EXCEL实用技巧（一）：如何设计标准规范的基础表格

EXCEL实用技巧（一）：如何设计标准规范的基础表格

—————————————————————————————————————————————

本课内容取自：三茅专栏作家韩小良 2014-9-10 发表的专栏《设计标准化规范化基础表格案例分享》

—————————————————————————————————————————————

设计标准化规范化的Excel基础表格，是高效数据分析的第一步，因为数据分析的源头就是基础表格数据。

设计基础表格的总体原则是：

结构的科学性

数据的易读性

汇总的便宜性

分析的灵活性

外观的美观性

结构的科学性，就是要按照工作的性质，管理的内容，数据的种类，分别设计基础管理表格，分别保存不同数据。基础表格要越简单越好，那些把所有数据都装在一个工作表中的做法是绝对不可取的。比如，要做入库出库管理，你会如何设计这样的基础表格呢？要用几个表格来反映入库出库数据？每个表格要怎么保存数据？

数据的易读性包含两个方面：利用函数读数（取数）方便，叫函数读数；眼睛查看数据容易，叫人工读数。一个杂而乱的表格，是很难实现这两种高效读数的。数据易读性差的主要原因有：表格结构设计不合理；数据保存不合理；残缺不全的表格数据结构。

汇总的便宜性是指不论多大的数量，汇总要简单方便容易。你可以问自己：我设计的工作表内据汇总方便吗？大量表格数据之间的汇总方便吗？如果不方便，或者做起来非常吃力，Excel很好用的工具也用不上，那唯一的原因就是基础表格设计有问题，不要发牢骚说Excel 太难了，总是学不会，尤其是函数太难掌握了！

分析的灵活性，是指不论做何种分析，要讲究数据分析的灵活多变。因为我们对数据进行分析的目的，是要针对企业的数据进行深度挖掘，从不同方面找问题、找原因、找对策，这就要求基础数据必须能够精准反映企业的管理流程，制作的分析报告也必须具有灵活性，能够在几分钟内通过转换分析角度而得到另外一份分析报告。

外观的美观性。不论是基础表还是报告，都尽量要求把表格进行美化。基础表的美化以容易管理数据标准，而报告的美化以分析结果清楚为标准。特别强调的是，不论是基础表还是报告，很多人喜欢把数据区域加上边框，并保持工作表默认的网格线。其实，我们可以取消网格线，而把数据区域设置为非常简练的线条表格，并把单元格字体、颜色、边框等进行合理的设置。

下面我们以人力资源管理中一个简单的员工信息表为例，来说明标准化表格的设计方法和技巧。这个表格的基本要求如下：

·员工工号从“G0001”开始编号，中间不能断号，新入职员工依次分配连续的工号

·员工姓名中不允许输入空格

·所属部门必须快速准确输入企业存在的部门，要名称统一

·学历必须快速规范输入

·婚姻状况要快速规范输入

·身份证号码必须是18位的文本，不允许重复

·出生日期、年龄、性别从身份证号码中自动提取

·入职时间必须是合法的日期

·本公司工龄自动计算得出

·为便于分析流动性，工作表要有离职时间和离职原因两列数据，离职原因是固定的几种类型

·新员工输入后，该员工的工号、生日、年龄、工龄等等计算公式自动往下复制

·表格自动美化

1、表格结构设计

根据人力资源中对员工信息管理和分析的需要，创建一个工作表，命名为“员工信息”，数据列标题如下图。

2、工号的自动连续填充

在单元格A2输入公式“="G"&TEXT(ROW(A1),"0000")”，就得到能够往下连续填充工号的计算公式。这里，ROW函数是获取指定单元格的行号（ROW(A1)的结果就是1，ROW(A2)的结果就是2，以此类推），TEXT函数是把一个数字按照指定的格式转换为文本。那么这个公式的结果就是G0001。如果把该公式复制到单元格A3，该公式就变成了“="G"&TEXT(ROW(A2),"0000")”，结果就是G0002。

3、规范姓名的输入，不允许在姓名文字中输入空格

选中单元格B2，设置有效性，其有效性的自定义公式为“=SUBSTITUTE(B2," ","")=B2”，如下图。这里，先使用SUBSTITUTE函数把输入的姓名中的所有空格替换掉，然后再跟输入的姓名进行比较，如果两者相等，表明输入的姓名中没有空格，否则就是有空格，就不允许输入到单元格。

4、规范快速输入部门名称

公司部门是确定的，在一定时期是不会变化的，因此可以使用数据有效性来快速规范输入部门名称。假如企业的部门有：总经办、财务部、人力资源部、贸易部、后勤部、技术部、生产部、销售部、信息部、质检部、市场部，那么选择单元格C2，设置数据有效性，即选择“序列”，来源为“总经办,财务部,人力资源部,贸易部,后勤部,技术部,生产部,销售部,信息部,质检部,市场部”，如下图。这样，就为单元格设置了一个下拉列表，从下拉列表里快速选择输入某个部门名称。

5、快速输入学历名称

员工的学历也是固定的几种。假若是以下几个：博士、硕士、本科、大专、中专、高中，那么也可以使用数据有效性来快速规范输入学历名称。选择单元格D2，设置数据有效性，即选择“序列”，来源为“博士,硕士,本科,大专,中专,高中”。

6、快速输入婚姻状况

单元格E2输入员工的婚姻状况。婚姻状况也就两种数据：已婚和未婚，因此也可以使用数据有效性来控制输入，也就是在数据有效性对话框的“来源”中输入“已婚,未婚”。

7、输入不重复的18位身份证号码

每个员工的身份证号码是不重复的，并且必须是18位，因此单元格F2输入身份证号码时也要使用数据有效性来控制。首先将F列的单元格格式设置成文本，然后选择单元格F2，其有效性的自定义公式=AND(LEN(F2)=18,COUNTIF($F$2:F2,F2)=1)

这里，使用LEN函数判断输入的身份证号码是不是18位，即LEN(F2)=18；使用COUNTIF统计在前面已经输入的身份证号码中，即将输入的身份证号码是不是还没有输过，即COUNTIF($F$2:F2,F2)=1；然后用AND函数把这两个条件组合起来。如果两个条件都成立，表明输入的身份证号码有效。

8、自动输入性别

员工性别从身份证号码中自动提取，不需要人工输入。选择单元格G2，输入公式

=IF(ISEVEN(MID(F2,17,1)),"女","男")

这里，先用MID函数提取身份证号码的第17位数字，再用ISEVEN函数判断是否为偶数，如果是偶数，该员工性别就是女，否则就是男，判断处理则使用了IF函数。