第七章第三节提高公文处理效率的方法

第三节提高公文处理效率的方法
教学目标
知识目标：了解公文处理效率和公文运转周期；
理解影响公文处理效率的主要因素。

能力目标：掌握提高公文处理效率的方法；能熟练使用现代化办公设备。

德育目标：认识秘书工作在提高公文处理效率中的作用。

教学重点：提高公文处理效率的方法。

教学难点：对公文处理中讲究时效的种种措施的挖潜。

教学方法：演绎分析法、案例法。

教具安排：计算机办公系统软件。

课时安排：1 课时。

教学过程
【导入新课】
长期以来，老百姓对管理机关意见最大的就是办事效率低，“文山会海”也已成为机关
的最为头痛的事。

如何改变这种现象，提高办事效率，下面将要学习这方面的内容。

（板书课题：提高公文处理效率的方法）
【讲授新课】
要谈“提高公文处理效率的方法”，首先就要搞清楚是哪些因素影响了公文处理的效率，然后才能对症下药，选择正确的方法。

一、影响公文处理的效率的不利因素分析
从上节内容可以看出，公文处理分为办文阶段、发文阶段和收文阶段，三者形成了完
整的公文办理流程。

公文处理的各个环节之间前后衔接环环相扣，有着一定的排列顺序。

公文处理效率的高低，主要取决于公文办理各环节上公文运转周期是否恰当。

公文运转周期延长，说明处理效率低；公文处理按时限完成，说明处理效率高。

公文运转周期由两部分时间量构成，即传递时间和办理时间。

其公式为：
公文运转周期=传递时间+办理时间
因此，造成公文处理效率低下的主要因素有下面两个方面：
1．公文传递环节因素的影响
公文传递是公文处理的一项基本任务。

除本机关内部使用的辅助性公文外，所有公文
都要向外传递。

公文传递的方式，主要有电信传递（包括利用电报、传真和互联网等）、邮
政传递和直接投递等三种方式。

传递方式的不同，传输渠道的不同，会造成以下现象：
（1）各环节之间传递不及时；
（2）传递的环节过多；
（3）传递程序过于繁琐。

不管哪种方式，秘书人员都或直接或间接地参与了公文的传递。

因此，秘书人员科学
地组织与安排公文办理程序，安全而快捷地传递公文，提高机关办事效率，是十分必要的。

2．公文办理环节因素的影响
（1）来文质量不高。

来文的意思表达不够清晰、准确；缮印模糊、装祯出现错误等都
会增加拟办环节公文滞留的时间。

（2）拟办质量不高。

交拟时领导与办文者缺乏沟通，只是简单地接受了任务，就匆忙
起草；撰拟时对领导意图理解不透彻，脱离实际；承办要求不具体、不明确等因素，影响领导批办，增加核稿和批办的时间。

（3）催办不及时。

催办无专人负责；没有明确提出催办工作的具体要求；没有履行规
范的手续；未能适时进行督促检查等，造成公文的积压和延误。

二、提高公文处理效率的方法
1．讲究时效
①强化时间观念。

公文是机关开展工作、实施管理的重要手段，是为了解决实际工作中的问题和需要而
产生的，这种特定效用又叫现实执行效用，简称现行效用或时效，超过了规定的时间，就失去了公文应有的作用。

在一般情况下，公文处理得越快，对实际工作就越有利。

因此，秘书人员处理公文要有强烈的时间观念。

在公文办理的每个环节都要求尽量缩短时间，对来往的公文处理必须迅速及时，任何迟缓和贻误，都会影响工作的正常运转。

当然，公文处理必须严格按照规定的时间进行。

在具体工作中，要根据机关实际工作的进展、上级领导机关的要求以及公文的性质，分清轻重缓急，对不同公文提出不同的处理时限要求，严格按照要求适时地加以处理。

②缩短运转周期。

加快公文传递速度，减少公文传递时间；强化催办工作，指定专人负责；根据情况的
变化调整阅文次序，加快公文传阅速度；科学安排、合理组织，尽量减少留办时间；拟办意见合情合理，节省领导人批办时间。

③简化办文程序。

公文处理有着一套严格的程序和管理制度，但要避免环节重复、办理手续繁多的现象，
要消除办文程序中已被实践证明是多余的、重复的、低功能的环节，简化繁琐而不实用的办文手续。

