某大型机床配件销售公司的面向流程ERP系统设计案例

某大型机床配件厂是一家从供货厂家购进重型数控立卧式车床、深孔钻镗床、铁路车床、轧辊车床等机床配件，然后向修理部门或者使用单位出售，公司有配件8000多种，每天平均60笔的交易，营业额达20万元左右，所有的业务均用手工处理。

在前些年这家公司的经营销售状况一向都不错,而且业务运行的都很好，但随着现代科学技术的发展和全球经济的一体化,计算机网络和应用技术在经济管理方面的应用越来越广泛。

由于该公司是一个大型的机床配件销售公司，公司市场的竞争的压力越来越大，再加上公司业务量增长了近一倍，交易量多，交易额也大，而且业务有进一步增长的趋势，传统的手工操作已经不能适应新的经济形势，在现代科学技术日益发达，特别是信息技术和计算机科学技术的突飞猛进的发展的情况下，许多企业都充分利用计算机技术来提高生产质量和管理效率。

如果企业步跟上这个步伐，很有可能会被淘汰掉。

在社会竞争日益激烈的今天，效率已成为关系到公司竞争力高低的关键因素。

为了更好地利用现代信息技术的成果，提高公司的工作效率和业务水平，增强企业的竞争能力，要想在激烈的竞争环境中求的生存，发展，就必需提高企业的工作效率，基于现在的计算机技术已经相当成熟，决定开发信息系统并应用ERP，而购买相关的设备的成本也不是很高，而其带来效益是不可低估的。

我们对现行的系统进行了调查研究，对其中存在的问题进行了初步的了解，并对新系统要解决的问题有了大概的认识，在对现行系统分析的基础上，我们对新系统在技术、经济可行性也进行了研究。

调查结果表明，新系统的开发是非常必要的而且是可行的。

现行系统的不足主要体现在：（1）公司的销售业务工作量大，要处理的数据非常多，单据很烦杂。

需要大量的工作人员操作处理。

然而在手工模式下的工作人员的工作劳动强度高，效率低，出错的机率大，不但增加工作人员的工作量，而且处理的速度慢。

（2）对于各个部门的业务工作，部门之间涉及的单据传输复杂，增加了工作量和工作人员的工作力度，也不利于公司整体工作效率的提高。

（3）人员冗杂，增加公司的开支。

（4）系统的适应能力低，对突发的事件不能做出有效的处理，比如公司在销售旺
季节的时候，基于上面的不足，公司有可能应付不过来而错失了很多的商机。

（5）公司的销售资料多，不利于平时的查找和整理，也不容易保存。

（6）由于公司的事务采用人工操作，经常出现错误是难免的，这样会带来额外的工作量，影响了公司的工作效率，也有可能影响到运营情况。

（7）在决策支持方面，决策者大都根据自己的管理经验和少量的公司过往销售情况来进行决策，缺少可靠有效的信息作为决策的后盾，增加了企业的运营风险度。

不利于企业的长远发展战略。

针对现行系统存在的一些问题，需进行对销售系统的自动化开发工作，销售管理系统是通过使用计算机对公司的销售、采购等工作进行管理的系统，销售管理系统以信息技术为手段，以提高公司的工作质量、工作效率和节省人力物力资源为目标，利用先进的计算机硬件设备，对公司的会计、采购等业务进行计算机管理、控制。

同时我们对实施ERP的可行性也进行了研究：①技术可行性。

鉴于当今计算机技术越来越成熟，应用领域方面也越来越广泛，很多大中型企事业单位都采取了电脑技术处理一些纷繁复杂的事务，都取得了非常好效果，因此可以，另一方面，新开发的系统事基于高效能的计算机，完善的数据库作为存取数据.更新和维护作用，考虑到安全性，各个子系统都配备一台服务器，分别存储各个子系统的数据资源，各个子系统之间联系都有一定限制，以加强系统的安全性。

对于这一项技术，在当前计算机技术相当普遍的情况下，对这一技术要求并不高，也不难实现，因此，开发此系统在技术方面是可行的。

②经济可行性。

现在的计算机技术发展的非常迅速，技术也日益成熟，购买高性能的计算机也并不昂贵，而且相对越系统开发后的高效作业带来的丰厚利润来说，这些支出非常值得的，而且新系统的技术成本不高，厂家有能力承担开发系统的费用，新系统在软件方面将采用linux操作系统作为服务器，因为此操作系统比较稳定，不容易出现问题，而且在安全性方面也很好，价格方面也比较便宜，客户端使用widnows操作系统，这是考虑到
windows操作系统友好的用户界面，易于操作性，不需对工作人员任进行专门的培训就可很快地学会使用，使用mysql数据库系统作为数据存储、更新和维护之用。

