训教材[1]](https://img.taocdn.com/s3/m/88e256ae4431b90d6d85c7bd.png)
n 方法：特征、情景、比较、联想、谐音、默念、阅读、复述、提 纲、图表、记录记忆法等。
秘书人员培训教材[1]
秘书人员良好的心理品质
n 1、树立正确的人生观；培养健康的兴趣爱好； n 2、具备良好的秘书职业意识培养 n 责任意识、保密意识、服务意识、服从意识、参谋（全局
超前）意识 、公关意识、法规意识、劝谏意识 n 3、锻炼自己坚强自制的意志 n 自觉性、果断性、自制性、坚强性 n 4、确定适度的抱负水平；学会调节心理情绪； n 由于工作的繁杂性、地位的附属性，很容易产生厌烦或消
求
6、自制
能控制自己的情绪和行为，不为成功而 冲动、也不为挫折而丧气，利诱不动心
秘书人员培训教材[1]
三、秘书人员的心理调适
秘书 心 理 调 适 方 法
1、博览群书、开阔胸襟 2、兴趣广泛、丰富生活 3、善于反省、自我调适 4、倾诉、渲泻、调节情绪
秘书人员培训教材[1]
第四节、秘书人员的性别特征
秘书人员培训教材[1]
三、秘书的职业道德
忠于职守 忠于党和人民利益、单位利益；自觉履行各项职 责。恪守本分，甘当配角，不供僭权、不越权
秘 书
严守机密
接触领导、会议，知道机密多，不得泄 露党、国家单位政治、经济、科技机密
职 业
恪守信用 会晤、会议、办事中讲信誉，言必行、行必果， 按时兑现承诺，不能承诺之事不轻易答允
n 工作态度严肃认真不投机取巧；衣着打扮朴素优雅，不艳丽 新潮；言谈举止端庄大方，不卖弄轻佻；待人接物文明礼貌， 不冷漠不亲昵；不接受分外的报酬和贵重礼物；不在上司办 公室作非工作性逗留；不倾听上司同事的婚姻倾述或情话玩 笑；不接受上司单独的宴请，避免与上司单独出差；尽量少 参加上司家庭事务或个人应酬；不要让上司误解你的关心和 帮助是爱情；及时表明自己已婚或有男友；不得已时可以辞 职，摆脱纠缠；必要时依靠法律，寻求保护。
秘书人员培训教材[1]
秘书人员良好的心理品质
n 1、树立正确的人生观；培养健康的兴趣爱好； n 2、具备良好的秘书职业意识培养 n 责任意识、保密意识、服务意识、服从意识、参谋（全局
超前）意识 、公关意识、法规意识、劝谏意识 n 3、锻炼自己坚强自制的意志 n 自觉性、果断性、自制性、坚强性 n 4、确定适度的抱负水平；学会调节心理情绪； n 由于工作的繁杂性、地位的附属性，很容易产生厌烦或消
求
6、自制
能控制自己的情绪和行为，不为成功而 冲动、也不为挫折而丧气，利诱不动心
秘书人员培训教材[1]
三、秘书人员的心理调适
秘书 心 理 调 适 方 法
1、博览群书、开阔胸襟 2、兴趣广泛、丰富生活 3、善于反省、自我调适 4、倾诉、渲泻、调节情绪
秘书人员培训教材[1]
第四节、秘书人员的性别特征
秘书人员培训教材[1]
三、秘书的职业道德
忠于职守 忠于党和人民利益、单位利益；自觉履行各项职 责。恪守本分，甘当配角，不供僭权、不越权
秘 书
严守机密
接触领导、会议，知道机密多，不得泄 露党、国家单位政治、经济、科技机密
职 业
恪守信用 会晤、会议、办事中讲信誉，言必行、行必果， 按时兑现承诺，不能承诺之事不轻易答允
n 工作态度严肃认真不投机取巧；衣着打扮朴素优雅，不艳丽 新潮；言谈举止端庄大方，不卖弄轻佻；待人接物文明礼貌， 不冷漠不亲昵；不接受分外的报酬和贵重礼物；不在上司办 公室作非工作性逗留；不倾听上司同事的婚姻倾述或情话玩 笑；不接受上司单独的宴请，避免与上司单独出差；尽量少 参加上司家庭事务或个人应酬；不要让上司误解你的关心和 帮助是爱情；及时表明自己已婚或有男友；不得已时可以辞 职，摆脱纠缠；必要时依靠法律，寻求保护。
办公文秘培训教案
办公文秘培训教案一、培训目的本培训旨在提升办公文秘人员的综合能力和工作效率，使其能够胜任办公文秘工作并在实践中不断提升自身水平。
二、培训内容1. 办公文秘的基本要求•了解办公文秘的基本职责和要求•掌握办公文秘的基本工作流程•培养良好的工作态度和职业素养2. 办公文秘的技能提升•拓展办公软件的使用技巧，提高办公效率•学习文件管理和归档的方法和规范•掌握会议记录和安排的技巧3. 沟通协调能力的提升•学习有效沟通和协调的方法•掌握处理日常办公事务的策略•培养团队协作和合作精神4. 工作质量和效率的保障•学习时间管理和工作规划的技巧•掌握问题解决和决策的方法•提高工作质量和效率的意识和能力三、培训形式1. 课堂讲授•由专业讲师讲解相关知识和技能•结合实例进行案例分析和讨论2. 案例分析•提供实际案例进行讨论和分析•帮助学员理解理论知识与实际工作的结合3. 角色扮演•模拟办公场景进行角色扮演•培养学员处理实际工作情境的能力四、培训评估1. 考核方式•学员需参加笔试和实操考核•考核内容包括知识掌握程度和实际操作能力2. 成绩评定•根据笔试和实操考核结果综合评定成绩•通过成绩评定确定是否获得培训证书五、培训后续跟进1. 实习机会•为学员提供实习机会，锻炼实际工作能力•持续跟进帮助学员解决工作中遇到的问题2. 职业发展指导•提供职业规划和发展建议•帮助学员提升个人能力，实现职业目标结语通过本培训，相信学员们将能够在办公文秘工作中表现出色，不断提升自身能力，实现个人职业目标。
希望每位学员在培训过程中都能用心学习，勇于实践，不断追求卓越。
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包括欢迎词、介绍、 会议目标、基本要 求
4. （9：40）各部门销售情况报告
（10：30）茶歇
会议不宜持续过长
5. （10：40）分析产品滞销原因
时间，会间休息有
（12：00）午餐及午休时间
利于精力恢复
