中铁23档案管理办法

局办…2005‟108号
关于印发《中铁二十二局集团有限公司
档案管理办法》的通知
所属各单位、各直属工程指挥（项目）部：
为进一步加强企业档案工作，规范企业档案管理行为，更好地为企业改革与发展服务，根据《国家档案局、国家经贸委、国家计委关于印发<企业档案管理规定>的通知》精神和铁道部等档案管理有关行业标准及总公司《档案管理办法》的通知精神，结合本系统实际，特制定《中铁二十二局集团有限公司档案管理办法》，现印发给你们，请各单位认真贯彻实施。

附件1：科技档案卷内目录式样
2：科技档案备考表式样
3：科技档案盒规格尺寸式样
4：科技档案盒背脊式样
5：科技档案盒封面式样
6：科技档案案卷软封面（铁路、公路工程）式样
7：科技档案案卷软封面（其它工程或其它类别科技档案）式样
8：科技档案案卷目录式样
9：科技档案总目录式样
10：科技档案移交清册式样
11：科技档案移交目录式样
12：科技档案销毁清册式样
13：科技档案销毁目录式样
14：会议记录纸首页
15：档案盒竖放脊背式样
16：文书档案盒式样和尺寸
17：文书档案移交清册封面式样
18：归档文件移交清册式样
19：归档说明式样
20：归档文件目录索引式样
21：归档文件目录封面式样
22：归档文件目录式样
23：文书档案备考表式样
24：归档文件销毁清册式样
25：归档文件销毁目录式样
26：会计档案盒封面式样
27：会计档案盒式样
28：会计档案移交清册式样
29：会计档案移交目录式样
30：会计档案保管清册式样
31：会计档案保管目录式样
32：会计档案归档说明式样
33：会计档案案卷目录索引式样34：会计档案案卷目录式样
35：会计档案备考表式样
36：会计档案年度数量统计表式样37：会计档案历年数量统计表式样38：会计档案销毁清册式样
39：会计档案销毁目录式样
40：声像档案种类、分类代号表41：照片档案卷盒封面及脊背式样42：照片档案软封面式样
43：声像档案案卷移交目录式样
44：照片档案案卷目录式样
45：卷内照片目录式样
46：照片档案备考表式样
47：照片档案案卷简介式样
48：照片档案档号戳式样
49：照片档案说明卡式样
50：声像档案案卷目录式样
51：录像磁带目录卡式样
52：录音磁带目录卡式样
53：声像档案说明卡式样
54：录音带脊背卡式样
55：录像带脊背卡式样
56：电影胶片档案盒封面式样
57：缩微胶片档案盒封面式样
58：缩微胶片质量卡式样
59：缩微胶片档案目录式样
二○○五年九月九日
中铁二十二局集团有限公司档案管理办法
第一章总则
第一条为加强局集团公司系统档案管理，促进档案工作更好地为企业生产经营和各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》、铁道部关于档案管理的有关规定和总公司《档案管理办法》，结合局集团公司实际，制定本办法。

第二条企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式、各种载体的文件材料。

第三条本《办法》规定了科技、文书、会计、声像档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用及档案信息化建设的原则和方法。

第四条企业应遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家有关档案工作的方针政策法规，依法管理本企业档案，提高全体职工的档案意识，确保档案的完整、准确和安全。

第五条本《办法》适用于局集团公司系统各单位。

第六条企业档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，
是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作。

各单位应加强对档案工作的领导，把档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划，纳入企业管理的各个环节，纳入分管领导和有关部门职责，统筹安排档案业务经费，配备必要的档案工作设施设备，保证档案工作持续健康发展。

第二章档案工作机构与档案管理干部
第七条按照国家规定，局集团公司所属各单位凡是具有独立行文权、人事任免权和财务预决算编制权的单位，均应构成独立的全宗（即立档单位），均应建立综合档案部门，配备与档案工作相适应的足够数量的专职档案干部，独立立档单位至少配备1-2名专职档案人员。

必须要由本单位的正式职工管理档案，并且要确保人员和队伍的相对稳定。

年承揽和施工10亿元以上的单位，档案管理人员应根据需要有所增加，不得低于2人。

对本单位的档案工作实行集中统一管理。

第八条企业档案工作人员应热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识、业务工作能力和一定的计算机操作水平。

第九条企业档案部门负责人应具有大专以上学识水平或中级
以上专业技术职务。

档案工作人员须取得国家档案局、总公司或省、部（市）级以上档案管理部门颁发的《培训合格证》，持证上岗。

第十条档案工作人员应享受专业技术人员同等待遇，按档案专业技术职务、工程专业技术职务或其他相应的专业技术职务聘任。

第三章档案工作职责
第十一条各单位档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组组长应由单位领导担任，其成员由单位分管领导或有关部门负责人担任。

一般由企业领导担任档案工作领导小组组长，由总工程师分管科技档案，由总会计师分管会计档案，由办公室主任分管文书档案，由宣传（政工）部门领导分管声像档案，并担任档案鉴定工作小组的负责人。

