信息化建设中事业单位人事档案管理探究

信息化建设中事业单位人事档案管理探究
发布时间：2021-11-11T06:08:24.297Z 来源：《中国科技人才》2021年第22期作者：高玉娟
[导读] 当前,在我国事业单位人事档案管理工作中,至关重要的一个发展方向是充分实现人事档案管理工作的信息化。

在事业单位档案管理中所包含的内容比较广泛,有关的情况也相对复杂,因此,在信息化的时代大背景下,要充分结合各级事业单位的人事档案管理工作实际情况,有针对性地引用先进的信息化管理技术,以此给档案的管理者带来极大的方便,从而能够真正在意义上提高事业单位的人事档案管理的质量。

山东省淄博市淄川区园林绿化和公园管理服务中心山东淄博 255100
摘要：当前,在我国事业单位人事档案管理工作中,至关重要的一个发展方向是充分实现人事档案管理工作的信息化。

在事业单位档案管理中所包含的内容比较广泛,有关的情况也相对复杂,因此,在信息化的时代大背景下,要充分结合各级事业单位的人事档案管理工作实际情况,有针对性地引用先进的信息化管理技术,以此给档案的管理者带来极大的方便,从而能够真正在意义上提高事业单位的人事档案管理的质量。

关键词:信息化建设；事业单位；人事档案管理
引言:
当前正处于信息化的新时代,在对事业单位人事档案管理的过程中,也需要进一步做到与时俱进,切实有效地加强和推进信息化的建设,针对各种档案管理的形式及其内容等进行不断的创新改进和完善,使之能够充分体现和突破信息化管理的特点，从而有效地推动事业单位的人事档案管理工作的成效可以切实展现。

基于此,该文主要着重探讨并深入地剖析了与事业单位在进行人事档案信息化建设过程中的意义、所存在的一些问题及具体执行对策等密切相关的内容。

1.加强人事档案管理的信息化建设的重要意义
人事档案把所有的人才资料全部记录下来,通过这些人员的档案就可以了解得到个人的背景,职务履历,岗位年龄以及奖励的绩效。

科学合理地进行对人事档案资料的保存与管理有利于我们实现人员资料的及时收集与信息化应用,提高对人才资源的综合开发和利用。

无论是对于个人或者其他社会组织机构单位中个人的基本工作档案都是非常重要的,对于改善事业单位工作人员工作效率的同时对促进事业单位的发展也具有着非常重要的指导性意义。

然而,传统人事档案管理的方法与模式已经无法适应当前人事档案管理建设工作所需的技术要求。

传统人事档案管理只是一种简单的记录,电脑只不过就是起着一种帮助人们进行记忆的作用。

但是,在当前我国数字信息化高速发展进步的今天,人事档案进行信息化管理仍然被认为是未来的一个趋势。

人事档案进行了一系列信息处理之后,变得更加简单便捷,能够很大程度的减少事业单位档案管理工作的时间和成本。

当事业单位想要了解员工的人事档案资料可以从计算机上有关资料检索中找到。

运用现有的网络技术,可将单一的人事档案脱机、联动化的检索转换为智能化的网络搜索,进一步改善和提高了人事档案管理工作的实际性和效率。

2.人事档案信息化建设中存在的问题
2.1事业单位人事档案管理工作软、硬件基础设施参差不齐
不同的单位对于人事档案管理软件信息化的技术,这就造成了各个组织的人事档案管理软件在应用中的开发方面有许多差别。

如此一来,各地研究和开发出的软件并非一样,互通也只会成为一件艰难的事情。

虽然目前我国开展人事档案管理和信息化工作所需要使用的各种现代科技设备和仪器已经比较齐全,但是,在管理方法上依旧都采取"手动为主,计算机为辅",这样就减缓了事业单位开展人事档案管理信息化建设工作的进度[1]。

2.2缺乏规范的信息化管理标准
作为国家对于企事业单位实施人事档案管理的信息化体系建设的一个重要依据与前提,规范化、标准化建立的目标是实现信息化建设的高质量和高效的保证。

然而,在如今的事业单位中,各个机构和组织的人事档案管理工作都必须要根据自身的实际情况需求与利益决策来制订相应的管理标准。

虽然这样比较适合于对组织内部的各种人事档案信息资料进行收集与整合利用,但是由于我国企事业单位内部的各种人事档案资料管理在其框架上仍然存在着很大的差异,因而并不能真正做到统一的管理,也就是说,事业单位内部之间并未必要能够建立起一个既统一又规范的关于人事档案信息资料管理的标准,所以也就使得我们在实践中没有什么办法真正地达到对于档案信息资料的共享,在实践中提高了某种程度上的难度[2]。

