《秘书考证》课件——文档管理

成的文件材料中选择出具有凭证和参考价值的文件材料。
至少要背 出8项哦
注意事项
立卷的含义和归档的要求
1．立卷的含义 立卷是将文件组合成案卷的工作。 2．文书归档的要求 (1)归档份数的确定。凡是需要归档的文件一般归档一
份，重要的、使用频繁的归档份数可增加。 (2)履行归档手续。填写移交清单，移交双方按照移交
在大家都把目标盯着前方， 不断建设，不断追求经济效 益时，很多人都不太重视档 案工作，其实它才是我们发 展的基石，不可动摇。
导入
归档类
小装订类
档案的概念和特点
档案是国家机构、社会组织和个人在社会实践活动中 形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的 原始记录，具有行政、业务、文化、法律和教育作用。 档案具有社会性、历史性、确定性和原始记录性等特 点。原始记录性是档案的本质特性，是档案区别于其他事 物的本质所在。
案例分析
这是初萌第一次进行归档工作。初萌把所有的文件材 料集中到一起，然后进行文件的选择。到底哪些文件要归 档呢?初萌真有点难以取舍。拿起一份文件，觉得重要； 再拿出一份文件，认为有用，哪份都舍不得放弃。于是初 萌请同办公室的老王帮忙把把关，老王看了看这些文件， 很快从里面挑出了介绍信、客户来信、会客登记表等不需 归档的材料放在一边。 点评：进行归档工作，首先要从办理完毕的文件中挑 选出有保存价值的文件。应以归档文件范围为依据确定归 档文件，把不该归档的文件进行归档不仅会浪费时间、空 间，还会给日后的查找、利用带来不必要的麻烦。装订档案的方法源自(1)线装式。常见做法是用缝纫
机在文件左上角或左侧轧边，对于较
厚的文件也可采用“三孔一线”的装
订方式。
(2)变形材料。使用变形材料装
订方法简单，但对材质要求较高。金
属制品，如不锈钢夹、燕尾夹等，必
须采用质地优良的不锈钢制品；塑料
制品必须有足够强度，以免断裂。
(3)粘接式。一般采用浆糊、胶
水粘贴的方法，成本较低。
但这种方式可逆性差，‘复印及
扫描时不能拆除。
(1)去掉每份文件上原有的 订书钉。 (2)检查是否有漏页、重 页和倒页。 (3)对残破的文件进行修 补。 (4)装订不能覆盖任何文 字。 (5)装订一定要结实牢固 。
档案装订的要求
案例分析
2005年年底，天地公司的档案管理人员为了降低成本 ，提高效率，在批发市场买了浆糊和胶水，采用粘接法进 行档案装订，很快就把大量档案装订完毕。2004年9月8 曰，行政经理要查阅2003年形成的办公室管理规定。当档 案管理人员调出这份文件时，不禁大吃一惊，浆糊粘接的 这份文件，由于浆糊浸到了文字，字迹已经模糊不清了。 点评：进行档案装订，装订方法十分重要，关系到档 案的保管与利用。秘书必须了解档案装订工作的程序与方 法，确保装订的档案不致破损。
量减少折叠次数，折痕最好位于文件字迹之外。文件页数
较多时，单张折叠，方便归档后的查阅利用。
3．选择装订方法 针对线装式、粘接式、变形材料装订方法和文件的特
点，确定一种装订方式。 4．装订归档文件 根据选择的装订方法，把归档文件用线绳或浆糊、胶
水、变形材料组装起来。
(四)注意事项 (1)穿孔式和铆接式方法对档案破坏较大，不宜用于归
些文件不应该归档，主要取决于这些文件本身的保存价值。一般而言 ，凡是反映本单位工作活动，具有查考价值的文件材料均属归档范围 。
(2)归档时间 归档时间指文书处理部门或业务部门将需要归档的文件向档案部 门移交的时间。一般在形成的第二年上半年内向档案部门移交。 (3)归档要求 归档要求是单位文书部门向档案部门移交档案时应达到的质量要 求，也是档案部门接收档案时的验收标准。
装订档案的工作程序
1．整理归档的文件 归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一
件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与 复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、 图册等一册(本)为一件，来文与复文为一件。
2．修整归档的文件 (I)修裱破损文件。使用粘合剂和选定的纸张对破损文
档案的种类
(1)公务档案与私人档案 公务档案是公务机关或其他社会组织在公务活动中形成的原始记
