人事合同档案管理制度

一、总则
为了规范人事合同档案管理工作，确保人事合同档案的完整、准确、安全，提高人事合同档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合我单位实际情况，制定本制度。

二、适用范围
本制度适用于我单位所有涉及人事合同档案的收集、整理、保管、利用、销毁等工作。

三、职责分工
1. 人事部门：负责制定人事合同档案管理制度，组织实施档案管理工作，对档案
管理人员进行培训和考核。

2. 档案管理部门：负责人事合同档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。

3. 有关部门：按照职责分工，负责人事合同档案的提供、利用、查询等工作。

四、档案收集
1. 人事合同档案的收集应遵循全面、真实、准确、及时的原则。

2. 人事合同档案的收集范围包括：劳动合同、聘用合同、协议书、解除（终止）
劳动合同证明、社会保险缴纳证明、工资发放证明等。

3. 人事合同档案的收集方式包括：内部收集、外部收集。

4. 收集过程中，应确保档案的完整、准确、安全。

五、档案整理
1. 人事合同档案的整理应遵循系统化、规范化、科学化的原则。

2. 档案整理应按照档案类别、时间顺序、编号等进行分类、编目、归档。

3. 档案整理应使用统一格式的档案盒、档案袋、档案目录等。

4. 档案整理过程中，应确保档案的完整、准确、安全。

六、档案保管
1. 人事合同档案的保管应遵循安全、保密、方便利用的原则。

2. 档案保管应设立专门的档案室，配备必要的档案柜、档案架等设施。

3. 档案保管应按照档案类别、时间顺序、编号等进行存放。

4. 档案保管应定期进行巡查，确保档案的完整、准确、安全。

5. 档案保管应做好防火、防盗、防潮、防虫、防尘等工作。

七、档案利用
1. 人事合同档案的利用应遵循合法、合理、及时、高效的原则。

2. 档案利用应办理相关手续，明确利用目的、范围、期限等。

3. 档案利用应做好记录，确保档案的完整、准确、安全。

4. 档案利用应提供必要的查阅、复制、打印等服务。

八、档案鉴定与销毁
1. 人事合同档案的鉴定应遵循科学、严谨、客观、公正的原则。

2. 档案鉴定应定期进行，对失去保存价值的档案进行销毁。

3. 档案销毁应按照规定程序进行，确保档案的完整、准确、安全。

4. 档案销毁后，应做好记录，并存档备查。

九、监督检查
1. 人事部门应定期对人事合同档案管理工作进行检查，确保制度落实到位。

2. 档案管理部门应定期对档案管理人员进行培训和考核，提高档案管理水平。

3. 有关部门应加强对档案利用的监督管理，确保档案的完整、准确、安全。

十、附则
1. 本制度由人事部门负责解释。

2. 本制度自发布之日起施行。

十一、变更与废止
1. 本制度如有变更，由人事部门负责修订，并报单位领导批准。

2. 本制度废止时，由人事部门负责通知有关部门，并做好相关档案的移交工作。

通过以上制度，旨在确保人事合同档案的规范化管理，保障员工的合法权益，提高单位的人力资源管理水平。