时间管理培训课件PPT37页
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约你、有人突然打电话请你吃饭等）—只有在优先考虑重 要的事情后，再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧 急”当成优先原则，而不是把“重要”当成优先原则。其 实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至不办，也无关大 局。
▪ 既不紧急也不重要〔比如娱乐、消遣等事情〕—有闲工夫
再说。
判断一下您属于哪个类型
完全迷失型 漫无目标型 忙碌大众型 工作狂型 高效人士型 高效冠军型
人生活及工作的关系
▪ 记事簿的使用 ▪ 邮件系统DWA在时间管理方面的运用；
时间管理的本质
▪ 管理时间，就是管理自己 ▪ 管理自己，就是管理自己的时间 ▪ 管理了自己的时间，就等于管理了自己的生命
时间管理总体水平的测试
▪ 请你根据自己的实际情况，计分方式为：从不0分，有时1分，经常2分，
总是3分 ．
结论：一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。
时间管理四象限-1
重要
多投资时 间在M2
M2
重要， 非紧急
M1
重要， 紧急
尽量避免 做M4事情
M4
非重要， 非紧急
M3
非重要， 紧急
尽量避免 扩大M1
尽量减少 M3事情
紧急
时间管理四象限-2
重要
陪客户逛大 街-战略的 Draw it!
陪老婆逛大 街-多余的 Don’t do it!
▪防患于未然 ▪改进产能 ▪建立人际关系 ▪发掘新机会 ▪制定计划
▪干扰的事件 ▪无谓的电话信件
会议
▪闲聊 ▪游逛
▪危机（救火） ▪急迫的问题 ▪有期限压力的
计划
▪不速之客 ▪无关紧要信件 ▪某些电话 ▪浪费时间之事
陪女友逛大 街-必须的 do it now!
计划 提前准备，安排计划，逐步实施。
十年计划 两年计划
年计划
月计划
周计划 日计划
节省时间的方法
▪ 目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。 ▪ 优先级最高的事物先着手。 ▪ 与拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。 ▪ 大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。 ▪ 自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或
一些数据分享给大家
▪ 每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以
像全日制学生一样学习。3-5年就可以成为专家。
▪ 20%的工作时间是“关键性的”、“重要的”。80%的时
间用在了无意义的事情上。
▪ 平均阅读速度大约是每分钟200个词，如果每个工作的人
每天阅读2小时，将其阅读速度提高到每分钟400个词，则 每天可以节约1小时时间用于工作。
▪ 我在每个工作日之前．都能为计划中的工作做些准备。 ▪ 凡是可交派下属或别人去做的，我都交派下去 ▪ 我利用工作进度来书面规定工作任务与目标 ▪ 我尽量一次性处理完毕每份文件 ▪ 我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序排列，依次办理
这些事情
▪ 我尽量回避干扰性电话、不速之客的来访，以及突然的约会 ▪ 我试着按照生理节奏变动规律曲张图来安排我的工作 ▪ 我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件 ▪ 当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要事情时，
▪ 每周5天，每天花5分钟改进自己的工作，在5年里将导致
同一个工作被改进1200余次。
▪ 花1个小时进行计划，行动时会节约10小时。
生命知多少！-关于时间的一个小游戏
请准备一张长条纸用笔将它 划成10份（中间部分刚好 每两列一份代表生命中的 十年，分别写上10，20等， 最左边的空余部分写上 “生”字，最右边的空余 部分写上“死“字）
生 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 死
请大家按我提的问题去做---
陪岳母逛大 街-无奈的 Delegate!
