浅议企业档案管理工作

浅议企业档案管理工作
摘要：档案实体管理正在向资产管理转变，档案的资源属性越来越明显，档案服务企业经营和生产的作用越发突出。

但大部分企业的档案管理部门从设立之初仅承担公司级档案的保管职能，各方面基础都较为薄弱，从实际效能上，距离收集齐全、各项设施设备配套完善、人员配属到位、资源开发深入的要求尚有距离。

随着企业存续时间的加长，以大数据为主要特征的信息化技术的进步，都对传统的档案工作提出了新要求，档案工作进入了新时代，面临新形势、新挑战，建设世界一流企业是大多数企业的愿景，然而一流企业需要与之适配的档案管理工作。

关键词：企业；档案管理；工作
1企业档案管理工作存在的问题
1.1档案管理体制机制有待完善
档案管理的规范性和标准化要求，决定了要想做好该项工作，必须依赖于一套完整的制度。

经过多年的不断探索和实践，目前企业已经初步构建起一套档案管理制度。

但是从具体实践来看，档案管理制度的更新频率，远远跟不上企业的改革步伐，从而出现了现行档案管理制度无法满足新时代企业档案工作开展需要的情况。

例如，近年来企业档案中数字档案的比例不断提升，但是现行制度中关于数字档案的管理要求相对较少。

由于制度上的缺失，致使工作开展中没有明确的依据，进而影响了企业档案管理的实效性。

1.2档案管理人员素养有待提升
档案管理人员的综合素质是决定企业档案工作开展水平的核心因素。

从调查结果来看，企业不乏一些资历深厚、经验丰富的档案管理人才，其专业能力毋庸置疑。

但是在企业深化改革，以及对档案管理作出新要求的背景下，档案管理人员的创新意识、创新能力不强，不能积极推动档案管理模式的革新。

另外，在档
案管理信息化背景下，也有一些档案管理人员不能熟练掌握档案信息管理系统的
操作技巧，其信息素养不能满足档案管理信息化背景下的岗位要求，成为当前企
业档案管理中迫切要解决的问题之一。

1.3档案管理方法模式有待创新
信息技术与档案工作的融合，催生出了许多档案管理新模式。

例如，“互联
网+档案”管理模式、“云存储+智能终端”管理模式等。

这些新模式已经在部分
民营企业中得到了推广应用，并且取得了显著成效。

但是很多企业的档案管理人员，因为传统思维根深蒂固，或者是硬件设施建设滞后，未能及时引进和推广应
用这些档案管理新模式。

在档案工作中对于人工依赖程度较高，制约了档案管理
效率和质量的提升。

2企业档案管理工作的措施
2.1夯实档案安全管理，加强档案治理体系建设
健全管理机制，强化基础档案工作，促进档案工作均衡发展。

加强业务监督
指导，档案工作和业务流程融合，推进在线指导，确保档案业务水平整体提高。

加强标准规范建设，完善制度体系，加大科研、安全、项目、电子档案及数字档
案馆建设等重点领域研究，促进档案工作科学发展。

注重考核成果和工作成效的
转换，加大档案安全保管、归档完整性的权重，形成重点工作引导机制。

加强档
案实体和档案信息的安全管理，落实工作空间网格化管理，档案实体分级管理，
档案信息延伸管理，保密档案独立管理，健全保密审查，强化保密培训，精细化
库房管理，完善应急管理，进一步加强档案安全。

在传统档案安全保障工作的基
础上，主要加强档案实体和信息安全保障：一是推进完成破损档案的修复和备份；二是推进改善库房环境，配备必要的环控、消毒设施，以智慧化为目标，进行智
慧档案馆的建设研究；三是完善档案电子信息载体的检查和备份；四是推进解决
版式电子文件的签章问题。

2.2 强化企业档案管理机制建设
企业开展智能档案管理工作，可以使用非结构化技术完成数据采集工作，并
实现对企业经营管理阶段所出现的孤立信息的调整与整合，其所涉及对象有文本
信息、图像和视频等。

后续可以通过二次分类整合，让具有一定关联的信息整合
到一个范围内，从而能够达到数据资源智能化重组这一最终目标，让企业内部对
于相应档案资源的获取效率更高，做到随时拿取，并获得更快捷的信息获取方式，有利于提升档案资源综合利用率。

不仅如此，企业还应该主动对档案数据获取的
途径不断扩展。

另外，企业为了能够实现数据整合工作，需要不断引入现代化的技术平台，
拥有更高兼容性的数据管理系统，以此为基础管理平台，将不同的管理系统连接，实现对外部资料的实时监管工作，使得不同档案资源之间有更高的联动性，让档
案数据管理工作实现多方向的贡献。

除此之外，对于企业而言，档案管理软件系
统和硬件基础设备设施的建设工作也是非常重要的内容，企业不仅需要充分使用OA办公自动化系统，还应该引进更高效且先进的技术处理方式，完成对企业档案
的管理工作，能够有效拓宽档案数据管理的路径。

2.3加快企业档案管理信息化建设进程
当前，与企业档案信息化建设有紧密联系的是推行档案资源共享机制。

在信
息化时代背景下，为了保证企业档案管理信息化建设顺利开展，需要保证企业拥
有更多的渠道获取更多的资源信息。

大数据时代背景下的企业所拥有的档案信息
资源获取途径变得更多样化，国家宏观政策发生了一定的变化，确保企业能够顺
利完成各项经营活动，就需要获得更加真实、有效的档案信息资源，也因此需要
知晓本企业产品的竞争对手的发展情况。

为了能够更加牢固地掌握市场竞争主动权，企业应该完成对智能档案管理模式的深度挖掘，从而实现数据资源的深层次
管理。

2.4 优化企业档案管理人力资源团队，推进企业信息化建设
为了能够让在治理角度下所开展的企业档案管理工作得到更加顺利的实施，
最主要的措施就是更新人力资源配置。

作为企业经营管理者，应该拥有企业档案
管理对于企业发展有着重要作用的思想意识，明确该管理工作能够顺利完成数据
治理，并且需要企业更加积极地引入具有档案管理相关经验和专业知识的“高精尖”人才，为智能档案管理工作顺利开展创建坚实的人才基础条件。

此外，通过不断完善档案管理人才的培养方案，促进档案管理人力资源团队
进步。

在日常开展的培训工作中，不仅需要相应工作人员详细学习有关档案管理
软硬件设备设施的专业应用能力，还应使其在学习过程中，对档案数据管理工作
拥有新的思路与想法，创新企业档案管理模式，从而能够更加精准地完成对档案
信息资源的分析。

3结语
档案管理在企业日常经营和改革发展中发挥的影响力与日俱增，探究提升档
案管理水平的可行性策略，已经成为摆在企业档案管理人员面前的一项核心任务。

无论是企业领导人员还是档案管理人员，都要转变思维、强化认识，把档案管理
提升到影响企业发展的高度，整合各类资源，从管理制度、管理人员、管理模式
上共同发力，切实保障企业档案管理工作得以更好开展。

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