房产文件档案管理制度

一、总则
为规范房产公司的文件档案管理工作，确保文件档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于公司所有房产项目及相关业务活动形成的文件档案，包括但不限于：
1. 项目立项、规划、设计、施工、验收等文件；
2. 土地证、房产证、土地使用权证等权属证明文件；
3. 交易合同、租赁合同、物业服务合同等合同文件；
4. 财务凭证、审计报告、评估报告等财务文件；
5. 项目宣传资料、客户服务记录、投诉处理记录等业务文件；
6. 其他与房产业务相关的文件档案。

三、管理机构及职责
1. 档案管理部门：负责公司文件档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作。

2. 档案管理员：具体负责档案的日常管理工作，包括：
- 制定档案管理制度；
- 指导各部门进行文件档案的收集和整理；
- 负责档案的归档、保管和利用；
- 定期对档案进行清理和鉴定；
- 负责档案的销毁工作。

四、文件档案的收集与整理
1. 收集：各部门应按照档案管理制度的规定，及时将具有保存价值的文件档案提交给档案管理部门。

2. 整理：档案管理部门应根据文件档案的性质、内容、时间等进行分类整理，并
编制目录。

3. 归档：整理好的文件档案应及时归档，归档时应注明档案名称、编号、保管期
限等信息。

五、文件档案的保管与利用
1. 保管：档案管理部门应采取有效措施，确保档案的完整、准确和安全，包括：
- 建立档案库房，配备必要的设施设备；
- 实施档案的防盗、防火、防潮、防虫等措施；
- 定期对档案进行检查和维护。

2. 利用：档案管理部门应根据档案利用者的需求，提供档案查阅、复制等服务。

六、文件档案的销毁
1. 鉴定：档案管理部门应根据档案的保管期限和实际利用情况，对档案进行鉴定。

2. 销毁：鉴定为销毁的档案，应按照规定程序进行销毁。

七、附则
1. 本制度由公司档案管理部门负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

通过实施本制度，旨在加强房产公司的文件档案管理，提高文件档案的利用效率，为公司的发展提供有力保障。