紧急
分清事务轻重缓急，进行如下的排序
▪ 重要且紧急〔比如救火、抢险等）--必须立刻做 ▪ 重要但不紧急〔比如学刁、做计划、与人谈心、休检等）
－只要没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而 不是拖延。
▪ 紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”，而紧急
止呢！）占了 1/3，吃饭、休息、聊天、看电视、游玩等又占了1/3， 其实真正可以工作有生产力约8小时，只剩1/3。所以请将剩下来的折 成三等份。并把2/3撕下来，放在桌子上。
▪ 比比看。请用左手拿起剩下的1/3，用右手把退休那一段和刚才撕下
来的2/3加在一起。 ---请思考一下您如何用好左手的1/3时间工作赚钱，提供自己另外2/3的吃
者多余耗费花1个半小时，每周7个半小时。
▪ 10个人中有9个人会在会议开始的时候做白日梦。 ▪ 做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。 ▪ 如果你让自己一天做一件事情，你会花一个整天去做。如
果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。如果你让自 己一天做12件事情，则会完成7--8件事。
▪ 上班的人平均每天发出和接收190条讯息。
我会说“不”
结论：
0-12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。 13-17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。 18-22分：你的时间管理状况良好。 23-27分：你是值得学习的时间管理的典范。
浪费时间的原因—主观和客观两大方面
▪ 做事目标不明确 ▪ 作风拖拉 ▪ 缺乏优先顺序，抓不住重点 ▪ 过于注重细节 ▪ 做事有头无尾 ▪ 没有条理，不简洁，简单事情复杂化 ▪ 事必躬亲，不懂得授权 ▪ 不会拒绝别人的请求 ▪ 消极思考
重要紧急
5%
25%
50%
80%
40%
40%
重要不紧急
5%
5%
5%
10%
40%
50%
紧急不重要
40%
30%
25%
10%
10%
5%
不紧急不重要 50%
40%
20%
0%
10%
5%
执行的关键
▪ 当上司或是客户有紧急要求，让你必须调整时间段，应该
先依照优先序来比较判断。如果现在正在执行的任务更重 要，应该先与对方沟通，取得建议或是谅解；
▪ 约束自己，不要对不重要的、突如其来的任何事项与干扰
立即反应，除非它是极度重要又极度紧急的，否则应该坚 守优先序的原则。
▪ 约束自己，不要在做事中途自己去找一些不相干的事来打
断自己的工作(这是许多人的一种逃避方式)。
▪ 今日事今日毕，你今天安排的任务事项完成的比例，将决
定你当天对工作的掌控程度与成就和满足感。当你完成一 个任务事项后，可以在执行清单上打个钩或标上“OK”， 或者就画个笑脸，这样可以促使你继续为下一件事而愉快 地努力。
To Do
TO DO
TO DO
注意使用邮件中的提醒功能
▪ 接受会议或培训邀请后，打开Calendar在提醒栏后打勾并
选择提醒时间
▪ 每天上班后打开邮件系统后浏览一下Calendar中当天会议
或培训安排，做到准时出席，不浪费他人时间，从而他人 也不会浪费您的时间
培训后回答的问题
1、你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适？实际上花多少 时间睡觉？
一些数据分享给大家
▪ 人们一般采用13种不同的方法管理他们的时间。 ▪ 人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者
说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大 约4小时，也就是约50%。80%（约3小时）的打扰是没有 意义或者极少有价值的。
▪ 一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西或
节省时间的方法
▪ 避免完美主义。记住80/20定律 ▪ 避免作出过多许诺，对你在有限时间内能完成的工作持
现实态度
▪ 不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应
付突发事件
▪ 设置时间限制。如：做某些决定时，不应超过3分钟 ▪ 聚精会神地做手头的事情 ▪ 处理重要事情时，使用大块的时间 ▪ 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易 ▪ 文书工作争取只处理一次 ▪ 在行动以前彻底地思索整件工作 ▪ 第一次就做好
谋杀时间的凶手
☠没有日程计划 ☠生活失去平衡 ☠桌面杂乱（请看后页） ☠睡眠不足 ☠不吃午饭 ☠办事拖拉 ☠会议冗长 ☠不速之客闯入 ☠电话干扰 ☠经常加班加点 ☠穷于应付突发事件