电脑采购方面，由于现在的电子计算机技术已经相当成熟，电脑硬件价格并不昂贵。

因此，开发此系统在经济方面是可行的。

③管理的可行性分析。

由于开发的新系统是基于windows操作系统，界面友好，非常易于操作，管理人员并不需要非常专业的软件知识，只需要接受简单的上机培训就能熟练操作，另外由于使用系统管理软件，这使得整个公司的业务作业流程简单，简化了许多复杂的程序，使公司的整个作业运行易于管理。

下面采用面向流程的设计方法进行ERP系统设计，这是一种以实现流程优化和信息集成为核心的、适合快速定制开发的ERP系统设计思想.这种设计思想是面向业务流程的,不同于传统MIS系统面向部门职能的设计思想.首先把ERP系统设计区分为原理层设计和技术层设计两个层次,然后从业务流程设计、数据模型设计和技术架构设计三个方面论述了原理层设计的基本思想。

ERP系统与传统MIS系统的主要区别是ERP系统的基本功能是业务流程白动化，是以流程优化和跨部门信息集成为主要特征的信息系统。

基于这一考虑本文提出一种面向流程的ERP系统设计思想，这里技术架构是围绕实现业务流程的需要来选取的，而不是在某种技术架构下设计如何实现各种管理职能。

业务流程是指一组横跨职能部门输送产出的、相互关联的活动。

业务流程设计的基本任务是为即将实施的ERP系统设计出高效的、符合内控要求的一组业务流程。

为此就需要对现行业务流程进行分析，在此基础上结合ERP系统的集成化、面向供应链的管理思想和信息技术手段的运用，设计满足企业管理偏要和未来业务发展的新的业务流程。

所以，业务流程设计一般分为现行业务流程描述(A一Is)和目标业务流程设计二个本阶段。

ERP系统设计的重点是目标业务流程设计。

为了防止“先人为主”的不良形响〔现行业务运行模式可能成为影响目标业务渡程设计的框框)，同时也是为了简化现行业务
描述，现行业务魂程描述的最终文档应是岗位说明和流程描述两类分析文档(单据作为附件)，传统MIS系统分析中的其他分析文档(如数据流图和数据字典)都可以省略。

岗位说明文档应当逐个岗位写出分析文档，应包括岗位设t、业务范围、业务描述(框图和文字结合)、名词解释、单证样张等几部分内容。

流程描述文档每个业务流程一份，应当包括墓本政策、流程说明(详细的业务流程图及其说明)、名词术语等几部分内容。

流程设计包括沈程的识别、分析和描述。

业务流程的识别目前没有一个统一公认的识别方法，只有一个一般通行的规则，即通过事件的结果逆行识别。

作者认为.流程的识别除了“结果逆行“外，还应考虑企业的行业和管理特点，从结果和流向两个方面识别流程。

业务流程通常可区分为基本业务流程、辅助业务流程和特殊业务流程三大类。

基本业务流程是指那些直接与外部客户或供应商相关的或者跨职能部门的业务流程;辅助业务流程是指那些不直接与外部客户或供应商相关的或者不跨职能的系列活动，且这些业务流程都是为基本业务流程服务的.是为了确保基本业务的正常开展而设置的;特殊业务流程是指那些极少发生的或者需要特别处理的业务流程，这类流程反映企业特有的管理活动，是围绕完成基本业务流程而设置的.是通常需要对商品化ER]，进行二次开发才能实现的业务流程。

流程分析是指针对识别出来的业务流程，明确流程设计的目标，分析这些流程涉及的岗位和单据，识别流程关键控制点，评价流程的效率。

流程描述是决定流程的描述方法，即用什么方法、什么图形化符合描述业务流程。

业务流程的描述方法很多，常见的有基于UML的系统模型描述法(Activity框图)、框图描述法、文字描述法、数学模塑描述法(矩阵、过程代数)。

流程描迷的原则应是简单易谧、完整细致。

流程设计以业务流程图为核心.但仅有这种流程描述文档还是不够的。

由于业务流程图中涉及大盆的各类单据和各种岗位，为了进一步细化业务流程图并检查流程设计的合理性，还需要编写详细描述流程涉及的各类单据的“单据格式“文档和各种岗位的“肖位说明”文
档。

