HRA-QP-001文件资料控制程序

批准人/日期：
密级：Security C
管理状态：
发布日期：2012年x月x日实施日期：2012年x月x日
XXXXXX电子有限公司发布
为明确本公司质量与环境体系文件的编写和确认，以便文件、数据的管理和控制，特制定本程序。

2. 范围
本程序适用于质量与环境体系涉及到之所有文件和数据，包括体系文件、外部文件和内部图纸等。

3.职责
3.1各部门负责编写本部门所需要的文件，各部门主管负责审核，副总经理核准。

3.2档案中心负责质量与环境体系文件的整体规划和管控，包括体系文件的发放、收回、销毁、存盘和保管
等一系列工作。

3.3档案中心负责建立体系文件总清单。

3.4各部门主管负责接收、保管发放之本部门的所有文件。

3.5各部门之同仁负责本部门文件的更改申请。

4.定义
4.1手册：对品质管理体系作总体描述的文件。

4.2程序：用来描述一项任务什么时候做，做什么，由谁做的文件。

4.3作业指导书：质量管理体系中各作业标准、办法、图、说明各作业之执行方法。

4.4记录：将品质程序或工作作业标准所规定之执行事项﹐以数字、文字、图标或其它可明确表达内容之文件
呈现执行之结果。

4.4.1凡具下列条件者以正式表单称之：
4.4.1.1使用期及保存期超过三个月以上；
4.4.1.2正式附属于手册、程序、作业标准内并赋予编号列管。

4.5外来文件：国际标准、国家标准、行业标准、客户提供之图面、文件资料等非本公司内部所发行之文件资
料均属之。

4.6 文件：是指将公司内各单位为推动工作上之必要管理或规定事项，依照本文件之作业规范及格式标准，
4.7 资料：包含一、二、三、四阶文件及外来文件。

4.8 机密文件：是指涉及到公司经营方向、客户讯息、产品规格等文件。

5.内容
5.1文件编写
5.1.1 手册：管理者代表负责编制质量与环境体系手册。

5.1.2 程序文件和作业指导书由各个相关部门负责编写。

5.1.3 体系文件的格式内容：
1）目的2）范围3）职责4）定义5）内容6）参考文件7) 相关表单8）附件
5.1.4 文件编码
向档案中心申请使用，文件编码不可重复使用；外来文件以手写的方式将编码注明在文件上：文件编码（一、二、三阶文件）表单编码
XXX - X X - XXX XXX - X F - XXX
部门代码体系别文件别流水号部门代码体系别文件别流水号
外来文件编码
FI - XX - XXXXX
外来文件文件别流水号
A.部门代码：
制造部--- MFG（含工程研发、生产、动力）
人事行政部--- HRA 计划物料部--- PMC
CAD部—CAD (含数据处理、IT) 质量部—QCC
财务部—FIN 市场部—MAR
B.体系类别：质量体系文件–Q，环境体系文件-E
质量管理体系/环境体系文件别：手册—M，程序—P，工作办法、规范—G；
C.外来文件别：图面-DW，工程资料-ED、国家标准-NS、其他文件-OT；
D.流水号：质量管理体系一、二、三阶文件依001，002……999编码, 质量管理体系表单依001，
002……999编码；外来文件依0001,0002……9999；
文件版本：
版本以大写字母表示，如：A、B，首版为A0，修改次数以阿拉伯数字表示，依次为A1，A2…。

5.2外来文件的管制：
5.2.1 当各部门因需要而将外部文件列为工作执行的依据或标准时，则这些由外部所制定的文件须列入公司文
5.2.2各部门取得外来文件时，需质量部确实审查无误后，交于档案中心进行登录和发放。

5.2.3经核准发放的外来文件可直接使用，不须转换成内部文件，编号以原有编号登录：
5.2.4当外来文件的内容有改动时，档案中心须及时更新相关部门所持有之旧文件。

5.2.5当所有文件被批准后，分发时档案中心负责将生效文件放在各部门公用碟，并将文件生效讯息通知各相
关部门。

5.3文件发行：
5.3.1各部门负责编制本部门之所有文件，各部门主管负责审核，副总经理负责核准。

5.3.2当所有文件被批准后，分发时档案中心负责将生效文件放在各部门公用碟，并将文件生效讯息通知各相
关部门。

5.4文件的修改和换版：
5.4.1在下述情况下，文件可以予以修改：
质量与环境体系运行中发现问题，需作进一步修改时；
5.4.1.2质量与环境体系方面的标准、法律法规修改或补充时；
5.4.1.3紧急事故发生之后。