☠ 上班漫谈、聊天 ☠ 交待不清，事情做错 ☠ 不敢拍板，等待指示 ☠ 不考虑事情过于复杂 ☠ 主管事必躬亲 ☠ 完美主义办事 ☠ 不考虑轻重缓急 ☠ 凭记忆办事 ☠ 主办人员迟到 ☠ 同样的事总是一而再
者有时不起作用。
▪ 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。 ▪ 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。 ▪ 学会委派别人做事。 ▪ 归纳相似的事情，把它们放在一起处理。 ▪ 减少例行事物：它们不值得花费过多时间。缩短低价值
的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完 成、减少或推迟优先级很低的任务。
2、你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐？ 3、开始一项工作（如写作业、写报告、读书）时，记录自
己中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。结果也许 会令你吃惊。 4、每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时？ 5、你平均每天用多少时间计划以后的时间安排？ 6、你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流？ 7、你每天花多少时间保护自己的健康，东西用毕物归原处不乱放东西把整
理好的东西编上号，贴上标签，做好登记好记性不如烂笔 头，要勤于记录
▪ 处理文件的3个环节迅速回复,迅速归档，以免文件
弄乱或弄丢及时销毁,没用的文件要及时处理掉
对策
• 该扔则扔 • 不要移师暗处 • 不放无关物品，将物品放在固定地方。 • 建立良好的文件管理系统 • 让文件在面前只流通一次 • 下班最后一件事 --- 收拾办公桌
▪ 请问你现在几岁？（把相应的部分从前面撕掉）
---过去的生命是再也回不来了！请撕彻底撕干净！
▪ 请问你想活到几岁？（如果不想活到100岁的话就从后面把那部分撕
掉）
▪ 请问你想几岁退休？（把相应的退休以后的部分从后面撕下来，不用
撕碎，放在桌子上）
---就剩这么长了，这是你可以用来工作的时间。
▪ 请问一天24小时你会如何分配？一般人通常是睡觉8小时（有人还不
记事簿的内容
▪ 记录与提醒你需要去完成的行动任务； ▪ 日程、时程安排、约会、行程安排； ▪ 记录会议、谈话内容； ▪ 订目标计划； ▪ 记录与查询联系人通讯录； ▪ 记录想法心得、创意点子
邮件系统DWA如何帮助您进行时间管理 ▪ 邮件进行重要度标示（Follow up)
Follow up
Follow up
如何处理低价值的活动
▪ 授权或分派出这些活动，节约自己的时间。 ▪ 降低自己的标准，不要追求完美。 ▪ 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。 ▪ 将它们汇总，集中时间处理。
时间管理习惯
积极
保持主动，拥有更多控制权。
全面
目标要求的全部任务都予以列 示，整体考虑。
排序
按分类排序，时间比例适当， 按顺序做事。
喝玩乐及退休后的生活。
时间知多少！
▪ 这个游戏，你按要求做完了吗？你有什么感想？上海的一
次培训课堂上，一位近50岁重新创业的女士做完这个游戏， 当场就“哇”的一声大哭了起来！
人生最宝贵的两项资产
头脑
时间
▪ 天下最公平的是什么
时间特性
供给毫无弹性 无法蓄积 无法取代
无法失而复得
课程目的
▪ 引导学员了解时间管理四象限及其根本、智慧，以及与个
▪ 既不紧急也不重要〔比如娱乐、消遣等事情〕—有闲工夫
再说。
判断一下您属于哪个类型
完全迷失型 漫无目标型 忙碌大众型 工作狂型 高效人士型 高效冠军型
人生活及工作的关系
▪ 记事簿的使用 ▪ 邮件系统DWA在时间管理方面的运用；
时间管理的本质
▪ 管理时间，就是管理自己 ▪ 管理自己，就是管理自己的时间 ▪ 管理了自己的时间，就等于管理了自己的生命
时间管理总体水平的测试
▪ 请你根据自己的实际情况，计分方式为：从不0分，有时1分，经常2分，
总是3分 ．
结论：一个效率糟糕的人与一个高效的人工作效率相差可达10倍以上。
时间管理四象限-1
重要
多投资时 间在M2
M2
重要， 非紧急
M1
重要， 紧急
尽量避免 做M4事情
M4
非重要， 非紧急
M3
非重要， 紧急
尽量避免 扩大M1
尽量减少 M3事情
紧急
时间管理四象限-2
重要
陪客户逛大 街-战略的 Draw it!
陪老婆逛大 街-多余的 Don’t do it!
▪防患于未然 ▪改进产能 ▪建立人际关系 ▪发掘新机会 ▪制定计划
▪干扰的事件 ▪无谓的电话信件
会议
▪闲聊 ▪游逛
▪危机（救火） ▪急迫的问题 ▪有期限压力的
计划
▪不速之客 ▪无关紧要信件 ▪某些电话 ▪浪费时间之事
陪女友逛大 街-必须的 do it now!
