一般会议接待工作流程图

一般会议接待工作流程图
会议洽谈会议联系与协作总经办、前厅、餐饮、娱乐、房务、商务中心
向客户介绍设施和信誉度，客户认可
甲、乙双方签订接待协议书
会议准备与接待服务宣传广告、横额和布置会场指示牌报到处向与会代表展开公关销售活动跟踪、听取客人意见，以便弥补或改进协助总台与会务负责人核对每晚实用房数
监督会务主办签字确认
会议结束根据会务组需要委托办理车、船、机票检查督促各部收银及时转客帐协助会议主办单位到总台结客帐邀请会务负责人参加座谈会、征求客人意见，密切关系，改进工作
重点：1、预订前，应了解及掌握以下信息：A：①与会日期（报到、结束）②住客姓名③会议内容④与会人数⑤房间类型及数量⑥付款方式⑦联系电话B：立即与前厅部了解预订情况、确定是否接受会议预订C：及时回答客户，如接受预订，应填写房间预订表注明姓名、单位、抵离日期、房类、间数、付款方式、优惠额度及特殊要求等，一式两份（甲、乙各一份）
2、填写该会涉及各部生活委托书并督促及跟进
团体接待工作流程图
接到预订传真了解该团抵离日期、酒店房态确定是否接受预订回复传真注明抵离日期及优惠房价及特殊要求下发生活委托书至涉及各部如有变更应及时下通知至各部做好准备工作了解团体具体抵店时间、导游或领队姓名电话检查、监督各部招待准备工作团队抵店要与领队或陪同联系了解是否有特殊要求或其它问题、落实用餐时间、叫醒时间协助行李员迅速指导把行李送达房间团队离店时，应代表酒店欢迎该团体协助解决该团的退房、结算、索赔等问题，并征求意见或建议以便改进。