浅谈对企业办公室文秘工作的认知

浅谈对企业办公室文秘工作的认知
周㊀囝ꎬ冯蕙心
摘㊀要:随着市场经济不断发展ꎬ当今企业发展也十分迅速ꎮ企业办公室文秘作为企业内部事项处理㊁工作协调的重要岗位ꎬ为了能够满足企业快速发展需求ꎬ必须要朝向复合型㊁实用型专业方向发展ꎬ这就需要文秘工作岗位人员不断提升职业素养以及核心技术ꎬ不断发挥自身的岗位效能ꎮ基于此ꎬ本文首先提出企业办公室文秘应具备的素养ꎬ进而探究强化企业办公室文秘工作的重要措施ꎮ
关键词:企业办公室ꎻ文秘工作ꎻ基本素养ꎻ措施
一㊁引言
随着社会不断发展ꎬ为了能够适应社会生产㊁服务需求ꎬ企业各个岗位都需要德㊁智㊁体㊁美㊁劳全面发展的人才作为支撑ꎬ特别是对于文秘岗位来说ꎬ文秘工作内容十分全面ꎬ包括组织会议㊁记录信息㊁下达任务㊁协调管理㊁档案整理㊁文章协作等内容ꎮ文秘岗位需求广㊁应用性强ꎬ但很多人都对文秘工作岗位存在误解ꎬ认为文秘是白领岗位ꎬ工作时间少㊁工作量低ꎬ很多应届毕业生抱有 白领岗位 的幻想ꎬ但到了工作岗位之后才发现与自己想象的有很大差别ꎬ这都是对文秘岗位认知不足的表现ꎮ即使很多毕业生进入了企业办公室文秘岗位ꎬ其自身能力也有不足ꎬ各项工作不到位ꎬ与领导实际需求相差甚远ꎮ这就需要进一步加强对文秘工作的认知ꎬ不断提高自身的专业能力ꎮ
二㊁企业办公室文秘需求的发展趋势
新时期下ꎬ企业办公室文秘需求发展趋势主要表现为两点方面:首先ꎬ对文秘职业化要求不断提升ꎬ由于不同企业文秘岗位所处理的事物不同ꎬ但无论哪种企业的文秘岗位都要具备相应能力ꎬ如书写商务应用文㊁商务接待技能等ꎬ并且还要不断强化这些技能ꎬ进一步推出职业化特点ꎮ并且文秘岗位在多年发展已经形成了各种规则ꎬ文秘岗位人员必须要遵守ꎮ可见ꎬ文秘岗位需求发展方向之一就是加强职业性ꎮ其次ꎬ对文秘岗位人员综合能力要求不断提升ꎬ因此市场更加倾向于复合型文秘人才ꎬ在市场竞争中也更占优势ꎮ复合型文秘工作主要是体现在综合能力方面ꎬ不仅要具备岗位专业能力ꎬ同时还具备 参谋 能力ꎬ遇到问题可以凭借个人能力解决ꎬ这就对文秘协调能力㊁组织能力㊁管理能力㊁分析能力㊁解决问题能力提出了更高要求ꎬ这也是文秘岗位需求的另一个发展趋势ꎮ
三㊁企业办公室文秘应具备的素养与能力
对于复合型人才来说ꎬ其不仅要求在某个领域表现出突出能力ꎬ而是在专业基础上ꎬ还要掌握相关的职业能力ꎮ复合型文秘人才要同时具备基础素质㊁基础能力㊁职业素质㊁职业能力ꎮ总结来说就是灵活运用个文秘的各类知识㊁技能㊁理念ꎬ按照岗位要求完成各类任务ꎮ想要做好文秘工作ꎬ必须要掌握岗位的素质和能力ꎮ
(一)文秘工作素质
１.基本素质
基本素质更多是针对文秘人员本身ꎬ也就是具备正确的 三观 以及人际观㊁职业观ꎬ同时还要具备正确的政治方向ꎬ