5.4.2在下述情况下，文件可以换版：
文件的章节改动时，则应整章换版。

文件结构发生改变后，则应整册换版。

文件轻微修改如字体错误可不换版。

5.4.3文件经过修改或改版后，与其内容有关的其他文件均要作出相应之改动，改动部分的标识以执行。

5.4.4具体修改方法：
当现行的体系文件或表单格式有变更需求时，由提议人填写《文件申请书》，提出变更理由及内容，经相关单位会签后交于档案中心进行修订，修订后由原审核单位再进行审核并分发给相关单位。

当因错别字或文件的叙述方法不当而更改，但不改变原文意思时，则提出人填写《文件申请书》后，部门主管签核后直接交于档案中心进行修订，且不用作标注。

文件数据如有破损且严重影响使用或丢失时，应到档案中心办理更换或补领手续，填写《文件补发申请书》。

5.5标注：文件内容的更改部分以底线标注。

5.6文件的回收及作废文件的保存：
5.6.1文件数据所作出之任何改动，当新版本文件发放后，旧版文件必须由档案中心统一收回，加盖“作废”
章。

5.6.2作废的文件或数据之保存（包括外来文件及图纸），除保留档案中心存盘的一份外，其余的作废文件由档
案中心做统一处理（粉碎、烧毁或回收再利用）。

5.6.3如因特殊需要而保留的文件及数据应在其醒目处标注“参考用”字样或在文件上划一“X”号。

5.7内部图纸：
5.7.1有更改时，由产生部门主管审批后，填写《文件申请书》，交于档案中心进行登录、编号和发放。

5.7.2当客户有要求时，需经客户签名确认后方可进行登录申请。

5.7.4所有图纸的均需登录，并建立总清单。

5.8顾客的图纸：
5.8.1当顾客的工程标准/规格有所变更时，公司应及时按其要求的日期进行审查、分发、及执行，并记录生产
中每项实施变更的日期且加以保存。

5.8.2如顾客没有要求时，也应在不超过5个工作天内完成。

5.8.3当顾客的工程标准/规格的变更影响到产品规格或制程时，须重新检讨FMEA、控制计划进行(试)生产，
提交样品及顾客要求的送样资料。

5.9如因需要而将公司文件发往外部时，则应由相关单位向档案中心提出申请，并经单位主管审核及管理者代表批准后，由档案中心复印，并标明“COPY”字样，并在发放记录中登记。

5.10 如因需要借阅文件，则由借阅人员填写《文件借阅登记表》，到档案中心借阅相关文件。

5.11机密信息等级
Security A: 客户资料及公司策略及规划。

Security B: 公司机密数据、如财务数据、材料成本。

Security C: 可供公司内部员工使用的数据、仅可对内部使用、如机台作业指导书、SOP 等。

5.12机密信息使用管制
Security A: 客户数据只有负责该业务的部门相关人员才能在公司使用、如有任何非正常使用、都需客户同意才可执行。

公司策略及规划只有负责该业务的部门相关人员且总经理同意后才能知悉。

Security B: 公司机密资料、只有负责该业务的部门相关人员才能知悉、由总经理同意才可使用。

Security C: 可供公司内部员工使用的数据、仅可对内部有直接工作的部门员工使用。

所有机密信息仅供内部使用、要对外使用时或非直接工作的部门员工使用时需经总经理同意才能执行。

6.参考文件
6.1 ISO9001:2008
7.相关表单
7.1 表一﹕《文件发行总览表》 [表单编号﹕HRA-QF-001]
7.2 表二﹕《文件分发/回收记录表》 [表单编号﹕HRA-QF-002]
7.3 表三﹕《文件申请书》 [表单编号﹕HRA-QF-003]
7.4表四：《文件借阅登记表》 [表单编号﹕HRA-QF-004]
7.5表五：《文件补发申请书》 [表单编号﹕HRA-QF-005]
8.附件
8.1附件一、文件管制流程图
8.2 附件二印章样式：。