论企业对采购价格的管理和控制

论企业对采购价格的管理和控制
作者：董艳珍
来源：《管理观察》2010年第24期
摘要:加强企业对采购价格的管理和控制可以控制企业的成本费用,提高企业的采购资金的使用效益,促进公平交易,防止采购舞弊等腐败现象的发生。

因此加强对采购价格的管理和控制对企业的经营管理有着重要的作用和意义,本文主要从采购管理部门、采购预算、采购组织与实施、合同管理、结算与审核等方面对如何管理和控制企业的采购价格进行阐述。

关键词:采购价格管理
一、采购的含义及
采购是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为。

二、采购价格的管理部门
企业内采购价格管理部门分为承办采购的归口采购部门和对采购行为进行监督的监督采购部门。

企业采购价格的具体责任部门为各归口采购部门,负责承办采购过程中的具体事务,对采购价格进行初步审核。

企业的内部审计机构或稽核机构为采购价格的监督管理部门(下称价格监管部门)。

采购监管部门应设专人或专岗对采购价格进行审核和控制,以达到科学合理的价格水平。

专业人员不足时可委托有造价咨询资格的中介机构编审价格文件。

三、采购的预算管理
价格监管部门审定的预算可以作为项目控制目标价,审定的结算价为最终价格,是财务结算支付依据。

为加强对采购业务的年度预算管理,在编制下一年度的预算时,应当将该年度企业及下属机构的采购开支项目及预算单独列出,价格监管部门对项目可行性及预算先行审核,提出的审核意见报企业预算审核小组审定。

申报资料须提供以下内容:
1.简要说明项目申请原因、项目内容和范围、项目方案、立项时间以及技术和经济可行性分析等内容。

2.独立的项目明细报价单,包括分部分项工程名称、规格型号、产地、数量、单价、税金、利润等。

年度预算外的项目,使用部门或归口采购部门提出申请后,送价格监督管理部门对项目可行性和报价进行审核,提出审核意见后按不同的审批权限报企业审批立项。

申请资料应包括:申请原因、项目内容和范围、项目方案、施工图纸、明细报价单。

立项时使用部门无法提供详细报价的,可按经济技术指标或概算指标预估暂定价格。

四、采购的组织和实施
收到经批准的年度预算、请示报告、会议纪要等立项批准文件后,归口采购部门按照企业采购程序组织采购。

政府采购,涉及政府集中采购目录以内的或者采购标准限额以上的货物、工程和服务,以及采购项目资金中含财政性资金的,必须采用政府采购方式。

具体事务由归口采购部门按政府规定办理,其中招标文件需报价格监管部门审核。

企业自行采购,根据不同的适用情况可分别采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、商场采购、预选供应商采购、跟标采购等方式。

具体事务由归口采购部门按企业规定办理。

影响价格的关键因素,如:投标人资格、招标方法、标底、评标方法、谈判等因素,执行价格监管部门审核意见。

采用公开招标方式的,归口采购部门编制的招标文件需经价格监管部门审核。

审核的主要内容为:投标人资格、标底和招标控制价(上、下限)、评标方法及合同格式等。

审核的主要原则有:
1.投标人资格,按照招标工程所需的最低条件设置投标人资格条件,资格条件应当清晰明确,易于判断。

禁止以不合理条件限制或者排斥潜在投标人参加投标。

2.标底,如编制标底应尽量采用公开的方式,并在评标前三天通告全部投标人。

3.招标控制价,施工类招标控制价上限一般按标底金额确定;施工类招标控制价下限可参照上年度同类招标工程中标价相对标底平均下浮率,结合工程具体情况确定;服务类合同上限可参照国家、省、市现行收费规定确定。

4.评标方法,技术简单或者技术规格、性能、制作工艺要求统一的货物,一般采用经评审的最低投标价法进行评标;技术复杂或者技术规格、性能、制作工艺要求难以统一的货物,一般采用综合评估法进行评标。

