行政通知公司文件管理规定通告

行政通知公司文件管理规定通告
为了规范公司文件管理工作，提高工作效率，保障信息安全，特
制定以下公司文件管理规定通告：
一、文件管理的范围
公司文件管理范围包括但不限于各类文件、资料、合同、报告、
会议纪要等书面资料，以及电子文档、邮件等电子信息。

二、文件的分类和归档
根据文件的性质和用途，将文件分为机密文件、重要文件和一般
文件三类。

机密文件应设立专门的保密级别，严格控制查阅权限；重要文件
应按照归档规定及时整理存档；一般文件可根据需要进行保存或销毁。

文件应按照年度、部门、项目等分类建立归档目录，并在文件柜
中进行整齐存放。

三、文件的保存期限
不同性质的文件应根据规定的保存期限进行保存，过期文件应及
时清理。

机密文件和重要文件的保存期限不得少于规定期限，一般文件可
根据需要适当延长或提前销毁。

四、文件的借阅和查阅
借阅文件需填写借阅登记表，并经主管领导审批同意后方可借阅。

查阅文件需提出书面申请，并由相关部门负责人指定工作人员协
助查阅。

五、电子文档和邮件管理
公司电子文档应按照统一规范进行命名和存储，建立完善的电子
文档管理系统。

邮件应按照主题和日期进行分类存档，重要邮件需打印备份并归
入纸质档案。

六、信息安全保障
严格控制各类文件和电子文档的访问权限，避免信息泄露风险。

加强网络安全意识培训，防范恶意攻击和病毒侵扰。

以上公司文件管理规定通告自发布之日起正式执行，各部门务必
严格遵守，如有违反将受到相应处罚。

希望全体员工共同努力，共同
维护公司信息资料的安全与完整。