以维护企业集体利益为核心ꎬ以正确观念看待问题ꎮ除了上述这些素质ꎬ还应具备科学发展理念㊁恰当言谈举止㊁诚实守信思想㊁正规的着装ꎬ制定个人长期㊁短期的发展目标ꎬ与同事保持良好的人际关系ꎬ勇于接受他人提出的意见和建议ꎮ以上这些都是合格文秘岗位人员应具备的基本素养ꎬ也是最初文秘岗位人员应具备的素质ꎮ
２.职业素质
职业素质是基础素质的进阶ꎬ更加注重提升文秘的岗位素质ꎮ要求文秘岗位具备专业的知识技术㊁思想意识㊁工作能力㊁职业道德等ꎬ想要做好文秘工作必须要具备职业素质ꎬ突出文秘工作的职业性ꎮ文秘工作上到管理层㊁下到基层ꎬ都有相关工作内容ꎬ并且掌握企业发展的一手资料ꎬ所以文秘人员必须要忠于岗位㊁严守机密㊁恪守信用ꎬ树立自主学习意识ꎬ不断学习和更新文秘专业领域知识技能ꎬ快速适应企业快速发展的需求ꎮ职业素质涵盖范围广泛ꎬ是个人㊁道德㊁能力㊁知识的集成ꎬ也是判定是否达到复合型文秘人才标准的重要契机ꎮ
(二)文秘工作能力
１.基本能力
基本能力是判定一个人是否能够进入到文秘岗位的衡量标准ꎬ也就是具备最基本的文秘岗位能力ꎮ文秘基本能力包括可以熟练使用ｏｆｆｉｃｅ办公软件㊁掌握数据库操作方法㊁掌握企业所有操作软件㊁具备一定计算机维护能力等ꎮ在日常工作当中ꎬ站在企业角度以恰当的语言与他人交流ꎬ普通话标准ꎬ同时具备一定的英语沟通能力ꎮ可以撰写十分规范的工作计划㊁工作报告㊁工作总结㊁会议记录等ꎮ在此基础上不断弥补自身的知识与能力漏洞ꎮ只有掌握这些能力才能基本迈入文秘岗位的门槛ꎮ
２.职业能力
职业能力是指文秘工作岗位所具备的专业能力ꎬ也就是可以应用专业文秘技能以及专业技能发展的能力ꎮ所以职业能力是基本能力的一次升华ꎬ可以使用各种企业软件以及技术创新ꎮ在日常工作中ꎬ可以周全处理企业事项㊁十分规范的文字能力㊁有序办理各项会议㊁高效率进行自动化办公ꎮ与基本能力不同ꎬ职业能力可以直接提升文秘工作效率㊁质量ꎬ实现文秘岗位工作的升华ꎬ需要在岗位工作中不断凝练㊁总结工作经验ꎬ更是当今企业文秘岗位人才的重要标志ꎮ四㊁企业办公司文秘工作综合能力提升的措施
想要更好地开展文秘岗位工作ꎬ为企业发展创造更高的价值ꎬ必须要树立高标准ꎬ不仅要强化文秘工作人员的文化素养㊁心理素质㊁岗位能力ꎬ还要德才兼备ꎬ有较强的办公能力ꎬ树立团队精神㊁创新精神ꎮ本文认为ꎬ强化文秘岗位能力需要从以下几点出发:
(一)注重文明礼仪
文秘素养和能力都要在良好的文明礼仪下才能更好发挥ꎬ作为文秘观念㊁意识㊁素质㊁行为的外在表现ꎬ必须要时刻注重自身的文明礼仪ꎮ文秘除了要能够掌握上下传达信息㊁内外企业办公室沟通等基础知识技能外ꎬ树立良好的形象㊁提升礼仪修养尤为重要ꎬ并且还要在不同场合下采取相对应
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公共管理Һ㊀
