浅谈民政社会救助档案的管理体制与原则

浅谈民政社会救助档案的管理体制与原则
发布时间：2021-12-24T02:59:11.861Z 来源：《中国科技人才》2021年第27期作者：赵广莲[导读] 民政社会救助档案管理工作的更好开展是救助金有效发放的前提，是社会公平正义的保证，必须引起民政部门的共同重视。

吉林省双辽市救助管理站吉林省双辽市 136400摘要：社会救助是社会保障体系的重要组成，是政府解决民生问题的主要工作方式。

在社会救助工作开展过程中，会产生大量的档案文件和信息，如何管理好这些档案文件，如何充分发挥这些档案文件的价值，如何更好的服务于人民，是民政部门社会救助档案管理的重
要课题。

本文重点讨论民政部门社会救助档案的管理体制和原则，探讨社会救助工作中产生的档案的保存和再利用策略，希望可以为民政部门的社会救助工作提供一些新的思路。

关键词：民政；社会救助档案；管理体制；原则
引言：社会救助档案是社会救助工作开展的必然产物，也是辅助救助工作开展的重要基础。

我国的社会救助工作有着较大的覆盖面积，所产生的救助档案数量大且种类多，需要民政部门加强管理，借助信息技术来提高档案管理的质量和效率。

民政社会救助档案管理工作的更好开展是救助金有效发放的前提，是社会公平正义的保证，必须引起民政部门的共同重视。

一、民政社会救助档案的内容和特征
民政部门开展的社会救助工作主要包括居民最低生活保障、自然灾害救助、临时救助和国家确定的其他救助事项内容[1]。

其中居民最低生活保障包括医疗、住房、司法、教育等专项救助，自然灾害救助包括应急生活、灾后重建、灾后生活救助。

社会救助工作需要财政、住房、教育、卫生等多个民政部门和街道办事处、居委会、村委会基层一线组织的共同配合和努力才能够真正得以落实，才能够让有需要的人民群众真正得到帮助。

正因为参与民政部门和一线组织数量多，中央、地方、基层均有参与，所以民政社会救助档案的分散情况也非常明显，这些档案的综合管理和再利用的难度很大。

而且，在民政社会救助工作开展过程中会产生文字、声音、图表、影像等多种载体的档案内容，用于社会救助专项资金的申请、审核和发放，用于社会救助对象的日常管理、帮扶和反馈。

这些资料原始且价值高，来源于我国基层的每一个角落，既是社会救助工作开展的必要工具，也是社会救助工作开展的难点之一。

二、民政社会救助档案的管理体制
从民政部门的社会救助开展工作上来看，社会救助档案属于专项档案，由国家民政部统一管理。

但实际上为了工作开展的便利，社会救助档案基本被保存在街道办事处、市县人民政府民政部门、乡镇政府、救助站等基层档案室，由省市民政厅和档案局进行监督管理和使用指导。

居委会、村委会、社区等一线组织负责配合档案管理工作，辅助救助金发放等工作开展。

所以，大量的社会救助档案实际上是分散在基层的，由专人负责管理和保存。

三、民政社会救助档案的管理原则
（一）依法管理
社会救助档案属于专项档案，且属于价值较高的一类档案，在我国依法治国的大背景下依法管理社会救助档案是管理原则之一。

目前，国家民政部和档案局共同负责制定社会救助档案的管理要求和管理规定，指导此类专项档案的科学管理。

（二）分类管理
从民政社会救助工作的分类上就可以看出，一类工作所产生的社会救助档案有共同的特征，是申请专项救助金发放的材料，可以进行分类合并管理。

在诸多民政社会救助档案中，居民最低生活保障类的社会救助档案最复杂，需要根据实际情况进行更新和动态管理，且需要长期使用和管理，是社会救助档案中遇到问题最多的一类；自然灾害救助和临时救助类的档案多属于一次性档案，申请救助金并发放后这些档案可统一进行归档；对流浪乞讨人员的社会救助档案属于不参与审批的一类档案，保留在救助站中进行实时更新，用于流浪乞讨人员的甄别和管理，需要单独处理[2]。

（三）分层管理
民政社会救助档案的管理以基层为主要力量，国家民政部和国家档案局以及省市民政厅和档案局负责政策上的指导、管理和监督，不同层级上的部门和工作人员负责不同方向的档案管理事物，相互之间需要形成良好的沟通和配合。

四、民政社会救助档案的保存和再利用措施（一）社会救助档案的保存措施
民政社会救助档案在原有档案库房“八防”的基础上要进行现代化、信息化的建设，转变以往陈旧的管理模式，借助信息技术来提高社会救助档案的详细化程度，提高社会救助档案的检索便捷程度，减轻基层社会救助档案的管理和收藏压力，为档案的再利用奠定基础。

社会救助档案需要定期更新，不仅居民最低生活保障类的救助档案需要长期动态管理，并在居民停保后继续保留固定年限，而且自然灾害救助、临时救助、流浪乞讨人员救助等档案也需要进行定期更新，根据实际情况进行救助金的申请、审核。

有了信息技术和信息化档案平台的辅助能够有效减轻社会救助档案管理基层工作的压力，并使得档案管理工作更规范、更严谨。

（二）社会救助档案的再利用措施
社会救助档案属于特殊的一类专项档案，涉及到大量的公民隐私信息，通常不对外开放只供上级部门、管理部门、救助对象使用。

为了最大程度上避免档案中隐私内容的泄露，社会救助档案的再利用需要经过较为严格的审批手续，在信息化平台上也需要进行相应的权限限制，提高档案信息的保密程度和安全程度。

同时，社会救助档案的信息化管理平台需要加强数字化档案的标签化管理，为档案查阅、审核等操作提供更全面的搜索功能，提高档案管理质量和效率。

（三）培养社会救助档案管理人才
档案管理人才的培养是提升社会救助档案管理水平的重要一环，民政社会救助部门应根据自身的档案管理需求来进行人才培养，组织档案管理人员学习管理规定、档案管理知识和经验，提高社会救助档案资料的搜集和管理效果。

民政部门应通过内提拔、外招聘的策略打造人才队伍，打造一支优秀的社会救助档案管理人才队伍，构建一个高效、专业的档案管理环境。

结束语：随着我国政府逐渐向服务型政府方向转变，如社会救助档案一类的档案管理工作会呈现出越来越多元化的趋势，加强档案管理体制和制度的建设，加强档案信息管理平台的建设，是现阶段民政部门、档案管理部门的重要工作。

传统的管理理念和方法已经不适合现代的政府工作需求，创新和探索是改善工作现状的唯一途径。

信息化档案管理是提升档案管理效率的必要手段，可辅助民政社会救助档案的动态管理、保存、移交等工作的有效实施。

参考文献：
[1]于淑娟. 浅谈国家专业救助档案的管理体制与原则[J]. 科技创新导报,2019,16(31):177+179.
[2]王思南. 新时期社会临时救助档案管理工作质量提升策略研究[J]. 兰台内外,2021(27):50-51.。