公司单据归档管理制度范本

第一章总则
第一条为加强公司单据管理，确保单据的完整性和安全性，提高工作效率，根据国家有关法律法规及公司相关规定，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有部门及员工在业务活动中产生的各类单据。

第三条公司单据归档工作应遵循统一领导、分级管理、规范操作、安全保密的原则。

第二章单据归档范围
第四条单据归档范围包括但不限于以下内容：
1. 财务凭证：包括发票、收据、付款凭证、报销单等；
2. 合同文件：包括各类合同、协议、意向书等；
3. 人力资源文件：包括招聘启事、劳动合同、离职证明、考勤记录等；
4. 采购文件：包括采购订单、验收单、入库单等；
5. 仓储文件：包括出入库单、盘点单等；
6. 生产文件：包括生产计划、生产记录、设备维护记录等；
7. 销售文件：包括销售合同、销售订单、客户反馈等；
8. 其他业务活动产生的单据。

第三章单据归档流程
第五条单据归档流程如下：
1. 单据产生部门在业务活动结束后，及时将单据整理归档；
2. 归档人员对单据进行分类、整理，确保单据完整、清晰；
3. 归档人员填写《单据归档登记表》，登记单据名称、数量、归档日期等信息；
4. 归档人员将单据及《单据归档登记表》提交给档案管理部门；
5. 档案管理部门对单据进行审核，确保单据符合归档要求；
6. 档案管理部门对单据进行分类、编号、装订，并妥善保管。

第四章单据借阅与查询
第七条单据借阅与查询应遵循以下规定：
1. 借阅人需填写《单据借阅申请表》，说明借阅原因、用途、期限等信息；
2. 档案管理部门对借阅申请进行审核，确保借阅理由合理；
3. 借阅人凭有效证件（如身份证、工作证等）及《单据借阅申请表》向档案管理
部门办理借阅手续；
4. 借阅人需爱护单据，遵守借阅规定，按时归还；
5. 档案管理部门对借阅情况进行登记，确保单据安全。

第五章单据保管与维护
第八条单据保管与维护应遵循以下规定：
1. 档案管理部门负责单据的保管工作，确保单据的完整性和安全性；
2. 档案管理部门定期对单据进行清理、整理，对损坏、丢失的单据及时进行补办；
3. 档案管理部门建立健全单据保管制度，确保单据在保管过程中的安全；
4. 档案管理部门定期对单据进行备份，确保单据数据的安全。

第六章奖惩
第九条对在单据归档工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励；对违反本
制度规定，造成单据损坏、丢失的，依法追究责任。

第七章附则
第十条本制度由公司办公室负责解释。

第十一条本制度自发布之日起施行。