6. （14：00）将商讨并列出可能的决议之策
（15：30）茶歇
7. （15：40）评估应对策略，做出最决策
听到电话铃响，若正嬉笑或争执，一定要等情绪平稳 后再接电话
接电话时的开头问候语要有精神 电话交谈时要配合肢体动作如微笑、点头 讲电话的声音不要过大，话筒离口的距离不要过近 若是代听电话，一定要主动问客户是否需要留言 接听让人久等的电话，要向来电者致歉 电话来时正和来客交谈，应告诉对方有客人在，待会
布置会议
会议跟进
发送会议通知
会议总结
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35
• 议程
议程开头为会议 时间和地点
清楚标识序号
明确时间分配
会议超时肯定令 人不快
XX会议议程 10月10日9：00
花园酒店
早上9点是个不错的 开会时间，因为此 时人的头脑最清醒
1. （9：00）开场白 2. （9：10）为缺席致歉 3. （9：20）批准上次会议备忘录
目的：讨论明年公司发展计划
时间：x月x日（星期X）上午9：30 地点：公司会议室
如您无法出席，请于x月x日电话 或邮件知会李X。分机号：xxx
文秘知识培训教材
37
• 正式通知
东莞劲胜精密组件股份有限公司
会议通知
会议日期
会议议题
召集部门
会议地点
主持人
记录人
会议目的
与会人员
需准备资料
需准备设备 议程
时间
向经理提出合理的建议和改善方案。 6. 协助经理对公司运作和本部各职能部门进行管理，协调内部各部门关系； 7. 协助经理处理外部公共关系。 8. 本部门会议之前期准备、会议记录整理，并对相关会议精神的落实进行跟进
和监督。 9. 完成经理交代的其他各项工作。
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7
第二章 文秘素质要求
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2. 开会或上课等正式的场合,应把手机关机,塑造一个良 好的沟通环境。
3. 和他人沟通时,能够专注的看着对方,听对方的话时也 能用心理解,而不左顾右盼,心有旁骛。
4. 和别人协调沟通时,避免对对方有先入为主的负面想法。 5. 与其他部门或同事协调时,能保持客观理性的态度,谴
词用句多用正面的话。
善于表达是人才，懂得聆听是圣贤！
文秘知识培训教材
50
第六步：撰写初稿
抛砖引玉 鼓作气，如“冲刺” 冲出初稿后再修改 不要“十步九回头”
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51
时间管理矩阵图
紧急
不紧急
·危机 重 ·紧急的问题 要 ·有限期的任务、会议
·准备事项
·准备事项 ·预防工作 ·价值观的澄清 ·计划 ·关系的建立 ·真正的休闲充电 ·授能自主管理
名片交换的礼仪￡递名片 双手将自己
名片呈出，并把文字正
在多人的场合如何 交换名片？？
☺ 足量携带 ☺ 先尊后卑 ☺ 顺时针(循序渐进) ☺ 用右手或双手,不用左手
方，向着对方。一边递 交时一边清楚说出自己 的姓名。
￡ 接名片 应双手去接
，拿到手后，要立即观 阅，正确记住对方姓名
后，将名片收起。如遇
职位：生产制造文员
工作定位：事务性工作
岗位职责：
1. 部门内部人事资料的建立；
2. 新进人员的入职引导；
3. 每月月申请的申购和临时申请物品的追踪；
4. 受控文件的登记、发行、维护，过期无效文件的回收与作废。资料
的保管、整理与归档。
5. 本部门每月绩效与优秀员工评比的监督，电子档的录入与存档；
6. 负责车间5S的监督；
1. 传达、布置经理对各项工作的指示、要求和安排；推动并跟进、检查各项工 作的进展情况。
2. 监督核查本部门各课室年度、月度工作计划、各种报表的完成情况并及时反 馈给经理。
3. 协助经理起草事务联络单、工作总结报告、改善提案、程序文件、作业指导 书和发言稿等各种正式文件。
4. 协助经理制定本部门各项规范化的管理制度，并提供相关合理建议。 5. 对本部门各项管理制度、决策、措施的施行进行推动、监督和检讨，并及时
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2020/11/21
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目錄
1 角色认知 2 文秘基本素质 3 办事技能
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2
茫盲
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3
第一 章 文秘角色认知
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4
一.角 色 定 位
初级秘书
事务性
中级秘书
文秘 +
辅助管理
高级秘书
文秘 +
独立管理
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5
角色定位案例：
态势语言
表示 态度
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29
一.沟通的要领
➢目标明确 ➢内容合理 ➢对象恰当 ➢时机恰当
➢场合恰当 ➢方法恰当 ➢不断回馈 ➢结果确认
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30
案例：
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31