单据格式文档应当逐个单据说明其作用、样式、联次、打印方式等。

岗位说明文档应当逐个岗位说明其岗位设t.职贵范围、业务描述等事项。

所以，目标业务流程设计的最终文档应包括流程描述、岗位说明和单据格式三类设计文档。

业务流程设计的结果是流程描述、岗位说明和单据格式三类文档。

这三类文档只是从整休上描述了ERP系统的业务功能但还没有说明如何实现信息集成和流程控制的功能，这就摇要围绕业务流程进行数据模型设计和技术架构设计。

只有完成了这些原理层设计，才能把设计任务转交软件技术人员维续设计系统。

通过分析，建设了ERP系统的总体框架，如下图所示：
进一步对各子系统进行说明：
（1）销售子系统：接受顾客的订货，检验订单，将不合格的订单退回给顾客，检验过程中使用计算机查阅库存记录。

对可订货订单填写备货单通知仓库发货，当接收到发货子系统进货通知后，修改销售记录，将已处理的缺货订单存入数据库中。

月末的时候，要整理销售数据，写销售报表给经理。

进行市场调查，及时对市场进行预测，制定每年的营销决策。

对顾客反映回来的信息进行处理，完善服务和内部的管理。

并且，建立顾客的档案，方便公司进行经销商的选择和做出对经销商的优惠政策。

编写业务员管理手册和考核制度，招聘业务员，进行业务员的培训。

（2）仓库子系统：仓库对新采购来的配件进行分类登记入库，同时接收销售部的备货通知，提取库存现有的数据进行比较，符合发货标准，则准许发货，否则给出再订货通知給采购部要求其迅速订货，补充库存。

仓库的实时监控功能实时的对现有库存进行核算，并决策是否要求再订货。

在满足备货的条件后，开发货单給发货组。

当收到进货通知单和新购入的配件后，要登帐和上架。

（3）发货子系统：对仓库送来的配件进行包装，并将发货单发货单交给会计室算帐，并打印一份发货单随同配件一起托运或送货到户。

在运输方面，充分考虑到运输费用的问题，
因此会采取相关的方案，选择最优的运输路径，以减少运输费用。

（4）会计子系统：本子系统负责对整个销售系统的财务处理，一方面联系销售子系统负责客户部分的销售处理，进行销售帐的登记，而另一方面则联系采购子系统负责供货厂家部分的购货处理，进行购货帐的登记，最后对销售帐和购货帐进行收支统计，将收支报表送往经理室做决策使用。

此外本子系统与银行有频繁的业务往来（5）采购子系统：根据供货厂家的目录和销售办公室、仓库提供的缺货清单，向有
关的厂家发购货订单，收到厂家发来的机床配件和催款单后，验收机床配件，登记后传输给库房，并将催款单发给办公室。

另外，填写进货通知单送销售办公室。

新系统主张采购前的信息获取，充分收集市场信息后对供货厂家进行信誉度的评估，借此选出符合采购要求的厂家来制订采购计划，而信誉度是定时更新的，因为一个厂家不可能没有它改进后的地方，用信誉度来衡量只是一个尺度，也可以借此提高本系统进货的质量，为顾客提供更优质的服务。

通过对新系统的开发，实现销售的有关的部门工作的计算机化，提高关键业务环节的处理速度和规范化程度和提高效率，并对有关的工作进行集成和重组，通过网络系统加强本公司的和外部环境的业务联系，提高业务水平，进而全面提高工作效率和质量，更好地为顾客服务，新的销售管理系统的应用可以大幅度地提高销售工作的效率和质量，这主要表现在以下的主要几个方面：提高工作效率, 在此之前的公司的业务处理效率低，容易出错，对突发事件处理不够及时，但应用了新的系统后，采取联机处理，工作人员可以在电脑上处理大部分的工作，而不需要在各个办公室之间来往传输单据等工作，可减少工作人，节省开支,降低工作人员地工作量和工作强度，一些手工工作方式无法实现的功能或难以实现的功能都变得简单、易行，并可及时处理一些突发的情况，如订单数据出错，可处理工作的宽带大。

总的来说就是：高效、及时、高质量。

在决策支持方面，决策者可以在根据自己的管理经验和公司过往销售情况的基础下，有效地利用计算机的处理信息和一些有效的数据作为决策的参考，可大大提高经营决策的可执行度，大大降低了了企业的运营风险度。

有利于提高企业的经营水平，并有利于企业的长远发展战略。

另外，借助本销售系统，以及现在因特网服务，公司可以在internet上宣传本公司的产品，增加公司的知名度和声誉，这将给公司的经营状况带来可观的前景。