实物档案管理规定

实物档案管理规定
本校实物档案是在教学、科研、外事和学校管理等各项活动中产生的具有保存价值的物品，是我校全部档案的组成部分，是我校各项活动真实、形象、直观的记录。

它的保存与展示，为学校教育和历史研究提供了珍贵的史料，也是对广大师生员工进行爱校教育和对外交流的窗口之一。

为将具有保存价值的实物能够完整、系统地归档保存，更好地提供利用，特对实物档案的管理作如下规定：
一、实物档案的归档范围及保管期限
1、上级领导来校视察、指导工作时的题词、赠言手迹。

2、出席在我校召开的各种重要国际、国内学术会议的有关领导及国内外友人的题词、赠言手迹、重要会议签到册等。

3、我校团体和师生员工在校内外获得的各级各类奖杯、奖状、奖章等奖品及荣誉证书。

4、友好单位或个人赠送给我校的反映重要活动的锦旗、赠匾等纪念品。

5、境内外友好单位和友好人士及校友赠送给我校的礼品、纪念品。

6、我校各个历史时期的证件和徽章样品，如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章、纪念册及其他证书等。

7、我校师生员工创造发明、勤工俭学制作的实物及模型等。

实物档案的保管期限分三种，重要的定为永久保管，一般的定为长期或短期保管。

二、实物档案的归档
实物档案的归档必须完整、系统、准确，各有关单位或个人应及时反映学校重要活动和对国家重要贡献的实物档案移交给学校档案室统一管理。

移交时要附有说明词，包括：活动的主题、时间、地点（地区）、人物等。

1、凡属上级领导来校视察、指导活动产生的实物档案，归口由校长办公室或有关职能部门向学校档案室归档。

2、反映学校及校际间各项活动的实物档案，归口由有关职能部门向学校档案室归档。

3、反映学校外事活动的实物档案，归口由主管外事工作的部门或接待部门向学校档案室归档。

4、反映教学、科研、科技开发活动的实物档案，归口由有关职能部门向学校档案室归
档。

5、反映个人活动的重要实物档案，由本人随时向学校档案室归档或由学校向个人征集。

三、实物档案的管理
（一）分类编号
1、根据实物档案的内容、特点，编制用于档号的二级类目代号简表。

一级类目代号：SW
二级类目代号：12 题词（签到册）
13 奖品
14 赠品
15 证书、证件、徽章样品及其他
2、实物档案档号= 年度+ 实物档案分类号+ 保管单位号
模式如下：19××—SW 00—1-n
保管单位号
二级类目代号
一级类目代号
年度
（二）编目
1、我校的实物档案，由学校档案室集中统一管理。

2、学校档案室对接收的实物档案，必须做好登记、编目、分类存放。

3、档案室应采取有效保护措施，做好防盗、防尘、防潮、防虫等工作。

珍贵实物档案应专柜存放。

4、为保证实物档案收集完整、齐全，各部门兼职档案员要协助学校档案室做好收集、归档工作。

5、归档时间：每项活动产生的实物档案，在活动结束后三个月内向学校档案室移交。

四、实物档案的开放利用
1、学校档案室要编制必要的检索工具，以便查找利用。

2、实物档案的利用办法，按《广东广播电视大学广东理工职业学院档案利用制度》的规定办理。