采购供应链管理之采购与付款控制制度

采购供应链管理之采购与
付款控制制度
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采购与付款控制制度
第一章总则
第一条为了规范公司采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规并结合公司实际，制定本制度。

第二条采购与付款，主要是指公司外购商品并支付价款的行为。

公司外购劳务并支付价款的控制，可以参照本制度的规定执行。

第三条公司在建立并实施采购与付款内部控制制度中，至少应当强化对以下关键方面或者关键环节的风险控制，并采取相应的控制措施：
（一）权责分配和职责分工应当明确，机构设置和人员配备应当科学合理；
（二）请购依据应当充分适当，请购事项和审批程序应当明确；（三）采购与验收的管理流程及有关控制措施应当清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、购进商品的验收等应有明确规定；
（四）付款方式、程序、审批权限和与客户的对账办法应当明确。

第二章职责分工与授权批准
第四条公司应当建立采购与付款业务的岗位职责，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

公司采购与付款业务的不相容岗位至少包括：
（一）请购与审批；
（二）询价与确定供应商；
（三）采购合同的订立与审核；
（四）采购、验收与相关会计记录；
（五）付款的申请、审批与执行。

第五条公司应当建立采购与付款业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购与付款业务。

对大宗物资采取集中招标形式，以提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低采购成本和费用。

第六条公司将根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害公司利益的风险。

第七条公司应当按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购与付款业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单（采购合同，下同）、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对作用。

第三章请购与审批控制
第八条公司应当建立采购申请制度，依据购置商品或劳务类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。

公司采购需求应当与公司生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。

请购部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。

第九条公司应当加强采购业务的预算管理。

对于预算内采购项目，具有请购权的部门应当严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，具有请购权的部门应当对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。

第十条公司应当建立严格的请购审批制度。

对于超预算和预算外采购项目，应当明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及公司实际需要对请购申请进行审批。

第四章采购与验收控制
第十一条公司应当建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序及计量方法等作出明确规定，确保采购过程的透明化。

公司应当建立供应商评价制度，由公司的采购部门、请购部门、生产部门、财会部门、仓储部门等相关部门共同对供应商进行评价，包括对所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况等进行综合评价，并根据评价结果对供应商进行调整。

公司应当对紧急、小额零星采购的范围、供应商的选择作出明确规定。

公司内部各部门及分支机构应当尽量避免多头对同一供应商。

第十二条公司应当根据商品或劳务等的性质及其供应情况确定采购方式。

一般物品或劳务等的采购可以采用订单采购或合同订货等方式，小额零星物品或劳务等的采购可以采用直接购买等方式。

公司
应当对例外紧急需求、小额零星采购等特殊采购处理程序作出明确规定。

公司应当成立由公司管理层，以及来自采购、请购、生产、财会、内审、法律等部门的负责人组成的采购价格委员会，明确采购价格形成机制。

大宗商品或劳务采购等必须采用招投标方式确定采购价格，并明确招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。

其他商品或劳务的采购，应当根据市场行情制定最高采购限价，不得以高于采购限价的价格采购。

以低于最高采购限价进行采购的应以适当方式予以奖励。

公司应当根据市场行情的变化适时调整最高采购限价。

委托中介机构进行招投标的，应当加强对中介机构的监督。

第十三条公司应当充分了解和掌握有关供应商信誉、供货能力等方面的信息，由采购、使用等部门共同参与比质比价，并按规定的授权确定供应商。

小额零星采购也应该由经授权的部门事先对采购内容进行审核。

对单价高、数量多的物资采购，公司应当制定严格的比质比价采购制度。

第十四条公司应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，由独立的验收部门或指定专人对所购物品或劳务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报告、计量报告和验收证明。

对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应当查明原因，及时处理。

第五章付款控制
第一条公司应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和公司有关内部控制制度的规定办理采购付款业务，并按照国家统一的会计制度的规定进行核算和报告。

第二条公司财务资金部在办理付款业务时，应当对采购合同约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。

第三条公司应当建立预付账款和订金的授权批准制度，加强预付账款和订金的管理。

公司应当加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。

对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。

第四条物资结算资金支付流程：（一）严格按照合同、入库单、合规发票、收款方开具的收据、支付审批单等支付，原则上不予支付预付款，如供应商信用良好，物资供应单价较低，经集团公司批准可支付预付款。

（二）各经营单位工程部每月25日之前按分解后的产值计划指导物资机械部编制次月详细的物资需求计划，由物资机械部根据物资需求计划及月末现场材料留存情况编制材料采购计划，报集团公司成本管理中心和喜易达公司，同时向两级财务部备案，由集团公司批准由喜易达采供还是经营单位采供。

开始供应时每天向经营单位财务部提交入库单，财务部复核加总入库单后分类登记物资明细账，对货到票未到的通过暂估的形式登记入账，每月25日由物资机械部向财务部提供按成本对象来分配的出库单汇总表（材料出库采用月末一次加权平均法）；由经营单位物资机械部对现场材料进行盘点，编制材料盘点表，工程部、财务部复核。

对盘盈盘亏要查明原因，报告项目经理，按公司的相关规定来处理，并做相应的账务处理。

每月末经核对后的物资余额应账实相符。

（三）各单位经办人严格按物资采购计划提出付款申请，经物资机械部部长审签、财务部核查合同、发票、供应商、付款对象是否一致，对合同、付款计划、已提供发票及应付款余额核查无误后签字，提交单位负责人审批后，交由出纳付款。

（四）物资结算过程中各经营单位的部门职责：
工程部：每月25日之前，按分解后的产值计划提出次月物资需求计划框架，力求准确、及时；
物资机械部：在工程部计划框架的基础上，编制详细物资需求计划，力求详实、准确，控制入库物资的质量、数量、规格型号与合同、物资采购计划一致，把握物资台账的真实、准确、完整、及时，
及时准确地向财务部提供物资结算依据，包括合同、发票、物资采购计划、入库单、出库单汇总表，定期盘点物资，做到账实相符；
财务部：根据物资机械部提供的入库单分类登记物资购进明细账，索要物资采购计划、物资采购合同并留底，月末根据审核无误的材料出库单汇总表结转材料成本，会同工程部监督物资部盘点现场材料，根据经过审批的材料盘点表做相应的账务处理，认真仔细核对合同、物资采购计划、已提供发票及应付账款余额，检查合同、发票、供应商、付款对象是否一致再付款。

第五条公司应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。

第七条公司应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。

第八条公司应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。

如有不符，应当查明原因，及时处理。

第六章附则
第九条本办法未包括的内容，另按公司有关规定执行。

公司管理制度中与本办法有冲突的条款，停止执行。

第十条本办法由公司财务部负责解释，本办法执行中遇到的问题，向公司财务部反映。

本办法自印发之日起执行。