高效沟通行动方案
1. 当别人始终未能了解你的意思时,应先反省是否自已的 沟通方式有问题,而不先责备对方。
8. （17：00）特别事宜
9. （17：15）其他事宜 10.（17：30）会议结束
午休时间不宜继续 开会
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36
1.会议通知
• 便函式
• 卡片式
会议通知
XX会议
XX领导： 兹定于X月X日（星期X）下午 14：00在公司会议召开部门经 理会议，讨论下半年的工作， 请准时参加。
XX公司总经理办公室 X年X月X日
三.文秘人员所要具备的知识
口头表达能力 书面表达能力 办事能力 洞察能力 应变能力 心理调适能力
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11
第三章 文秘办事技能
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12
礼仪知识
沟通技巧
秘书办 事技能
公文写作
会务管理
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13
职场礼仪
个人礼仪 办公礼仪
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14
一.礼仪的原则
☺ 敬人的原则； ☺ 自律的原则； ☺ 适度的原则； ☺ 真诚的原则；
一，主旨 二，材料 三，结构 四，语言
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42
商务文书分类
指挥性文书：指示 规范性文书：章程 报请性文书：请示 知照性文书：通知 联络性文书：信函 记录性文书：会议记录 指导性文书：新闻 法律性文书：合同
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43
商务公文写作步骤
第一步：制定正确的行动目标
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44
提前一天到信息管理课登记借用 □是否完成 □不定
确认收集的会议资料是否完整，是 否为最新？
□是否完成
□不定
确认出席人数，提前准备好座位 □是否完成 □不定
□其他 □其他 □其他
6 请假人员确认 确认是否有出差、请假人员
□是否完成 □不定 □其他
7 翻页笔 8 记录笔 9 记录本
是否需要，电池电量是否够用
汇报议题
主要内容及时间 安排
主要汇报人员
列席人员
会议注意事项: 批准:
审核:
文通秘知知识人培员训教: 材
38
会议准备工具清单
序号 项目
1 会议室地点 2 投影仪
内容
因会议室紧张，提前2天以上预订 会议室
提前一天到信息管理课登记借用
检查结果
□是否完成 □不定 □是否完成 □不定
备注
□其他 □其他
3 笔记本电脑 4 会议资料 5 座位数量
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办公礼仪
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电话
接听礼仪： 拔打礼仪： 电话沟通技巧：
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电话沟通的技巧
保持最优美的声音
* 速度 * 音调 * 音量 * 笑容
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语气练习:
• 你真是我的好朋友
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接电话的技巧
* 铃声响起
* 拿起听筒
* 报出名字及问候
7. 本部门人员出勤状况的管理；
8. 本部门人员人事问题的呈报处理，各部门间文件信息的传达；
9. 上岗证的考核；
10.奖罚与请假人员的统计，且录入保存为电子档；
11.每周周会的记录；
12.协助课长处理日常事务；
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6
角色定位案例：
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
职位：经理助理 工作定位：事务性工作+辅助管理 岗位职责：
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27
企业管理过去是沟通，现在是沟 通，未来还是沟通----松下幸之 助
如果希望成为一个善于谈话的人, 那就先做一个致意倾听的人---美国著名的人际关系学大师戴 尔·卡耐基
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28
二.有效沟通 沟通语言
例：老师的批注
文字语言
传达 信息
例：秀才遇到兵
有声语言
表达 感觉
例：哑剧
正式指数： •你本人很了解对方吗？ •目标读者比你地位低吗？ •是好消息吗？
1分
10分
正式程度表现在：形式；称谓；语气；
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第三步：决定文章的总体风格
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48
第四步：选择文章的层次结构
公文的五大主要层次：
➢连贯式：按照事情的发展经过、时间顺序
如：事故调查报告
➢并列式：层次 之间为并列关系