人事档案管理存在的问题与对策

人事档案管理存在的问题与对策
人事档案是组织、人事、劳动等部门在人事管理工作中形成的，记述和反映个人品德作风、业务能力、工作业绩、健康状况，是历史地、全面地考察、管理员工的重要依据。

随着我国社会主义市场经济建设的不断发展，各单位的规模不断扩大，员工数量不断增加，人事档案管理中就出现了一些新的矛盾和问题。

研究新情况、解决新问题，不断加强和改进企业的人事档案管理，已成为当前人事档案管理部门的一个新课题。

人事档案工作的管理要逐步实现标准化、科学化，只有这样才能在新形势下为企业的发展发挥重要作用。

标签：人事档案管理；干部；问题
1、当前人事档案管理存在的问题
1.1档案重视意识淡薄。

伴随着经济体制改革和人事制度改革的进一步深化，以“双向选择”为特征的人才流动日趋活跃，人才流动的结果打破了多年来不同所有制身份对人才合理流动的禁锢。

部分人在重新择业过程中追求自身价值的实现，认为人事档案是组织政治化的产物，市场经济适者生存，保存过去形成的人事档案已失去现实意义，放弃旧的一切，才利于开创新的局面，于是就存在新招聘人员的档案还长期滞留在原单位或人才交流机构，已解除劳动关系的员工档案却未能“档随人走”的现象。

另一方面，部分传统观念对人事档案管理的认识不足，片面认为，人事档案管理只是一项静止、简单的工作，没有必要耗费太多时间与精力。

因而，人事档案管理往往一人多职，硬件设施不到位，管理不到位，致使档案管理难以标准化、规范化。

1.2档案管理规范缺乏
由于对人事档案重视意识的淡薄，就存在着档案内容不完整，信息材料不全面的不良现象，甚至员工与档案难以“对号入座”，严重影响人事部门管理工作的开展。

在目前的人事档案中，大多只有以往形成的姓名、性别、年龄、民族、参加工作时间、入党入团时间、文化程度、工作经历等简单材料，而对反映本人业绩、态的材料收集归档不全，致使档案内容不完整，不能客观地反映一个人的全貌。

尤其是一些员工的职务升降、工资待遇变动性很大，但其档案材料还是原来的，更不用说有最新反映专业技术人员业绩、能力、职称评聘等方面的材料了。

档案形成的内容不完整，导致了档案材料的收集归档不齐全，这就造成了人为的“断档”现象的发生。

1.3檔案管理队伍削弱
由于受传统观念的影响，对人事档案管理的认识不足，重视程度不够。

专职档案管理人员被裁减，且一岗多职，造成档案工作兼而不顾。

还有的档案人员更换频繁，因业务素质不高，难以胜任档案工作。

随着当前各类型单位的规模不断扩大，员工数量不断增多，档案数量也与日俱增，档案管理难度增大，有关的管理措施未跟上。

1.4档案利用价值不高
一方面，由于档案材料的不完善，不能客观地反映本人的全貌，使得档案的
利用价值相对降低。

不重视单位内部的实绩考核，轻视人事档案记录，人为地造成了人员与其档案的两者分离，这些原因都不同程度地造成了人事档案利用率的降低。

2、改进企业人事档案管理的对策
2.1提高重视意识
无论是单位还是员工个人，都应该自觉更新观念，提高对档案的重视意识程度。

在市场经济条件下，单位业绩的竞争最终还是靠人才，一个不重视人事档案管理的企业，很难更好地管理和使用人才。

因此，单位应该提高对人事档案的认识，增强依法管档的意识，建立健全规章制度，配备专业的人员设备，把人事档案管理作为单位重要的基础工作抓紧抓好，做到材料收集齐全、归档及时准确、管理规范有序。

其次，档案管理人员要强化服务意识，强化市场意识，淡化行政意识和行政手段。

找准人事档案工作的切入点，把人事档案工作延伸到单位内部，探索单位人事档案管理的新途径。

要顺应形势发展，寻求单位人事档案管理的新路子，针对本单位的特点，变管理为服务，加大指导服务的力度。

在人事档案管理软、硬件方面，真正考虑到档案工作的需要。

2.2增强硬件建设
计算机技术和网络技术的发展，必然带来档案管理工作的变革。

采用计算机技术进行档案管理是档案工作现代化的必要条件和重要标志，它使传统的管理模式和操作方式得到了本质的改变，体现了管理的科学化和高效率。

使用计算机管理档案可减轻劳动强度，提高工作效率，利用计算机管理，信息准确、可靠、档案寿命延长。

由于人事档案的工资、职称、学历、岗位等动态信息是经常发生变化的，尤其是员工的职务、岗位变动大，人员的招聘、调出、退休等现象，以及社保、医保参保情况等，这些信息，可以随时输入计算机。

使人事档案数据化、信息化。

人事档案材料的归档、统计、查阅等项工作实行计算机操作以后，不仅速度快、自动化程度高，而且计算精确、可靠，使用方便。

同时还会大大减少档案的磨损程度，使其长期保存、延长寿命。

2.3增强队伍建设
人事档案管理工作是一项保密性、政策性、专业性很强的工作，要促进企业人事档案工作的发展，就必须提高档案管理工作人员的素质。

抓好队伍建设，坚持不懈地对档案管理人员进行职业道德教育以及现代科技知识的培训，不断提高业务水平和工作能力，更好地为单位服务。

2.4加大利用价值
人事档案的价值是潜在的，只有通过利用才能得以实现。

运用人事档案信息资源，发现人才。

一个单位在日趋激烈的市场竞争中，能否构建人事档案信息网络，有效地开发利用信息资源，在一定程度上决定着其竞争的成败。

所以应该逐层逐级建立人事档案网络化管理体系，加快档案工作信息化建设。

在人事档案开发利用中，一方面要对已掌握的档案材料归档整理，编辑有关人事资料，为领导准确选人用人，人才合理流动提供重要依据，同时又可以利用计算机技术做好档案工作信息的综合分析，为领导全面掌握人事整体状况提供可靠的资料，当好领导的参谋。

运用网络技术共享计算机人事档案的信息资源，不过要正确处理好档案保密与利用的关系及档案使用权和管理权的问题。

发挥人事档案在企业员工绩效考核、人力资源管理方面的能动作用，当好人事档案的“管家”。

3、结束语
总之，档案管理工作内容极为丰富，是一门科学性很强的系统工程。

新形势下，人事档案管理工作中出现诸多问题，没有现成的经验可借鉴，只有在实践中健全档案管理机制，提高档案管理人员素质，创新档案管理模式，才能不断促进和推进档案管理事业的健康发展。

档案工作者必须解放思想，克服因循守旧、求稳守成的思维习惯，克服知识更新的畏难情绪，改变知识结构，利用人事档案管理反馈系统收集、整理各方面对档案服务的意见和要求，制定出改进方案，不断完善人事档案管理创新机制，提高创新水平。

进一步完善管理制度，保证人事档案工作朝着正确的方向不断发展，为单位与员工的发展做出新的贡献。

参考文献：
[1]伍再君；浅析人事档案管理存在的问题与对策[J]；琼州大学学报；2015年03期
[2]张勤；新形势下人事档案管理的新问题[J]；山东档案；2015年03期
[3]邓曼，丁璇；中美人事档案管理比较[J]；兰台世界；2015年07期。