监理内业资料管理办法

项目监理机构监理内业资料管理办法
一、监理资料管理一般性规定
1、监理资料的形成应符合国家和铁道部的相关法律、法规、规章、工程质量验收标准和相应规范、设计文件及有关工程合同的规定。

2、监理资料管理的基本要求是收集整理及时、真实有效、完整齐全、分类有序，具有可追溯性。

3、监理资料管理人员应明确职责，总监理工程师为项目监理机构资料的总负责人，指定副总监主管，专业监理工程师及资料员具体管理，并定期检查监理人员资料管理情况。

4、专业监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料，进行认真检查，不得接受经涂改过的报审资料，并于每月编制月报（也可每季度报编制季报）之后次月10日前将审核整理过的资料交与资料员存放保管。

5、资料应保证字迹清晰，签字、盖章手续齐全，签字应符合档案管理的要求。

计算机形成的工程资料应采用内容打印，手工签名的形式；要长期保存的应采用针式或喷墨打印，不能用激光打印，纸张采用70Kg的A4或A3纸。

6、项目监理机构应建立监理文件资料的收文、传阅及发放制度。

7、在监理工作过程中，监理资料应按监理资料分类建立案卷盒，分专业存放保管，并编目录，以便于跟踪检查。

8、对于已归资料员保管的监理资料，如本项目监理机构或其他人员借用，须按一定程序和规定，办理借用手续，资料员负责收回。

9、利用计算机建立监理资料管理的系统文件，长期保存的文件应及时形成电子文档形式、做好备份，归档时刻录成光盘上交。

二、监理资料目录、格式(见下表) 监理资料表
三、内容及其要求
1、施工准备阶段
1.1监理机构组织形式、人员构成和总监理工程师及主要监理人员名单，以监理单位进驻现场报告给建设、施工单位；监理站标准化建设，图表、制度上墙；
1.2监理规划和监理实施细则；
1.3设计文件、施工图纸审核中有关问题的报告；
1.4承包单位报送的施工组织设计（方案）审查意见；
1.5工程开（复）工审查报告。

1.6建立健全各类监理工作台帐：单位工程开工报告台帐、工程
进度台帐、验工计价台帐、安全监理台帐、环水保工程监理台帐、设计变更台帐、监理见证及平行检测试验台帐、施工单位（含分包单位）及主要人员资质审核台帐、监理指令台帐（停、复工令；质量问题通知单；监理工程师通知）、监理人员培训考核台帐、工序检查及质量验收台帐等。

1.7监理站文件收发文登记、转阅记录。

2、施工阶段
2.1签报承包人月、季、年验工计价表；编报监理月报、季报、年报；
2.2承包人编制的年、季度计划和控制工程进度计划或计划变更的审查报告；
2.3工程项目造价目标风险分析及防范措施的报告；
2.4监理日志、施工工序检查及质量验收记录登记资料；
2.5有关监理工程质量、进度、投资、安全、环保、水保等问题的专题报告及重要工程例会纪要；
2.6工程质量严重问题停工、复工报告；监理各类指令资料；
2.7工程质量事故报告；
2.8由建设单位规定或授权，对工程设计变更的有关报告审核；
2.9承包单位要求费用索赔，在调查研究的基础上向建设单位提交详细的有关资料或报告；
2.10承包单位申请工程延期，在调查研究的基础上，向建设单位提交报告。

2.11项目监理机构受奖文件原件资料及时寄回监理公司办公室，由公司经营部统一管理，项目监理机构只保留扫描的电子文档。

3、工程竣工验收阶段
3.1监理管段全部单位工程验收合格后，签署工程初验报审表，同时提交竣工报验单及验收记录；
3.2在工程初验前提交本标段工程质量评估初步意见；
3.3按建设单位要求督促承包单位上报工程竣工文件及档案资料，上报监理竣工文件及档案资料；
3.4按《委托监理合同》的规定，提交竣工结算审批表，签署有关工程验交证书；
3.5监理工作总结、环保、水保工作总结。

3.6总监参与工程竣工验收，会签“工程竣工验收报告”。

4、工程质量保修期
4.1根据委托监理合同的约定和有关规定，审核质量缺陷返修工程的数量和费用，签署返修工程验工计价表报建设单位审定。

4.2检查督促完成竣工文件，完成其中监理文件的编制（含移交建设单位及监理公司的监理资料），
4.3经审查合格并办理了交接手续，总监会同建设单位、接管单位共同签发“工程质量保修终止书”。

四、监理资料移交存档
1、移交给建设单位存档的资料：监理工作总结；工程质量评估报告；工程质量事故处理资料；工程开工/复工报审表；建设单位要求的其它资料。

2、移交监理公司存档的资料：监理工作总结（含电子文档）；工程质量评估报告（含电子文档）；工程质量事故处理资料；项目监理机构受奖或受处罚文件原件资料；监理指令（包括暂停施工指令、复
工令、质量问题通知单、监理工程师通知）资料；监理日志；监理见证及平行检测试验资料；重点（特殊）工程设计图纸及相关资料（含电子文档）；来往文件及会议纪要资料（含电子文档）；监理月报及季报的电子文档；工程施工工序监理检查台帐；工程质量验收台帐等。

3、竣工文件中的监理文件按建设单位的规定及时提供，在工程竣工后按时移交监理资料。

项目监理机构完成监理工作后，撤销驻地监理机构，监理资料按移交给本监理公司存档的资料要求整理好，移交给监理公司存档。

4、对于工程有关的所有收发文件应及时做好收发记录、分类签收、整理，定期装订成册。

对工程施工过程中的设计变更及现场签证必须月审月结、按时汇总上报招标单位并做好记录，做到对任何文件资料在收发文登记中能迅速检索到其出处，具有可追溯性。