如采用最低价评标法,为保证采购质量,价格监督管理部门需编制招标控制价下限,投标价低于控制价下限的投标文件将被废除。

采用邀请招标方式的,需价格监管部门审批后才能实施。

价格监督管理部门按照采用邀请招标的条件,提出审批意见并制定该项目的招标控制价上限。

投标价超过招标控制价上限的投标文件将被废除。

邀请的投标单位不得少于三家,其中必须至少有一家非使用部门推荐的单位。

该单位优先由归口采购部门推荐,或由价格监管部门从企业以前合作过的供应商中推荐。

采用竞争性谈判方式的,需价格监督管理部门审批后才能实施。

价格监管部门按照竞争性谈判的条件,提出审批意见并制定谈判目标价。

中标价格不得超过谈判目标价的15%。

参与竞争性谈判的投标单位不得少于两家,其中必须至少有一家非使用部门推荐的单位。

该单位优先由归口采购部门推荐,或由价格监管部门从企业以前合作过的供应商中推荐。

竞争性谈判的轮数应不少于三轮。

谈判小组由价格监管部门、归口采购部门和使用部门三人以上单数组成,必要时可聘请有关专业人员参加。

采用单一来源采购方式的,需价格监管部门审批后才能实施。

价格监管部门按照单一来源采购的条件,提出审批意见。

归口采购部门应提供历年来类似项目的价格作为谈判参考,合同价格以谈判结果为准。

谈判小组由价格监管部门、归口采购部门和使用部门三人以上单数组成,必要时可聘请有关专业人员参加。

采用询价方式的,谈判小组由价格监管部门和归口采购部门三人以上组成,必要时可通知使用部门有关人员参加。

询价最低的单位推荐中标。

询价单位不得少于三家,其中至少有一家非使用部门推荐的单位。

该单位优先由归口采购部门推荐,或价格监管部门从企业以前合作过的供应商中推荐。

临时应急性的小额零星货物或服务采购,采用先采购后报销的现金直接购买方式时,推荐在大型综合零售商场或定点商家购买,报销时提供正规发票和商场小票。

非上述地点采购的,报销前必须由价格监督部门对购买价格补充审核。

预选供应商采购由企业采购部门采取公开招标的形式确定预选供应商名录,并与预选供应商签订协议明确预选供应商提供货物、工程或者服务的价格及要求,由采购部门依据有关规定在预选供应商名目范围内确定成交供应商。

预选供应商采购适用于一定金额标准内的通用类工程和服务以及技术标准单一的通用类货物。

采购部门应当建立对预选供应商的履约记录制度及定期考核制度,对预选供应商进行动态管理和调整优化。

跟标采购是采购部门为满足紧急需要,以采购部门建立的跟标信息库为依据,按照历史最优采购标准,采用直接公告上网竞投形式组织采购的行为。

跟标采购适用于采购需求紧急、与被跟标项目一致且项目标的市场价格波动不大的情况。

五、采购合同管理
采购完成后,归口采购部门向使用部门移交完整的采购文件,包括:立项报告、预算审核表、招标文件、投标文件、中标通知书和审批报告等。

使用部门开始和中标单位进行合同洽谈,并起草合同文本。

必要时,可邀请归口采购部门协助合同的洽谈。

合同拟定后,报企业业务、法律和经济部门审核,按审核意见修改后,按企业财务审批权限审批、签约。

合同经济方面的审核,重点关注合同价格是否在审定额度内,与中标价或谈判价格是否一致,合同条款是否与招标文件或谈判结果实质性一致;合同商务条款是否满足企业财务制度要求等。

主要有合同类型、合同价格和商务条款三方面。

合同类型按照采购项目的类型、规模、性质和特点分别采用:固定单价合同、固定总价合同、成本加酬金合同。

合同价格,由不同的采购方式而形成:
采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购和询价方式确定中标人的,合同价格为中标价格或谈判价格。

采用随机抽签方式确定中标人的,合同价格由价格监督管理部门参照上年度同类招标项目中标价相对标底平均下浮率,结合工程具体情况确定。

采用其他方式(含直接发包)确定中标人的,合同价格以价格监管部门的审核价格为准。

如因时间紧急,或图纸方案不明确等原因无法准确定价的,合同价格可由价格监管部门按审定的预算额度或经济指标估算的金额暂定,项目完成后由价格监督部门按实际情况审核办理结算。

