中职院校学生档案管理制度

一、总则
第一条为加强中职院校学生档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。

第二条本制度适用于我校全体学生档案管理工作，包括入学、学籍、毕业、就业等各个环节。

第三条学生档案是学生个人成长过程的重要记录，是学校教育教学、管理、科研和对外交流的重要依据。

学生档案管理工作必须坚持真实性、完整性、连续性、保密性原则。

二、管理体制与职责
第四条学校设立学生档案管理部门，负责学生档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

第五条学生档案管理部门职责：
1. 制定学生档案管理制度，组织实施档案管理工作；
2. 收集、整理、保管学生档案，确保档案的完整、准确、安全和有效利用；
3. 指导、监督各部门、各学院的学生档案管理工作；
4. 开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质；
5. 负责学生档案的查询、借阅、复制等工作；
6. 完成学校领导交办的其他工作。

第六条各部门、各学院应指定专人负责学生档案管理工作，具体职责如下：
1. 严格执行学生档案管理制度，确保档案的完整、准确、安全和有效利用；
2. 按时收集、整理、归档学生档案；
3. 配合学生档案管理部门做好档案的查询、借阅、复制等工作；
4. 完成学校领导交办的其他工作。

三、档案收集与整理
第七条学生档案收集范围：
1. 学生入学登记表、录取通知书、身份证、户口簿等；
2. 学生学籍档案、成绩单、奖惩记录等；
3. 学生毕业证书、就业协议书等；
4. 学生其他有关证明材料。

第八条学生档案整理要求：
1. 按照档案分类、编号、装订等规定进行整理；
2. 确保档案内容的真实、完整、连续；
3. 对破损、缺失的档案及时修复、补充。

四、档案保管与利用
第九条学生档案保管要求：
1. 严格按照档案保管规定，确保档案的安全、完整；
2. 定期检查档案保管情况，发现问题及时处理；
3. 严禁擅自涂改、伪造、销毁档案。

第十条学生档案利用：
1. 学生本人凭有效证件可查阅、复制本人档案；
2. 单位、个人因工作需要查阅学生档案，需经学校批准，并办理相关手续；
3. 学生档案不得外借，确需外借的，需经学校批准，并办理相关手续。

五、档案销毁
第十一条学生档案销毁应按照《中华人民共和国档案法》及有关法律法规执行。

第十二条学生档案销毁程序：
1. 学生档案管理部门提出销毁意见；
2. 学校领导审批；
3. 学生档案管理部门办理销毁手续；
4. 销毁档案时，应有两人以上在场监销。

六、附则
第十三条本制度由学生档案管理部门负责解释。

第十四条本制度自发布之日起施行。