信息化环境下企业采购内部控制关键点分析及应对措施分析

信息化环境下企业采购内部控制关键点分析及应对措施分析
发布时间：2021-10-28T02:50:35.745Z 来源：《中国经济评论》2021年第8期作者：李慧[导读] 信息化环境下，科学有效的内部控制能够确保企业采购活动的顺利实施，在确保采购目标顺利实现的同时，降低采购成本，实现采购流程的公开化和透明化。

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摘要：信息化时代背景下，企业在实施采购内部控制的过程中，开始注重信息化技术的应用，极大的提升了采购工作的质量和效率，但是与此同时，企业采购也暴露出一些不足和问题，需要其结合自身的发展需求，明确采购内部控制的关键点，采取有效的措施和方法来对采购内部控制进行强化，提升采购工作内部控制的实施效果。

关键词：信息化环境；企业采购；内部控制；关键点；应对措施
前言：
信息化环境下，科学有效的内部控制能够确保企业采购活动的顺利实施，在确保采购目标顺利实现的同时，降低采购成本，实现采购流程的公开化和透明化。

企业在实施采购工作的过程中，应该做好内部控制，其中的关键点进行梳理分析，推动内部控制体系的优化和完善，进一步强化信息化采购的执行力，以此来避免出现资金浪费和贪污受贿的问题。

1 企业采购内部控制现状1.1物资质量问题
部分企业在进行物资采购的过程中，采用了竞标采购的方式，但是在实际操作环节，因为利益等因素的影响，存在着低价竞标、陪标、串标的情况，影响了采购物资的质量，采购的成本也有所增长。

1.2采购成本问题
在企业采购业务中，很多人都认为采购部门“油水大”，缺少内部控制或者内部控制失效的情况下，从采购人员到采购部门整体，都可能出现“吃拿卡要”的情况，这样必然会导致采购成本的增大[1]。

1.3预算控制问题
在缺乏规范采购预算，或者采购预算制定不到位的情况下，容易出现物资滞压或者多次采购引发采购成本增加的问题，需要企业严格执行相应的采购预算，或者对申请审批流程进行必要的调整优化。

1.4合同执行问题
企业采购合同的执行包括了合同签订和履约验收两个方面的内容，在签订采购该合同的过程中，有时候会出现没有依照中标价签订的情况，这样会导致企业采购成本的增加，而在履约验收环节，如果验收人员本身的专业素质不达标，可能会忽视产品的质量问题。

2 信息化环境下企业采购内部控制关键点2.1申请和审批
采购部门需要根据企业的实际需求，确定需要采购的物资，填写采购申请单，对物资的采购类别、采购数量、规格、质量等级等进行明确，提交给管理人员审批。

管理人员在对采购申请进行审批时，需要明确三个核心内容，即采购的数量、采购的时间以及供应商备选。

需要将申请和审批职能分离，避免出现盲目采购的问题[2]。

2.2供应商管理
企业应该运用信息技术手段，对备选供应商的信息进行查询，做好对比分析，同时建立起相应的供应商管理体制，只向经过授权批准的供应商订货，以此来保证物质的品质和来源。

另外，价格的询问和供应商的确定不能由同一个人负责，以免形成形成财务内控漏洞，引发舞弊问题。

2.3做好采购控制
对于零星用品，可以授权独立人员进行直接采购，大宗物资则需要由采购部门通过招标的方式进行，通过集中采购的方式来提高采购效率，获取订单折扣，对采购成本进行控制。

在这个环节，企业必须关注供应商的生产能力和供货情况，如果发现供应商出现异常表情况，企业应该及时作出反应，制定有效的对策来保障自身的正常运营，降低供应商材料供应问题带来的负面影响。

2.4采购人员轮换
企业应该定期对采购人员进行轮换，做好离任采购人员的审计工作，这样能够避免采购人员与供应商建立过于密切的关系，降低供应商付出回扣的积极性，也可以及时发现存在的问题，增加采购人员拿回扣被发现的风险，督促其提高自身的职业道德操守，自觉维护企业利益[3]。