计划 提前准备，安排计划，逐步实施。
十年计划 两年计划
年计划
月计划
周计划 日计划
节省时间的方法
▪ 目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。 ▪ 优先级最高的事物先着手。 ▪ 与拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。 ▪ 大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。 ▪ 自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或
一些数据分享给大家
▪ 每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以
像全日制学生一样学习。3-5年就可以成为专家。
▪ 20%的工作时间是“关键性的”、“重要的”。80%的时
间用在了无意义的事情上。
▪ 平均阅读速度大约是每分钟200个词，如果每个工作的人
每天阅读2小时，将其阅读速度提高到每分钟400个词，则 每天可以节约1小时时间用于工作。
▪ 我在每个工作日之前．都能为计划中的工作做些准备。 ▪ 凡是可交派下属或别人去做的，我都交派下去 ▪ 我利用工作进度来书面规定工作任务与目标 ▪ 我尽量一次性处理完毕每份文件 ▪ 我每天列出一个应办事项清单，按重要顺序排列，依次办理
这些事情
▪ 我尽量回避干扰性电话、不速之客的来访，以及突然的约会 ▪ 我试着按照生理节奏变动规律曲张图来安排我的工作 ▪ 我的日程表留有回旋余地，以便应对突发事件 ▪ 当其他人想占用我的时间，而我又必须处理更重要事情时，
▪ 每周5天，每天花5分钟改进自己的工作，在5年里将导致
同一个工作被改进1200余次。
▪ 花1个小时进行计划，行动时会节约10小时。
生命知多少！-关于时间的一个小游戏
请准备一张长条纸用笔将它 划成10份（中间部分刚好 每两列一份代表生命中的 十年，分别写上10，20等， 最左边的空余部分写上 “生”字，最右边的空余 部分写上“死“字）
生 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 死
请大家按我提的问题去做---
陪岳母逛大 街-无奈的 Delegate!
紧急
分清事务轻重缓急，进行如下的排序
▪ 重要且紧急〔比如救火、抢险等）--必须立刻做 ▪ 重要但不紧急〔比如学刁、做计划、与人谈心、休检等）
－只要没有前一类事的压力，应该当成紧急的事去做，而 不是拖延。
▪ 紧急但不重要（比如有人因为打麻将“三缺一”，而紧急
止呢！）占了 1/3，吃饭、休息、聊天、看电视、游玩等又占了1/3， 其实真正可以工作有生产力约8小时，只剩1/3。所以请将剩下来的折 成三等份。并把2/3撕下来，放在桌子上。
▪ 比比看。请用左手拿起剩下的1/3，用右手把退休那一段和刚才撕下
来的2/3加在一起。 ---请思考一下您如何用好左手的1/3时间工作赚钱，提供自己另外2/3的吃
者多余耗费花1个半小时，每周7个半小时。
▪ 10个人中有9个人会在会议开始的时候做白日梦。 ▪ 做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。 ▪ 如果你让自己一天做一件事情，你会花一个整天去做。如
果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。如果你让自 己一天做12件事情，则会完成7--8件事。
▪ 上班的人平均每天发出和接收190条讯息。
我会说“不”
结论：
0-12分：你自己没有时间规划，总是让别人牵着鼻子走。 13-17分：你试图掌握自己的时间，却不能持之以恒。 18-22分：你的时间管理状况良好。 23-27分：你是值得学习的时间管理的典范。
浪费时间的原因—主观和客观两大方面
▪ 做事目标不明确 ▪ 作风拖拉 ▪ 缺乏优先顺序，抓不住重点 ▪ 过于注重细节 ▪ 做事有头无尾 ▪ 没有条理，不简洁，简单事情复杂化 ▪ 事必躬亲，不懂得授权 ▪ 不会拒绝别人的请求 ▪ 消极思考
重要紧急
5%
25%
50%
80%
40%
40%
重要不紧急
5%
5%
5%
10%
40%
50%
紧急不重要
40%
30%
25%
10%
10%
5%
不紧急不重要 50%
40%
20%
0%
10%
5%
执行的关键
▪ 当上司或是客户有紧急要求，让你必须调整时间段，应该
先依照优先序来比较判断。如果现在正在执行的任务更重 要，应该先与对方沟通，取得建议或是谅解；
▪ 约束自己，不要对不重要的、突如其来的任何事项与干扰
立即反应，除非它是极度重要又极度紧急的，否则应该坚 守优先序的原则。
▪ 约束自己，不要在做事中途自己去找一些不相干的事来打
断自己的工作(这是许多人的一种逃避方式)。
▪ 今日事今日毕，你今天安排的任务事项完成的比例，将决
定你当天对工作的掌控程度与成就和满足感。当你完成一 个任务事项后，可以在执行清单上打个钩或标上“OK”， 或者就画个笑脸，这样可以促使你继续为下一件事而愉快 地努力。
To Do
TO DO
TO DO
注意使用邮件中的提醒功能
▪ 接受会议或培训邀请后，打开Calendar在提醒栏后打勾并
选择提醒时间
