主数据管理办法

主数据管理办法
XXX供应商主数据管理办法是为了建立完善的供应链管
理体系，确保唯一、准确的供应商基础数据，实现供应商基础数据的单点录入、全局共享，依据相关制度制定的。

其中，供应商指直接向XXX提供物资和服务的企业、分支机构、事业
单位和个人，个人包括个体工商户和其他自然人。

供应商主数据是指在整个企业范围内各个信息系统需要共享的、长期稳定存在的、描述供应商自然属性的相关数据。

管理的原则是一级平台、两级管理、三级操作。

供应商主数据管理范围包括企业供应商和个人供应商，对于费用较低的零星购置或一次性供应商，根据成本优先的原则不对其数据进行管理，仅作为企业供应商的特殊类型（杂项供应商）予以归一化管理。

供应商信息主要包括基本信息、业务地点信息、联系人信息、采购信息和财务信息等五类信息。

供应商基本信息是供应商的自然属性，由供应商主数据系统管理。

其它业务属性由各业务属性的归口部门负责，通过各专业应用系统创建和维护。

供应商主数据管理职责包括建立全集团统一的供应商主数据管理平台，建立全集团集中的维护工作组，统一负责供应商编码、数据质量、数据安全等管理和日常维护工作。

XXX总
部和省两级采购管理部门负责制定供应商主数据管理制度、规范、编码规则和操作手册，负责指导下级公司的供应商主数据业务操作工作。

XXX总部、省、市三级采购管理部门负责受
理各级供应商主数据创建的申请、审核、创建、维护和分发等工作。

各级采购管理部门的操作权限也有所不同。

负责审核供应商信息的创建申请和更新申请的业务操作流程详见附件2.XXX主数据操作实施属地原则，即供应商原则
上由供应商首次登记单位进行管理与维护，但特殊情况下，集团总部可直接予以维护更新。

其他省分公司则具备使用权，但无更新维护的权限，可根据管理需要对供应商资质材料进行备案管理。

总部采购管理部门可以直接变更所有供应商的基本信息，并可以下放或回收供应商主数据信息的更新维护权限。

供应商主数据系统以真实性和唯一性为最高质量管理目标。

供应商应严格按照供应商编码申请表要求规范填写申请事项，并承诺所填写的基本信息是真实、完整、准确和唯一的。

与供应商往来的各业务前端部门负责其基本信息进行初步审核。

为
保证数据的唯一性，XXX供应商主数据业务操作部门按照一
定原则进行数据查重，其中企业供应商查重规则为：1、供应
商名称完全一致的，认为是同一供应商；2、供应商组织机构
代码一致的，认为是同一供应商；3、国税登记号一致的，认
为是同一供应商；4、地税登记号一致的，认为是同一供应商。

个人供应商查重规则为：身份证号码一致的，为同一供应商。

XXX建立供应商主数据定时查重的运行机制，加强主数据质
量的日常管理。

根据查重结果，各级采购管理部门有权对可能重复的供应商数据进行合并或失效处理。

同时将失效供应商信息，根据失效流程发布给相关业务系统。

XXX各子公司的供应商主数据管理应按照XXX采购管理和IT规划要求，逐步纳入XXX供应商主数据管理平台统一
管理。

本暂行办法由集团物资采购与管理部负责解释，并自发布之日起施行。

供应商编码标准为被赋予编码的供应商以供应商组织机构代码值来约束。

国内企业事业等单位须填写该企业组织结构代码；国内非法人单位可提供上级公司的组织机构代码，须填写其上级公司组织机构代码；在国内有常驻机构的国外企业须填写该企业组织机构代码。

4、如果不存在，地市采购管理部门供应商管理岗在主数
据管理系统中录入供应商基本信息，审核通过后提交。

系统进行查重、清洗和编码后分发到申请地市的业务系统中。

5、如果存在，地市采购管理部门供应商管理岗分发供应
商信息到申请地市的业务系统中。

四、总结
以上是XXX供应商主数据管理操作流程，通过严格的流
程控制和唯一性判断条件，保证了供应商信息的准确性和完整性。

对于国内无常驻机构的国外企业和个人供应商，也有相应的规定和要求。

这一流程的实施，有助于提高供应商管理效率和减少供应商信息错误的风险。

4、如果存在供应商，地市采购管理部门将向省级采购管
理部门供应商管理岗提交分发申请，以便将供应商基本信息分发给申请地市所在的业务系统。

如果不存在供应商，则地市采购管理部门需要向省采购管理部门供应商管理岗提交创建申请，省公司将录入供应商基本信息，并进行查重和编码后，将其分发给申请省分的业务系统中。

