企业档案信息化建设实施路径研究

企业档案信息化建设实施路径研究
摘要：本文首先阐述了企业档案管理信息化建设遵循的原则，接着分析企业
档案信息化建设实施路径，希望能够为相关人员提供有益的参考和借鉴。

关键词：企业档案；信息化建设；实施路径
引言：
档案管理对企业的发展至关重要，文件管理烦琐，工作量大。

在实际工作中，如果能够有效提高档案管理的效率，实现高效优质的档案管理功能，对企业的发
展会有很大的帮助。

当前，随着信息时代的到来，对于企业来说，需要更加重视
档案管理的信息化建设，创新企业原有的基础管理，运用现代管理理念和信息化
手段，实现档案工作的规范化、科学化管理，从而提高工作效率。

1企业档案管理信息化建设遵循的原则
1.1统筹原则
企业档案管理信息化建设推进过程中，应遵循统筹建设原则，即企业内部实
现档案统一管理，按照统一标准、在统一的平台上实施管理；应划分不同的档案
类别，从大类到小类进行管理，落实责任到人。

1.2技术合理选择
企业档案管理信息化建设过程中，应选择适合的技术平台，并且与专业技术
团队合作实施信息化建设。

一方面，所选择的技术方法应能保证企业能够所有的
档案资料进行提取，同时保证实现电子目录信息的及时转移。

另一方面，档案管
理人员要充分考虑今后档案信息资源的利用问题，在新技术应用过程中要做好档
案资料的备份工作，避免系统收集过程中出现档案资料丢失缺漏等现象。

1.3需求引领原则
企业档案管理信息化建设的一个主要目的是提升企业档案服务效率，因此企
业档案信息化建设推进过程中应以需求引领发展。

一方面，选择企业内部员工熟
悉的网络操作界面，通过设置用户登录权限，随时随地方便企业各部门人员查询
利用档案资料；另一方面，设置用户使用反馈平台，对档案利用过程中存在的不
足和问题，及时进行反馈，方便改进，切实满足用户的需求。

2企业档案信息化建设实施路径分析
2.1树立档案信息化管理理念
对于企业领导者来讲，要以身作则积极接受档案信息化管理的理念。

从根本
上认识档案管理信息化建设的重要性，通过树立全面、多方位的档案信息化管理
理念，在企业发展规划以及战略决策中将档案信息化建设工作涵盖进来。

持续加
大人力资源、财力资源、物力资源投入，鼓励档案工作人员积极学习先进技术手段，掌握云计算、区块链、大数据等概念，熟练使用信息化系统，实现档案管理
高效化、信息化。

同时，企业需要重视档案宣传工作，提升全员档案意识，树立
档案思维。

2.2建立档案信息化管理制度
档案信息化管理制度是开展工作的基础和保障，档案信息化建设必须全面依
托管理制度来开展。

企业进行档案信息化建设时，首先要将国家档案局颁布的国
家标准和行业规范作为纲领性文件，这是档案信息化建设的基础根基。

其次，将
纲领性文件与本企业档案管理实际、业务需求相结合，做好档案信息化建设的顶
层设计。

最后，在档案信息化系统开发与运行过程中，要分环节进行相应操作规
范以及管理制度的设置，保证各个环节都有章可依，充分指导信息录入、数字档
案接收，档案信息查阅与共享、档案信息移交等工作。

2.3完善档案信息化管理设施
在企业档案管理工作过程中，开展信息化建设工作必须要有完善的基础设施，这是档案信息化建设的前提和保障。

企业需要以自身档案管理实际为立足点，合
理设置档案信息化建设的经费预算，完整配备档案信息化管理基础设施。

企业在
配备信息化建设需要的硬件设备时，需要做好相应的维护工作，定期对设备进行
升级和优化，保证硬件设备一直处于健康的工作状态。

对于档案信息化管理软件，企业要构建档案管理信息系统，在充分调研企业档案信息化建设需求的基础上开
展合理分析，引进专业档案信息管理系统，需要选择经过市场检验的档案管理系统。

当前市场比较主流的系统有紫光档案管理软件BS版、OCR软件、致德E8档
案管理系统等。

通过选择符合企业实际的档案管理系统，在企业内部构建一体化
的智能档案综合管理系统，有效实现档案工作全周期、信息化管理。

值得一提的是，通过将档案管理系统与企业内部OA办公系统相互结合，能够达成企业公文
信息、企业合同等资料的快速及时归档，通过与业务工作有效衔接，将档案效能
全面提升。

2.4构建信息安全标准体系
对于档案管理信息化建设工作，必须要构建信息安全标准体系。

现阶段信息
安全标准已经包括两个方面，主要是资源安全标准和系统运维标准。

虽然这两个
方面已经能够应付日常活动，但是还需要完善资源安全标准，重点需要进行系统
安全标准以及网络安全标准两部分建设。

在构建资源安全标准的过程中，需要将
档案数据的相应标准进行增加，增加标准内容主要包括数据备份、数据转换、数
据迁移等。

对于档案系统的安全标准，主要是做好档案信息系统运行具体防护，
能够有效保证档案信息系统的安全性和有效性。

对于网络安全标准，主要是针对
各种网络范围的防护，能够保证防护技术可以达到抵御黑客攻击、网络病毒侵袭
等潜在风险。

通过构建信息安全标准体系，保证企业档案信息资源始终拥有安全
防护。

与此同时，对于网络安全标准必须要明确实施三网隔离，三网隔离主要是
局域网、政务网与因特网。

在构建网络安全设施的过程中，需要做好防火墙的配备，同时漏洞扫描、入侵检测、安全审计等也需要完善，实现档案信息的安全防护。

2.5培养档案信息化管理人才
对于企业档案信息化建设，离不开专业人才的支持，因此企业需要积极培养
档案信息化管理人才。

首先，企业要对内部档案管理人员进行系统化和专业化的
培训。

可以选择通过邀请专家到企业开展培训的方式，提升档案管理人员的专业
技能。

也可以安排人员外出学习，学习先进的理论知识和信息化技术手段。

通过学习培训，能够对档案信息化技术有一定的了解，也能够熟练使用档案信息化管理系统，有利用于企业档案信息化建设工作的顺利开展和落实。

结束语：
综上所述，档案信息化建设是企业管理的重要组成部分。

在新的发展时期，企业档案信息化建设的水平和质量与企业的长期稳定发展息息相关。

因此，在信息技术广泛应用于各行各业、实现管理变革的情况下，企业应顺应时代潮流，加强档案信息化建设，采取有效措施，提高档案信息化建设水平。

参考文献：
[1]浅谈企业档案信息化建设[J].高俊荣.办公室业务,2022(10)。