▪ 每天上班后打开邮件系统后浏览一下Calendar中当天会议
或培训安排，做到准时出席，不浪费他人时间，从而他人 也不会浪费您的时间
培训后回答的问题
1、你每天需要花多少时间睡觉才感到舒适？实际上花多少 时间睡觉？
一些数据分享给大家
▪ 人们一般采用13种不同的方法管理他们的时间。 ▪ 人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者
说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大 约4小时，也就是约50%。80%（约3小时）的打扰是没有 意义或者极少有价值的。
▪ 一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西或
节省时间的方法
▪ 避免完美主义。记住80/20定律 ▪ 避免作出过多许诺，对你在有限时间内能完成的工作持
现实态度
▪ 不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应
付突发事件
▪ 设置时间限制。如：做某些决定时，不应超过3分钟 ▪ 聚精会神地做手头的事情 ▪ 处理重要事情时，使用大块的时间 ▪ 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易 ▪ 文书工作争取只处理一次 ▪ 在行动以前彻底地思索整件工作 ▪ 第一次就做好
谋杀时间的凶手
☠没有日程计划 ☠生活失去平衡 ☠桌面杂乱（请看后页） ☠睡眠不足 ☠不吃午饭 ☠办事拖拉 ☠会议冗长 ☠不速之客闯入 ☠电话干扰 ☠经常加班加点 ☠穷于应付突发事件
☠ 上班漫谈、聊天 ☠ 交待不清，事情做错 ☠ 不敢拍板，等待指示 ☠ 不考虑事情过于复杂 ☠ 主管事必躬亲 ☠ 完美主义办事 ☠ 不考虑轻重缓急 ☠ 凭记忆办事 ☠ 主办人员迟到 ☠ 同样的事总是一而再
者有时不起作用。
▪ 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。 ▪ 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。 ▪ 学会委派别人做事。 ▪ 归纳相似的事情，把它们放在一起处理。 ▪ 减少例行事物：它们不值得花费过多时间。缩短低价值
的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完 成、减少或推迟优先级很低的任务。
2、你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐？ 3、开始一项工作（如写作业、写报告、读书）时，记录自
己中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。结果也许 会令你吃惊。 4、每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时？ 5、你平均每天用多少时间计划以后的时间安排？ 6、你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流？ 7、你每天花多少时间保护自己的健康，东西用毕物归原处不乱放东西把整
理好的东西编上号，贴上标签，做好登记好记性不如烂笔 头，要勤于记录
▪ 处理文件的3个环节迅速回复,迅速归档，以免文件
弄乱或弄丢及时销毁,没用的文件要及时处理掉
对策
• 该扔则扔 • 不要移师暗处 • 不放无关物品，将物品放在固定地方。 • 建立良好的文件管理系统 • 让文件在面前只流通一次 • 下班最后一件事 --- 收拾办公桌
▪ 请问你现在几岁？（把相应的部分从前面撕掉）
---过去的生命是再也回不来了！请撕彻底撕干净！
▪ 请问你想活到几岁？（如果不想活到100岁的话就从后面把那部分撕
掉）
▪ 请问你想几岁退休？（把相应的退休以后的部分从后面撕下来，不用
撕碎，放在桌子上）
---就剩这么长了，这是你可以用来工作的时间。
▪ 请问一天24小时你会如何分配？一般人通常是睡觉8小时（有人还不
记事簿的内容
▪ 记录与提醒你需要去完成的行动任务； ▪ 日程、时程安排、约会、行程安排； ▪ 记录会议、谈话内容； ▪ 订目标计划； ▪ 记录与查询联系人通讯录； ▪ 记录想法心得、创意点子
邮件系统DWA如何帮助您进行时间管理 ▪ 邮件进行重要度标示（Follow up)
Follow up
Follow up
如何处理低价值的活动
▪ 授权或分派出这些活动，节约自己的时间。 ▪ 降低自己的标准，不要追求完美。 ▪ 学会放弃既没有价值，又浪费时间的事。 ▪ 将它们汇总，集中时间处理。
时间管理习惯
积极
保持主动，拥有更多控制权。
全面
目标要求的全部任务都予以列 示，整体考虑。
排序
按分类排序，时间比例适当， 按顺序做事。
喝玩乐及退休后的生活。
时间知多少！
▪ 这个游戏，你按要求做完了吗？你有什么感想？上海的一
次培训课堂上，一位近50岁重新创业的女士做完这个游戏， 当场就“哇”的一声大哭了起来！
人生最宝贵的两项资产
头脑
时间
▪ 天下最公平的是什么
时间特性
供给毫无弹性 无法蓄积 无法取代
无法失而复得
课程目的
▪ 引导学员了解时间管理四象限及其根本、智慧，以及与个