2．公文处理规范
（1）做到办文环节规范。

收文要签收准确，启封准确，登记准确。

不能发生错收、错登或漏收、漏登等现象。

分发要准确，不能错分、错发或漏分、漏发。

（2）做到办文顺序规范。

要按照合理的、科学的程序办文，按章办事，做到井然有序
和周全严密，不能随心所欲，自作主张，谨慎耐心，克服惰性和随意性。

（3）做到办文的形式和方法规范。

在办文过程中，不论是书面的还是电话的形式，也
不论是传统方式还是现代化办公方式，都必须操作规范。

3．建立必要的办文奖惩制度
（1）建立岗位责任制
每个人都做到明确自己的工作职责要求；明确自己的工作范围和内容；明确自己所承
担的义务和责任。

（2）建立考核评比制度
秘书部门要制定详细的公文处理效率的考核标准和考评措施，运用先进的考评技术，
公开考评结果。

（3）建立奖惩制度
规定奖励和处分的条件、等级和措施。

三、办公自动化
传统的公文处理的形式和方法，虽然已经形成了一整套的规范的程序和制度，但是随
着计算机技术、通信技术等高新技术的普及，办公自动化将必然地影响和改变着公文处理的形式和方法。

办公自动化（OA：Office Automation）是指具有现代思想和技能的人，使用先进的
办公自动化设备和科学管理的方法，充分利用信息资源，提高办公室的管理水平和工作效率，取得更好的工作效果。

1．办公自动化对秘书的公文处理工作的重大意义
（1）办公自动化能极大地提高公文处理的效率和办文质量
办公自动化的核心任务是为办公人员对各种信息进行采集、存储、处理、传输，而这
也正是秘书人员工作的主要任务。

以公文的撰拟为例，传统的方法是秘书人员用笔在纸上起草，反复修改、誊清，然后交给打字员打成样稿，领导审核，接着对样稿进行校对、修改。

如果在办公自动化的环境中，秘书人员只须在计算机上将文稿输入，根据领导的意见进行增删、修改、校对、排版，然后用打印机打出清样。

原稿存盘归档后可随时检索。

据统计，秘书工作采用办公自动化后，秘书人员可节省80%的时间，部门工作效率提高2 至3
倍。

（2）办公自动化改变了传统的办公方式
随着现代信息技术、网络技术的迅猛发展，信息处理与传递已突破了纸张的限制，突
破了时空和地域的界限，开始了社会信息化的进程。

其直接后果就是改变了传统的办公方式，现代的办公理念是将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学，应用于现代办公事务的一项综合技术。

通过信息收集、加工、传输、存储等环节，为各领域各层次的办公人员提供所需要的各种信息。

办公自动化改变了人们传统的工作方式及生活方式，掀起了办公领域的一场革命。

2．办公自动化建设的基本原则
（1）配备原则
各单位要从实际情况出发，既不要过分夸大办公自动化的作用，也不能排斥办公自动
化设备的运用。

随着电子政务的普及，要及时接受高技术的产品设备，为办公自动化提供硬件支持。

（2）效率原则
使用办公自动化设备要注意实效性，要制定办公自动化管理的具体目标，使高技术设
备真正发挥其高效率作用。

（3）技术原则
高技术设备的使用需要高技术人才，在当今社会，文秘人员必须精通办公自动化技术，
搞好技术培训，熟练掌握办公操作系统及其程序，避免因操作不当而造成机关工作的失误。

【案例分析】
请同学们看大屏幕投影：
走进江西瑞金，每个乡镇机关的“阅文室”里，都有不少农民的身影。

这是瑞金市推
进政务公开，向社会开放乡镇机关“阅文室”后出现的新景象。

近年来，为了帮助广大农民致富奔小康，瑞金各级政府想了很多办法，可在实际工作
中“上情”往往不能“下达”，农民因为不能及时掌握与自身密切相关的政策措施，常常会误解、抱怨，甚至因此滋生干群矛盾。

今年初以来，在瑞金市委、市政府的要求下，该是17 个乡镇将原来的文件室、民情接待室“合二为一”，建立机关“阅文室”并向社会开放，农民可自由进出“阅文室”，查阅各级政府下发到乡镇一级的“红头文件”，了解新政策，获取新信息。