商务条款,主要涉及价格计算和调整:
合同中须对合同内容和范围予以详细说明,如有货物明细清单和价格明细表(或中标投标书)应附上作为合同附件。

工程类单价合同中应明确招标工程的主要材料市场价格发生异常变动时,合同价款可作调整;并明确主要材料的名称、材料价格变动时限、幅度以及相应的合同价款调整方法。

合同中应对变更和增加部分的价格予以约定计算方式,原报价中有的项目单价采用合同单价,原报价没有的应按合同单价的计算方法和折扣比例计算。

暂定价部分可约定采用招标方式确定价格,或由发包人按合同价格的计算方法和折扣比例计算。

使用部门或项目管理部门应严格控制合同实施过程的增加和变更。

确因客观需求或实际情况,需要发生工程增加或工程变更时,按变更额度办理相关手续。

增加和变更应送价格监督部门审核内容和报价后,按不同的审批权限报企业审批立项,经企业同意后方能实施增加和变更,并签发签证文件。

增加和变更应采用现场审核的方式,价格监管部门在条件允许的情况下可采用过程跟踪和现场核实,按实际情况予以审核。

工程类的财政性资金投资招标工程的变更需报审计机关备案。

非财政性资金但在政府招标采购项目的工程变更按规定报建设工程造价管理机构备案。

增加和变更一般在项目完成后,经价格监管部门审核后,按审定金额办理结算并支付款项。

如大型项目增加和变更金额较大时,在合同条款内有约定的,经价格监管部门同意,可按合适比例随项目进度款支付。

增加和变更部分应尽量控制在原预算额度内,以及不超过合同价格的15%。

采购项目完成后,相关部门按照企业规定程序进行验收,合格后使用部门将相关结算资料,报价格监管部门按合同约定办理结算审核,财务部门按合同约定支付剩余的款项。

合同为固定总价,且实施过程中没有增加或变更的,经验收合格后可直接送财务部门按合同约定支付剩余款项。

六、采购的结算和审核
结算审核如委托造价咨询机构的,由价格监管部门负责协调和相关资料的传递。

按政府规定实行工程结算审定制度的项目,由价格监管部门按规定办理。

财政性资金投资工程的结算根据有关规定报审计机关审定;非财政性资金投资的招标工程的结算,应当报建设工程造价管理机构审定。

价格监管部门应以企业效益和效率为重,在保证质量的前提下,尽量缩短文件审核审批时间,在规定的期限内完成工作任务:
归口采购部门应逐步建立企业的供应商库和匹配的供应商评价体系,时机成熟时采购以企业供应商库为主体,保证采购质量的稳定,并通过招标程序,在优质供应商良性自由竞争中,降低企业采购的价格水平。

价格监管部门应逐步建立历史价格数据库,并根据价格数据编制企业自有的技术经济指标和价格水平指标,在时机成熟时运用计算机审核,为企业采购制定科学合理的价格水平。

价格监管部门应积极建立价格管理质量的反馈机制,充分听取使用部门和归口采购部门的
相关意见。

财务部门每年应组织一次或多次的使用部门、归口采购部门以及价格监管部门的联席会议,了解各部门对价格审核、执行力、采购效率和效益等方面的情况反映,及时总结并修改有缺陷
的地方,报企业领导审批后进行调整。

价格监管部门应建立和健全价格管理文件的归档、保管、调阅和销毁制度,切实管好相关档案。

同时严格执行安全和保密制度,严防毁损、散失和泄密。

价格监管部门应对价格控制中的非正常现象予以高度关注,特别是价格水平严重超过市场
价格的反常情况,可口头劝告制止。

不能达到效果的,书面报告企业领导同意后对事件予以强制制止。

财务部门应每年对企业价格管理工作进行专项总结,对归口采购部门的采购价格水平进行
评价,对以下行为和责任部门予以披露:
1.合同价格严重超过市场价格的;
2.增加和变更签证事后补签的或未按规定程序报批的;
3.结算价格超过预算额度的,结算价格超过合同价15%的;
4.其他的违规、不作为事项。

对报价虚报严重的供应商,价格监管部门可要求归口采购部门予以更换,严重的可将其剔出企业预选供应商名单,不得在企业范围内采用。

企业纪检机关依照企业规定或相关法律法规,对采购过程责任部门或责任人的执行不力和违规行为追究责任。

综上所述,企业对采购价格的管理和控制应从采购管理部门、采购预算、采购组织与实
施、合同管理、结算与审核等方面入手,科学管理,严格控制,提高资金的使用效益和采购的效率。

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