大数据时代档案管理创新分析

大数据时代档案管理创新分析
刘召猛
摘㊀要：互联网时代的到来推动社会飞速发展，云计算㊁互联网的一次次创新性的变革，如今大数据时代已经到来㊂大数据出现带动多个领域的进步㊂而今建立法治社会是社会各界人士的共识，便对公安档案管理提出了更高的要求，进一步地促进了公安档案管理创新㊂
关键词：大数据；公安档案管理；创新
一㊁大数据时代下公安档案管理的意义
提供公安机关的工作指导㊂档案是国家机关㊁社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录㊂公安档案是公安工作的记录载体，它记录了公安工作的过程和全貌，是各种记录类文件中最权威㊁最原始的一种方式，为公安工作的开展提供凭证㊂特别是公安机关在打击与防范各种违法犯罪行为的各种历史文件的记录所形成的数据档案，对于公安工作具有非常重要的作用，为将来公安机关开展工作打好有力基础㊂
二㊁大数据时代下的公安档案管理创新策略（一）管理技术创新
大数据时代下，公安机关应将计算机技术引入到管理过程中，构建 档案管理系统 ，对档案进行管理㊂以人事档案管理为例：某员工入职时，档案管理人员需要求其填写简历，并由领导人员交由档案管理人员㊂收到简历后，应通过扫描等方式，将数据传输至计算机中㊂为保证信息无错误，扫描后，还需对其准确性进行核实以及查询㊂确保无误后，仅需点击 保存 按钮，档案便可存储到系统数据库中㊂需要调取档案时，管理人员仅需输入关键词（如：工号㊁入职时间㊁姓名等）便可㊂此外，档案管理人员还可随时对员工的档案进行删除㊂上述管理技术的应用，有效提高了数据存储㊁修改效率，降低了工作难度，有助于提高档案管理水平，提高公安机关的运行效率㊂
（二）管理模式创新
大数据时代下，公安机关可将 ＰＤＣＡ管理 模式应用到档案管理之中，使管理计划的可行性得到持续性的增强，提高管理质量㊂例如：某公安机关首先分析了档案管理工作中存在的问题，在此基础上，从 应用计算机技术 落实责任制度 等方面出发，制定了管理计划，并对其进行了实施㊂计划实施１个月后，有关人员利用计算机对相应数据进行了统计，并对实施效果进行了检查㊂结果显示，较过去相比，目前的档案丢失及错误率显著下降，但该风险仍存在㊂这表明，现有的管理计划具有一定的可行性，但其内容仍需进一步弥补㊂该公安机关的档案管理模式，具有持续性强㊁可行性高㊁实施灵活的优势㊂以之为基础开展档案管理工作，可有效提高管理工作的执行有效性㊂
（三）管理制度创新
传统的档案管理制度，存在一定的陈旧性，不符合大数据时代的要求㊂将责任制度应用到管理工作中，可有效解决上述问题㊂例如：公安机关可设置两名或以上的人员，负责对档案进行管理㊂并根据档案的类型，对其工作职责进行划分，使其分别负责对人事档案㊁已侦破案件档案㊁未侦破案件档案进行管理㊂一旦某一部分档案出现问题，公安机关应追究相关管理人员的责任㊂另外，管理人员之间，同样应相互监督㊂未侦破档案的管理人员，应利用计算机对档案进行记录，并按照案件的推进，对档案进行调整㊂案件侦破以后，该管理人员则需通过计算机，将其传输给其他管理人员㊂上述管理制度的落实，有助于提高档案管理人员工作的谨慎性，提高管理质量与管理效率㊂
（四）管理流程创新
大数据时代，对管理流程进行创新，有助于减少繁杂的流程，提高其清晰度，且能够使工作人员均参与到管理工作中，减轻档案管理人员的工作负担，提高管理质量㊂以案件档案的管理为例：公安机关可将 全过程管理 应用到管理工作中，当新的案件发生时，公安民警应通过计算机对案件的侦破过程进行记录，记录完成后，应通过计算机将信息发送给档案管理人员㊂档案管理人员收到信息后，应按照案件的类型㊁发生时间等，对其进行分类㊂此外，还需对信息进行适当的整理，并将其存储于档案管理系统之中㊂此后，如案件发生了变化，公安民警同样需对变化的信息进行记录以及传输，供档案管理人员参考，落实档案管理工作㊂大数据时代，采用上述方法落实档案管理工作，可取得良好的效果㊂
（五）管理风险预防
大数据时代，网络化技术的应用，使得档案丢失㊁黑客入侵㊁病毒入侵等风险的发生率显著提高㊂如未对上述风险进行预防，档案的安全性将明显下降㊂可见，积极应用风险预防技术较为重要㊂例如：档案管理系统应进行权限限制，具备权限的工作人员，应通过输入 工号＋密码 的方式登录系统㊂此时，系统将根据其权限，允许其进行相应操作㊂另外，大规模停电㊁系统ＣＰＵ或硬盘故障，同样会导致数据丢失㊂档案管理人员应做好数据备份工作，以确保数据安全㊂为避免黑客入侵，公安机关档案管理系统应避免连接外部网络㊂另外，系统维护人员还需及时对系统进行升级，以实现对病毒入侵的预防，减少档案管理风险㊂
三㊁结语
随着时代的不断发展，现阶段，越来越多的人都逐渐将注意力放在公安档案管理中，针对大数据时代给人们带来的便利，公安机关的档案管理人员也逐渐地顺应这一发展趋势，通过新型的档案管理模式来不断完善和创新档案管理机制，使档案工作可以逐渐实现网络化㊁信息化
参考文献：
［１］钟斌辉．大数据时代下的公安档案管理创新探讨［Ｊ］．才智，２０１８（２４）
作者简介：
刘召猛，内蒙古兴安盟科右前旗公安局㊂
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