外部来函管理制度模板

外部来函管理制度模板
一、引言
为规范外部来函的接收、存档、处理和回复工作，提高公司对外界信息的管理水平，特制
定此外部来函管理制度。

二、适用范围
本制度适用于公司内所有涉及外部来函的部门和员工，在接收、存档、处理和回复外部来
函时必须遵守本制度。

三、定义
1. 外部来函：指公司所接收的来自外部机构或个人的书面文件或函件。

2. 来函处理员：指受委派负责处理外部来函的员工。

3. 来函办理单：指记录外部来函处理过程的文件。

四、外部来函的接收
1. 任何部门的接待处均设有专门的来函接收箱，接待人员应及时将来函放入接收箱中。

2. 部门接收到外部来函后，应及时进行登记，包括来函日期、发送单位或个人、接收人员
等信息，并将来函转交给来函处理员。

3. 来函处理员应在接收到外部来函后，及时确认发件人及内容，并安排适当时间对来函进
行处理。

五、外部来函的存档
1. 来函处理员收到外部来函后，应将来函进行登记，并按照公司规定的文件管理制度进行
存档。

2. 存档必须按照来函的日期顺序进行，确保文件整齐有序。

3. 来函存档应当包括原件和复印件，原件放入公司档案室进行保管，复印件留存于部门。

六、外部来函的处理
1. 来函处理员应认真阅读外部来函的内容，了解来函的重要性和紧急程度。

2. 对于普通来函，来函处理员应按照指定的流程进行处理，确保及时回复。

3. 对于重要或紧急来函，来函处理员应立即向相关领导汇报，并根据领导的要求进行处理。

七、外部来函的回复
1. 来函处理员在处理完外部来函后，应及时进行回复。

2. 回复内容应准确清晰，避免产生误解，必要时可向相关部门协助解答。

3. 回复的时间应依据来函的重要性和紧急程度确定，确保回复的及时性。

八、来函办理单记录
1. 来函处理员应填写来函办理单，记录外部来函的接收、处理和回复情况。

2. 来函办理单包括来函的日期、发送单位或个人、接收人员、处理过程、回复内容等内容。

3. 来函办理单应交由主管部门进行审查和归档。

九、责任追究
1. 对于未按照本制度规定进行外部来函的接收、存档、处理和回复的员工，将追究其相关
责任。

2. 对于故意隐瞒外部来函内容或延误处理的员工，将按公司规定进行纪律处罚。

十、附则
1. 本制度由公司文件管理部门负责解释。

2. 本制度经公司领导审批后生效，如有需要修改，应重新经过领导审批。

3. 本制度自颁布之日起执行。

特此制定。

制定日期：XXXX年XX月XX日
公司名称：XXX公司
制度制定部门：文件管理部门
签字：XXX（公司领导签字）。