瑞林镇的一位干部说，据统计，年初以来瑞金市先后出台实施扶持“三农”发展的相关政策规定12 个，并迅速得到传达、贯彻和落实，“三农”发展更显活力。

（《人民日报》2005 年 6 月23 日文）
问题1：在农村乡镇，因文件传递渠道不畅，会产生怎样的结果？
分析：农村乡镇是党和政府的农村政策实施的主要阵地，如果相关的政策性文件不能
“下达”，农民因为不能及时掌握与自身密切相关的政策措施，常常会误解、抱怨，甚至因此滋生干群矛盾，也影响了广大农民致富奔小康的步伐。

问题2：为什么说向农民开放乡镇机关“阅文室”后，机关办事效率反而得到提高？
分析：（1）农民查阅到这些“原汁原味”的“红头文件”，心里更了解了党的政策，干
群关系更加融洽；
（2）农民群众在“阅文室”查阅文件时，顺便将落实文件精神过程中碰到或可能碰到
的疑难问题及时进行反馈，便于党委、政府适时调整工作。

【课堂小结】
本节内容分析了影响公文处理效率的种种不利因素，同时又对症下药，提出了加快公
文周转、提高公文处理效率的多种方法。

重点介绍了办公自动化对提高公文处理效率的作用。

通过本节的学习，同学们应该明确秘书人员的工作职责，既要严谨务实，又要不断地接受新的事物，学习新技术，争取早日成为一名具有现代意识和创新精神的文秘人员。

【板书设计】
传递不及时
传递环节因素传递环节多
传递程序繁
影响公文处理的不利因素
来文质量不高
办理环节因素拟办质量不高
催办不够严格
办文环节要规范
公文处理规范办文顺序要规范
办文方法要规范
公文处理
效率分析强化时间观念
办文讲究时效缩短运转周期
简化办文手续
提高公文处理效率的方法
配备要实用
实现办公自动化效率要提高
人员专业化
建立岗位责任制
建立办文奖惩制度建立考核评比制
建立奖惩制度
【课后练习】
一、填空题
1．公文运转周期延长，处理效率就低；运转周期按时限完成，处理效率就高。

2．办公自动化设备要注意实效性、可靠性和先进性。

3．秘书人员必须掌握现代办公技能，必须具有先进的管理意识。

4．加快公文办理速度，减少公文在每个环节上的留办时间。

5．办公自动化关键是人，人机结合才能使办公自动化向更高层次发展。

二、选择题
1．构成公文运转周期的两个要素是（ D ）
A．办理时间办复时间B．批办时间办复时间
C．传递时间批办时间D．传递时间办理时间
2．不属于公文运转周期过长因素的一项是（A）
A．登记延误了公文的周转
B．传递环节繁多
C．传递程序繁琐
D．各环节之间传递不及时
3．加快公文传递速度的一个重要手段是（ D ）
A．拟办B．注办C．批办D．催办
4．在承办公文时，科学安排承办次序所依据的原则是（ B ）
A．时效原则B．主次缓急原则
C．先党后政原则D．意义大小原则
5．下列有关办公自动化的表述，错误的一项是（A）
A．办公自动化的关键是设备的先进性、精密性。

B．办公自动化目前迫切需要解决的安全问题是计算机病毒和机密信息的数据安全。

C．在办公自动化环境中，文秘人员必须具有先进的管理意识。

D．在公文的处理与管理中，既不要过分夸大办公自动化的作用，也不能排斥其应用。

三、简答题
1．影响公文处理效率的不利因素有哪些？
答：公文处理效率低下的主要因素有：
（1）传递环节因素的影响
公文传递的方式，主要有电信传递（包括利用电报、传真和互联网等）、邮政传递和直
接投递等三种方式。

传递方式的不同，传输渠道的不同，会造成以下现象：各环节之间传递不及时；传递的环节过多；传递程序过于繁琐。

（2）办理环节因素的影响
来文质量不高；拟办质量不高；催办不及时。

2．办公自动化对公文处理有何重大意义？
答：（1）办公自动化能极大地提高公文处理的效率和办文质量
办公自动化的核心任务是为办公人员对各种信息进行采集、存储、处理、传输，而这
也正是秘书人员工作的主要任务。

据统计，秘书工作采用办公自动化后，秘书人员可节省80%的时间，部门工作效率提高 2 至3 倍。

（2）办公自动化改变了传统的办公方式
现代的办公理念是将计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学，应用于现代办公
事务的一项综合技术。

通过信息收集、加工、传输、存储等环节，为各领域各层次的办公人员提供所需要的各种信息。

办公自动化改变了人们传统的工作方式及生活方式，掀起了办公领域的一场革命。