的文明礼仪规范ꎮ文明礼仪要贯穿文秘岗位的整个流程ꎬ如办公㊁接待㊁社交㊁外事等ꎬ特别是在企业对外交流方面ꎬ文秘作为企业对外交流的前沿ꎬ代表了企业整体形象ꎬ文秘的文明礼仪是否规范与公司面貌息息相关ꎮ所以文秘必须要树立良好形象㊁规范个人举止ꎬ在工作中进一步展示个人价值ꎬ获取他人的认可ꎮ
(二)强化个人能力
做好企业办公室文秘工作必须要不断强化个人能力ꎬ由于文秘工作的性质决定了要涉及很多工作内容ꎬ本文认为文秘最重要的三个能力是学习能力㊁协作能力㊁协调(组织)能力ꎮ
１.强化学习能力
文秘工作岗位并不是企业的 花瓶 ꎬ在保持良好形象㊁礼仪基础上ꎬ提升个人学习能力必不可少ꎮ企业文秘如果死守原有工作能力ꎬ会跟不上企业日益发展的需求ꎬ最终被市场所淘汰ꎮ提升个人学习能力可以从以下几点出发: (１)更新文秘工作知识ꎮ对于任何岗位来说业务知识都是基本能力ꎬ也就是坚守岗位的 最后一道防线 ꎮ企业在长期发展中ꎬ小到企业办公自动化㊁大到企业制度方针变化ꎬ都要文秘工作作出改变ꎮ所以ꎬ文秘必须要不断接受新的知识ꎬ以更加新颖㊁更加高效率的工作模式完成日常工作ꎮ(２)学习政策理论ꎮ如果一个人不了解国家方针㊁无法掌握行情㊁不清楚行业动态ꎬ那么是无法做好文秘工作的ꎮ为此很多中大型企业专门成立了部门专门研究国家方针㊁市场方向等宏观内容ꎬ为企业发展寻求正确方向ꎮ文秘作为企业管理的助手ꎬ必须要懂得经济㊁政治㊁法律ꎬ善于总结㊁观察㊁分析ꎬ真正的为企业发展提供能量ꎮ
(３)学习领导管理ꎮ文秘是最直接为领导服务的岗位ꎬ也就是领导的 参谋 ꎮ文秘作为企业文件起草者㊁领导思想传达者㊁文化宣传者ꎬ在很多时候必须要站在领导的角度看待问题ꎬ而领导思想实则是一门学问ꎬ文秘也必须要将这个 学问 掌控于心ꎮ
２.强化写作能力
文秘除了要做好领导的 参谋 ꎬ还要具备非常强的文案写作能力ꎮ文秘在写作方面最多的工作就是会议筹备㊁会议记录㊁会后宣传㊁文案起草等ꎮ每一项工作都要有严格的格式规范㊁逻辑清晰㊁内容全面㊁语句通顺ꎮ当然ꎬ除了日常工作外还要强化个人职业能力和职业素养ꎬ日常生活中多读书看报ꎬ提升个人储备知识ꎬ强化个人写作能力ꎮ文秘在工作写作中ꎬ想要将文章内容提炼成可以吸引人们眼球的小标题ꎬ这就与文秘日常知识累积有着直接关系ꎬ而这些凝练的语句也正是领导十分欣赏的 点 ꎮ
３.强化协调能力
协调能力更多是体现在文秘的综合素质ꎬ文秘上传下达对自身协调能力要求很高ꎮ协调工作就是要协调好各项工作关系㊁人际关系ꎬ文秘工作内容十分繁杂ꎬ涉及日常工作㊁临时工作㊁企业活动等ꎬ在日常工作中需要分清主次关系㊁各级领导关系ꎬ以及对外的各个组织单位关系ꎮ不断提高个人的协作能力ꎬ充当好企业上下级的协调剂ꎬ保持良好的人际关系ꎬ让企业内部更加和谐㊁更有凝聚力ꎬ推动企业更好的发展ꎮ
(三)树立正确意识
意识决定了行动ꎬ可以说树立正确意识是文秘岗位的基本素质ꎮ针对文秘工作岗位特点ꎬ文秘工作必须要以创新㊁服务㊁奉献精神为主ꎬ这样才能够更好的服务企业㊁服务领导㊁服务员工ꎬ以积极良好的意识驱动本能ꎬ不断发挥文秘工作岗位的价值ꎮ