2.3人事档案管理人员素质参差不齐
如今在各个行政机关事业单位中从事人事档案管理工作的专业技术人才大多数都已经是身兼数职,这就直接地导致他们对于人事档案管理这项工作上的精力和时间的投入就变得非常有限。

一些大型的事业单位人事档案的管理人员由于他们的知识和学历不高,年龄较大,对于新接触到的知识和东西认识缓慢,接受缓慢,新知识、新业务的掌握很困难,还包括相当一部分的管理人员并没有经过过专业的培训,缺乏的专业知识,他们对于专业知识的了解得并不深刻。

虽然各类大型企事业单位也都有一部分的人员已经从事了多年的档案人事和资源的管理工作,积累了很多的档案工作实践经验,但他们对于档案的管理普遍都是采用传统的方法和手段来进行,这种传统的档案管理工作方式和技术手段己经
在他们的头脑中根深蒂固,使得这些档案的管理者和人员对于新兴的现代化的人事档案管理和信息化的认识和接纳程度较低,他们往往因为自己缺乏正确和充分的认识,而故步自封。

另外,一些企业和事业单位中从事人事档案管理工作的人员变动频繁,新到上岗的工作人员对业务不太熟悉,导致了这项工作难度的提升。

3.信息化建设中事业单位人事档案管理的转型路径
3.1利用信息化手段开发人事档案信息资源
信息化带来的事业单位人事档案资源利用与用户需求的多样化,使得我国人事档案资源管理的核心价值在实践中做出相应调整,人事档案正从一种隐蔽的管理型工具逐步转化为一种能够适应新形势和社会发展需要的重大资源。

在当前我国关于人事档案信息化工作建设的深入推进中,对于各类人事档案的信息内容和资料都要做出增补、添加、修改等处理行为思考，重点已经不再单纯地只是对于信息的监督管理和制度约束,而是为了能够充分发挥在人事档案中所包含的资料和信息价值,更好地服务于事业单位。

在运用信息化技术手段实现对人事档案资料进行认证的同时,对实际可用的数据库信息进行了整理和开发,以满足社会团体及其他单位的各种需要。

作为一种记载本单位所有个人信息最为权威性的公共信息资料,在对本单位所有个人事档案进行公共信息资源管理和使用的过程中,应该加大对本单位的信息凭证价值的依据,也是增强本单位公共信息的真实性和使用价值的有效手段。

人事档案价值的扩展和提高也离不开现代的信息化技术手段的引入和应用推广,通过信息识别和数字加密等技术,能够为单位及时地提供更加准确的有关人事档案凭证的信息,通过各种自媒体方式进行宣传和推广,扩展对于人事档案价值观的认识和影响力,使得人事档案部门能够在信息社会中积极地关注与人事档案密切相关的社会需求,主动地参与相关的社会活动[3]。

3.2凭借信息共享行为扩大人事档案利用面
信息共享的现代化与高效率化为企业和事业单位人事档案的建设与利用提供了很多方面的便捷,但是由于受到我国传统的人事档案体系的影响,对于人事档案资源的利用范围比较狭窄,所以人事档案资源的重要性和价值并未能够得到充分挖掘和发挥。

网络技术在我国人事档案管理中的广泛应用,使不属于档案保密范围的人事档案资料信息实现了全社会的共享,这一信息资料共享的行为既能够向社会群众提供最优质的人员信息资料,又能够很大程度拓宽我国对于人事档案信息资源的综合使用效率。

因为我国对于人事档案资源保存与管理的一个根本目标是资源的利用,当前许多大型企业和其他事业单位在对人事档案资源的利用现状并不乐观,所以资源利用的方式和范围仅仅是局限于基础性信息、简历等,且只有经过了上级调阅或者是检索后所提供的信息资料才能够勉强得到保存,长期陷入被动状态,这样就使得人事档案资源的保存与利用价值无法得到很好地发挥[4]。

4.小结
在移动互联网经济时代的巨大背景下,事业单位各项信息化人事档案的建设和管理非常重要,因此必须做到与时俱进，充分地实现对于信息化的管理和建设,针对其所采用的管理手段、方法和管理模式等特征进行不断的创新改革和优化,突显出信息化管理的巨大优势和价值,针对各项制定的战略性政策进行有效落实,着重加强其落实的力度,以此为基础来充分确保事业单位的人事档案管理工作效率及其质量的全面提高。

【参考文献】
[1]刘娟. (2020). 信息化建设中事业单位人事档案管理探究. 知识窗(教师版)(03), 41-41.
[2]杨金明. 事业单位人事档案管理信息化建设现状及提升策略[J]. 办公室业务, 2020, No.330(01):152+154.
[3]黄珊珊. 探索事业单位人事档案管理信息化建设路径[J]. 人力资源, 2020, No.461(08):24-25.
[4]刘红春. 事业单位人事档案管理信息化建设研究[J]. 办公室业务, 2020, No.336(07):72-73.。