职工档案管理制度细则

一、目的
为加强公司职工档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案利用效率，特制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于公司全体职工的档案管理。

三、档案管理职责
1.人力资源部负责公司职工档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。

2.各部门负责提供职工档案资料，并对所提供资料的准确性、完整性负责。

3.职工本人负责保管好自己的个人档案，不得擅自涂改、销毁。

四、档案管理内容
1.职工入职档案：包括个人简历、应聘登记表、面试评估/录用审批表、录用通知书、员工信息登记表、入职承诺书及员工保密协议、个人证件（身份证复印件、学历学位证复印件、资格证书复印件、职称复印件）、原单位离职证明/解除劳动合
同保证书、劳动合同、健康体检证明（有特殊要求的岗位）等。

2.职工培训档案：包括培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表等。

3.职工绩效管理档案：包括员工绩效考核资料，按月份归类整理。

4.职工异动档案：包括试用期员工转正表、内部调动审批流程表、竞聘相关资料等。

5.职工离职档案：包括员工离职申请表、员工离职面谈记录表、员工离职调查表、员工离职工作交接表、解除劳动合同协议书、离职保密协议（部分岗位）、离职证明（单位存档）等。

五、档案管理流程
1.职工入职时，人力资源部收集相关档案资料，建立职工档案。

2.职工离职时，人力资源部收集相关档案资料，归档至离职档案。

3.职工晋升、调动、培训等情况发生变化时，及时更新档案资料。

4.各部门提供职工档案资料时，应确保资料准确、完整。

六、档案保管与利用
1.档案保管：档案应存放在符合国家档案保管要求的专用档案库房，由专人负责管理。

2.档案利用：职工本人及相关部门需查阅档案时，需经人力资源部批准，办理借阅手续。

3.档案销毁：档案达到销毁期限或无保存价值时，经人力资源部审核，报公司领导批准后，方可销毁。

七、奖惩
1.对严格遵守本制度，在档案管理工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。

2.对违反本制度，造成档案遗失、损坏、泄露等行为的，按公司相关规定追究责任。

八、附则
1.本制度由人力资源部负责解释。

2.本制度自发布之日起施行。