１.创新意识
新时期ꎬ我国党中央大力倡导 全民创新 ꎬ企业改革发展的驱动力同样是创新ꎮ所以办公室文秘也要树立积极的创新意识ꎬ以创新的思想来思考㊁研究㊁发展本职工作ꎬ面对企业发展的新问题㊁市场的新常态要用创新的眼光看待ꎮ面对新的工作内容绝不以旧的思想去想㊁旧的方法去做ꎬ这样才能够顺应企业发展趋势㊁时代发展趋势ꎮ创新能够让文秘工作岗位 永葆青春 ꎬ不断注入活力与生机ꎬ充分发挥文秘工作的实质性作用ꎬ实现个人岗位价值ꎮ
２.服务意识
文秘工作人员要对文秘岗位有一个正确的认知ꎬ文秘岗位的实质性作用和最终宗旨就是服务企业ꎮ可以说文秘的服务意识就是该岗位的生命线ꎮ很多文秘岗位人员之所以不能称作为文秘人才ꎬ是因为缺乏服务意识ꎬ虽然在工作中可以规范接听电话㊁合理回答问题㊁礼貌的询问事项ꎬ但缺乏服务意识的支撑就是在机械的完成工作ꎬ工作起来也十分生硬ꎬ缺乏亲近感ꎮ文秘工作的特殊性让其具备贴近权力而无决策权的特点ꎬ所以文秘岗位必须要树立积极的服务意识ꎬ不断调整工作心态ꎬ做人做事都要干练且低调ꎮ
３.奉献意识
一个合格的文秘岗位工作人员ꎬ能够充分的认识到文秘岗位的职能和特点ꎮ在领导办公室工作ꎬ要一心为企业发展㊁企业领导服务ꎬ所以文秘工作是默默无闻㊁不求回报的ꎮ如领导要求起草一个演讲稿ꎬ领导可以顺畅㊁一字不差的念出来就是对本次起草工作的肯定ꎬ文秘也应为此感到欣慰ꎮ任何岗位的人员ꎬ其所能感受到的企业关怀就是工作做到位的体现ꎮ企业办公室文秘岗位ꎬ就要树立良好的奉献意识ꎬ坚守个人岗位ꎬ默默奉献自己的精神和能力ꎮ在日常工作中ꎬ要关心整个企业集体㊁给基层员工送关怀㊁为企业运营创造良好条件ꎬ同时还要顾全大局㊁识大体ꎬ做好工作细致入微㊁明确工作方向ꎮ
五㊁结束语
综上所述ꎬ文秘工作岗位十分特殊ꎬ所涉及工作内容非常多ꎬ同时没有具体的决策权ꎬ所以文秘工作既要识大体ꎬ也要细致入微ꎮ此外ꎬ文秘岗位又是一个奉献大于索取㊁不出工作政绩的工作ꎬ想要做好文秘工作必须要不怕吃苦受累㊁甘于奉献㊁勇于创新ꎮ本文认为ꎬ进一步强化文秘工作效能ꎬ要找出文秘工作的规律和作用点ꎬ根据企业发展需求㊁市场发展要求不断改善工作模式ꎬ提高文秘工作效率ꎬ让文秘岗位为企业发展创造更多的价值ꎮ
参考文献:
[１]谭海军.对做好企业办公室文秘工作的几点认识[Ｊ].现
代经济信息ꎬ２０１８(１０):１５３－１５４.
[２]蓝宁.对做好企业办公室文秘工作的几点认识[Ｊ].现代
经济信息ꎬ２０１７(１３):９６６－９６８.
[３]岳新锁.浅谈企业办公室秘书如何做好协调工作[Ｊ].办公室业务ꎬ２０１７(４):１３３－１３４.
作者简介:
周囝ꎬ冯蕙心ꎬ北京宇航系统工程研究所ꎮ
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