录。私人档案是个人在私人生活中形成的原始记录。 (2)历史档案与现行档案 历史档案是形成时间较早，主要起历史文化作用的原始记录。现
行档案是形成时间较晚，对人们的现实工作、生活产生实际作用的原 始记录。
(3)文书档案、科技档案与专门档案 文书档案是在社会的行政管理活动中由各种行政性公文转化而成 的档案。科技档案是由人们在科技、生产活动中形成的科技文件材料 转化而成的档案，如图纸、设计任务书、科研报告。 专门档案是在专门活动中形成的档案，如会计档案、人事档案、 诉讼档案、医院的病历档案、婚姻登记和工商注册登记档案。
文档管理
LOGO
教学目标
知识目标：了解档案、档案收集、归档的含义，熟悉档案 的特点与种类，
技能目标：掌握立卷归档工作的内容、方法与要求，能够 鉴别需要归档的文件，进行文书的立卷归档。
情感目标：培养认真负责、耐心细致的工作态度和工作热 情。
教学重点： 掌握立卷归档工作的内容、方法与要求
教学难点： 能够鉴别需要归档的文件，进行文书的立卷归档
件进行修补或托裱，恢复文件的原有面貌，增加强度，延 长寿命。修补主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处被磨损 的文件；托裱是在文件的一面或两面托上一张纸用以加固
文件。 (2)复制字迹模糊或易褪色变质的纸质文件。采用复印
的方式，对字迹模糊或易褪色变质的纸质文件进行复制。 (3)对超过A4纸张边缘的文件进行折叠。折叠时，尽
归档、档案收集的含义
各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料 ，由单位的文书部门或业务部门整理，定期移交给档案室 或负责管理档案的人员集中保存，即为归档。 档案收集是将分散在单位各内部工作机构的有保存价 值的文件材料向单位档案室或负责管理档案的人员移交、 集中的工作。
归档制度的内容
(1)归档范围 归档范围指办理完毕的文件材料应当归档及不应归档的范围。哪
材料。 3．归卷 根据归档文件材料的特征，将文件归入案卷。
4．调整 仔细检查归卷的文件材料是否齐全，是否有重份文件
或不需要立卷归档的文件；检查案卷文件的联系、保存价 值及卷内文件的数量，进行适当的调整，最后确定组卷。
5．文件的排列、编号与编目 根据卷内文件数量、来源、时间等情况，按时间、问 题、作者、名称、重要程度等进行文件排列。文件排好顺 序后，按照排列顺序逐件编号。然后填写卷内文件目录和 备考表。
归档的工作程序
1．熟悉归档范围 一个单位形成的文件材料并不是都要归档，只有那些
有保存价值的文件材料才需归档。因此，归档工作开始前 秘书要熟悉归档范围，知道哪些文件材料应该归档、哪些 文件不应该归档，做到心中有数。
2．分析文件内容 对仅从题目上无法判断可否归档的文件，秘书要阅读、
分析文件的内容，判断文件的价值。 3．确定是否归档 根据对文件内容的了解，按照归档文件的范围，从形
清单核对清点，确保清单无误后，双方签字，各留一份， 以备查考。
案例分析
为了提高归档案卷的质量，档案室安排有多年档案管理经验的老 李对初萌的立卷归档进行指导。老李告诉初萌，做好立卷归档工作， 要认真进行文件材料的收集，既全面收集反映各项工作的文件材料， 又重点收集重大活动、重大项目形成的文件材料；既收集纸质文件材 料，又注意收集照片、录音、录像以及电子文件等特殊、新型载体的 文件材料，确保文件材料的齐全完整。纸张破损的，要进行裱糊；用 圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和打印机色带等不耐久字迹书写或打印的文 件材料，必须进行复制或做必要的技术处理，以保证文件的长久保存 。初萌按照立卷归档的要求和老李的指导意见，将收集的文件组成案 卷。最后，老李对案卷的质量进行了检查验收，评价初萌的案卷质量 达到要求。
档文件的装订。 (2)任何人都不得随便拆除装订，从中抽取文件。
点评：立卷归档有严格 的应该遵循的工作程序 和方法。秘书要遵循归 档制度的要求，对单位 工作中形成的、处理完 毕的、具有保存价值的 文件，经立卷归档移交 给档案部门。
文书立卷归档的工作程序
1．收集文件 将工作活动中形成的办理完毕的文件材料收集齐全。 2．鉴别文件 对收集的文件材料进行分析，鉴别出需要归档的文件