2.5做好付款管理
财务部门在接收到采购部门提供的采购计划、采购合同等相关凭证后，需要进行审核，确认无误后，将其作为原始入账凭证，依照企业与供应商签订的合同来对相应的采购款进行支付，做好应付账款总分类账和明细账的登记工作。

付款是企业采购流程的最终环节，涉及资金转移，风险较高，需要企业重视起来。

3 信息化环境下企业采购内部控制强化措施
3.1完善治理结构
良好的治理结构是企业内部控制得以顺利实施的关键，内部控制是企业治理的延伸。

在对治理结构进行完善的过程中，一是应该适当限制董事会成员与高级管理层的交叉任职，避免出现高级管理层控制董事会的情况；二是应该建立专门的审计委员会，对监事会的职责进行明确，推动监督工作的经常化和专业化，促进监事会监控能力和架空效果的提高，以此来保证内部控制的实施效果。

3.2明确部门职责
在企业采购内部控制中，预算编制涉及的部门众多，想要保证其实施效果，一是财务部门必须充分认识到自身的工作职责，促进财务人员专业能力和素养水平的提高；二是财务部门应该做好采购预算相关知识的普及，确保在预算编报环节，能够提升部门之间的配合度；三是应该积极引入相应的预算标准和商品价格信息系统，依照市场价格来对采购预算进行控制。

例如，企业可以构建起相应的采购信息公开平台，做好常用物资价格、供求关系等的收集和整理，为采购计划的制定和采购预算的编制提供参考，避免采购预算的盲目性[4]。

3.3重视采购申报
在采购申报环节，应该积极依然怒相应的信息系统控制，对相关部门的采购计划申报行为进行约束。

通过对系统控制程序的合理设置，能够对申报项目预算指标进行自动检测，判断项目的真实性，避免无预算采购或者现采购后申报的情况。

如果采购申报计划超出了预算的范围，系统会自动显示采购项目的预算金额，借助程序来对申请金额进行控制。

同时，系统可以将同类项目上一次申报的时间显示出来，如果发现其小于规定的申报间隔时间，会做出提示，避免了同类项目在一定时期内重复申报的问题。

3.4优化招标管理
一是应该做好对于采购人员和供应商的管理，综合采购人员、采购部门和评审专家的意见，对供应商进行分级管理，建立起完善的监督机制，对采购人员的采购行为进行监督；二是应该重视专家评审人管理，在采购项目实施前，可以随机抽取专家，建立起相应的专家抽选回避机制，减少人为因素的影响，完成抽选后，需要对专家信息进行加密存储。

同时，在评审过程中，需要就评审专家的表现及供应商、采购人员的反馈信息进行评价，记录专家的不良行为，对于不合格专家需要及时终止其评审资格；三是为了保证评标流程的公平性和透明性，可以合理运用信息技术手段，借助网络媒体，向企业员工公布招标工作的实施情况，引导其参与到招标流程的监督中，提升采购招标的有效性[5]。

4 结语
总而言之，信息化背景下，企业采购内部控制的重要性越发凸显，信息技术的应用可以显著提升采购内部控制的效率和效果，将内部控制的优势充分发挥出来。

从企业的角度，应该对采购工作中存在的问题进行深入分析和研究，明确采购内部控制的关键点，采取有效的措施和方法来对采购内部控制工作进行强化，以信息化技术为支撑，促进企业采购内部控制水平的提高。

参考文献：
[1]张世忠.浅谈制造企业采购业务内部控制存在的问题及对策[J].财经界，2021，（18）：17-18.
[2]杨雪玲.制造企业采购内控流程设计与控制研究[J].大众投资指南，2021，（12）：79-80.
[3]蒋璐.强化汽车企业采购环节内部控制的对策探析[J].企业改革与管理，2021，（09）：23-24.
[4]顾大勇.电力企业内部控制存在的问题及对策研究[J].财会学习，2021，（12）：172-174.
[5]简伟力.中小企业采购业务内控体系设计及优化探讨[J].企业改革与管理，2021，（08）：36-37.
作者简介：李慧（1984.06），女，汉族，黑龙江哈尔滨人，经济师，供职于哈尔滨东安汽车发动机制造有限公司，研究方向：管理学，采购成本控制，多元化采购经营战略。