5、供应商更新流程的第一步是供应商填写并提交基本信
息更新申请单给业务部门。

接着，业务部门将审核供应商基本
信息的更新，并签字审核。

然后，业务部门将提交更新申请给总部采购管理部门供应商管理岗。

最后，总部采购管理部门供应商管理岗将更新基本信息，并根据供应商分发记录发送更新信息到业务系统。

在省分公司的供应商更新流程中，供应商需要向省业务部门提交供应商基本信息更新申请单。

省业务部门将审核供应商更新申请单，并提交省采购管理部门供应商管理岗位。

省采购管理部门供应商管理岗将登陆主数据管理系统，并判断供应商是否在本省注册。

如果是本省注册的供应商，则直接更新供应商基本信息，并根据发送记录，将更新的数据发送到相关的业务系统中。

5、如果供应商未在本省注册，则需要向注册省分公司供应商管理岗发送更新申请。

6、注册省分公司供应商管理岗会审批并更新供应商基本信息，将更新的数据发送到申请省分公司，并根据发送记录将数据发送到相关业务系统中。

供应商更新流程-地市分公司：
地市分公司无更新权限，需提交更新申请至归属省采购管理部门供应商管理岗。

具体流程见下图。

1、供应商向地市业务部门提供变更请求，地市业务部门审核确认变更信息。

2、地市业务部门将变更的供应商信息提交至地市采购管理部门供应商管理岗。

3、地市采购管理部门供应商管理岗在主数据管理系统中向省公司提交供应商更新申请。

4、省采购管理部门供应商管理岗在主数据管理系统中查询供应商是否是本省注册。

5、对于本省注册的供应商，直接更新供应商基本信息，并将更新的数据发送到相关业务系统中。

6、对于非本省注册的供应商，需要向注册省分公司供应商管理岗提交更新申请，由其负责更新数据，并将更新的数据发送到相关业务系统中。

供应商失效流程：
当供应商失去XXX供应商交易资质时，供应商业务往来部门发起失效申请给采购管理部门。

采购管理部门根据失效规
则并综合考虑供应商在各个业务部门及系统中使用情况，决定供应商是否失效。

根据采购管理部门确定的失效供应商，在主数据系统对供应商进行失效处理，并根据供应商分发记录将供应商失效信息分发给相关专业系统。

附件3：供应商基本信息创建申请单
请逐项填写以下表格，并提供联系电话和电子邮件。

填写时请注意说明。

Please fill in the full name of the company's n according to the name on the business license。

or the individual's name (which must be consistent with the name on the ID card)。

The supplier and applicant should also provide the project name and n date.
Please fill in the English name。

legal representative。

country。

province。

city。

and address of the company's n according to the business license.
For the nal tax n number。

please fill in the number according to the tax n certificate。

and for the local tax n number。

please fill in the number according to the tax XXX.
The supplier type XXX: XXX should fill in the 9-digit n code。

and the individual supplier should fill in their ID number.
XXX and the name of the r company。

as well as the XXX.
The supplier's website address should begin with "http://".
The supplier should sign and stamp the commitment statement。

XXX.
For enterprise suppliers。

please submit a copy of the business license。

n code。

nal tax n。

and local tax n with the company stamp.
个人供应商需要提供由本人签名的身份证复印件。

此表单将在受理之日起的两个工作日内完成处理。

附件4：供应商基本信息更新申请单
请按以下表格逐项填写：
供应商编号：填写供应商在XXX的唯一编号。

供应商名称：填写工商注册名称全称，按照工商营业执照上的名称填写全称，或个人姓名（要求与身份证上姓名一致）。

英文名称：填写英文名称。

法人代表：填写工商注册法人代表。

所在国家：填写工商注册所在国家，例如：中国。

所在省份：填写工商注册所在省份名称，例如：北京，河北，澳门等。

所在城市：填写工商注册所在城市，按照营业执照上的地址填写。

工商注册地址：填写工商注册所在地址，按照营业执照上的地址填写。

国税登记号：按照税务登记证上的编号填写，例如：XXX，国税登记号：xxxxxxxxxxx4542（个人供应商可不填）。

地税登记号：按照税务登记证上的编号填写，例如：XXX，地税登记号：xxxxxxxxxxx4542（个人供应商可不填）。

类型：供应商类型：1.企业供应商；2.个人供应商。

企业
法人组织机构代码填写9位组织机构代码，前8位和最后1位
之间以组织机构代码中划线连接；例如：XXX，组织机构代码：xxxxxxxx-2；个人填写个人身份证号码。

营业执照登记号：填写供应商营业执照登记号码，按照营业执照上的号码填写。

上级公司名称：按照工商营业执照上的名称填写全称。

上级公司组织机构代码：填写9位组织机构代码，前8位和最后1位之间以中划线连接；例如：XXX，组织机构代码：xxxxxxxx-2.
主页地址：填写公司网站主页地址，以
供应商承诺：以上所提供的信息和证明材料真实准确，对因提供有关信息、证件不实或违反有关规定造成的后果，责任自负。

（供应商盖章/签字）年月日
推荐部门：采购管理部门审批意见：
操作人员签字：。