各级档案工作分管领导应认真履行工作职责，切实负起组织领导责任，领导、监督和指导企业档案工作健康发展。

第十二条局集团公司系统的档案工作直接接受总公司档案馆的监督和指导。

局集团公司所属单位的档案工作接受局集团公司档案室的监督和指导。

第十三条局集团公司的档案室，是全局集团的档案管理职能部门，依法履行下列职责：
一、负责党和国家有关档案工作的法律法规和方针政策的贯彻
实施，结合实际制定局集团公司档案工作发展规划、计划、管理办法及规章制度；
二、负责对本系统和本级机关档案工作统筹规划、组织协调、监督和检查指导。

总结推广档案工作经验，培训档案工作干部，推广和应用档案信息化工作。

三、收集、整理、鉴定、保管、统计、利用局机关档案及资料；
四、按时向总公司移交进馆档案，定期接收所属单位进馆档案；
五、参与基建工程竣工验收、科研成果鉴定、产品定型、设备开箱等活动，确保档案齐全、完整、准确、系统；
六、负责局机关电子文件的归档、管理与开发利用工作；
第十四条各单位结合岗位责任制考评，对档案工作进行同步考核，并依据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定实施奖惩，促进档案事业发展。

第四章档案管理制度
第十五条档案工作涉及企业生产经营活动的全过程，局集团公司及所属单位应建立健全档案工作的组织领导体系，成立档案工作领导小组和档案鉴定工作领导小组，明确档案工作分管领导，建立包括机关各部门及所属单位在内的由纵向到底、横向到边的由专
兼职档案人员组成的档案管理网络体系，建立健全档案工作各项规章制度，并纳入各项企业管理制度之中。

第十六条局集团公司系统的档案工作根据国家实行集中统一、分级管理的规定，对科技、文书、会计、声像档案实行综合管理，其档案由各立档单位档案部门集中保管。

其他门类如人事、公安、战备保障等档案可实行集中管理，也可设档案分室进行管理，但必须纳入综合档案管理与统计。

同时，档案工作人员应对其他门类档案进行检查、指导和监督。

第十七条根据国务院关于全面推行业务部门立卷归档制度的规定，应归档的文件材料，由机关各部门进行收集、整理，定期向档案部门移交归档。

凡是应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。

第十八条归档的文件材料应齐全、完整、系统，准确地反映企业施工生产、科研、经营、财务管理等各项活动的真实内容；归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写和复写纸、热敏纸复写；归档文件的材料必须纸质优良，线条、字迹、图象清晰，反差良好；文件材料和表格统一使用A4纸国际标准尺寸。

第十九条对已归档的档案，应严格按照国家、总公司及行业案卷质量标准进行整理，按归档要求及时整理上架。

第二十条各单位应根据国家有关规定，准确划定档案密级。

对机密档案、涉及企业自主知识产权的专利档案和涉及企业商业秘密的档案，要制定档案安全保密制度，切实加强安全保管，确保档案的绝对安全。

第二十一条档案部门应根据国家有关规定，准确划定档案的保管期限。

对已到保管期限的档案要及时组织鉴定，对确无保存价值的档案要进行登记造册，经档案鉴定小组鉴定并经档案工作分管领导审核批准后进行监销。

第二十二条各单位应采取科学的方法和手段加强档案保管工作，应设臵专门的档案库房，购臵足够的档案装具，档案库房面积应满足需要并至少留有五年的余地；应制定档案库房管理制度，切实做好“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染）工作，严格档案损毁、丢失和泄密。

第二十三条各级档案部门必须加强对档案的科学管理，做到存放有序、排列系统、便于查找和利用。

根据总公司的要求，各独立立档单位要使用中铁建版档案管理软件，并推广到工程指挥（项目）部，逐步实现网络管理。

另外各独立立档单位科技、文书、会计、声像档案的管理，由哪个部门负责收集、整理、归档的，同时也要由其完成档案管理软件的录入，除完成以上工作外，工程指挥（项目）部还要完成刷盒工作，方可移交档案室。

没有完成上述工
作的档案资料不允许移交进档案室。

第二十四条各单位要认真贯彻落实国家颁发的《国有企业资产与产权变动档案处臵暂行办法》，切实做好企业在改组、联合、兼并、破产、租赁、承包经营、股份合作和出售等改革过程中档案的处臵工作，防止档案流失和损毁。

第二十五条各级档案部门要建立档案统计制度，按要求认真填报档案工作年度统计报表和档案管理基本情况（机构、人员、收进、移出、销毁、复制、利用数量、效果反馈等）统计台帐，做到统计内容全面，数据准确。

第五章科技档案管理
第二十六条科技文件材料的形成与立卷归档
一、科技档案是记述和反映本单位基本建设、经营管理、生产技术和科学研究等活动而形成的具有保存价值的科技文件材料。

主要形式有图纸、图表、文字材料、照片（含底片）、计算材料以及相应的软盘、光盘等。

局集团公司科技档案的种类有：基本建设档案，科学研究档案，设备仪器档案，房地产档案，生产技术档案，铁路保障档案等。

二、局集团公司及所属单位的技术主管部门，在制定有关科技
工作规章制度，布臵设计、施工、生产、科研任务时，对科技文件材料的组成与内容、形成与积累、立卷与归档，应做出明确规定，提出具体要求。

三、科技文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档是科技工作的重要组成部分，一项生产、基建、科研等活动没有完整、准确、系统的科技文件材料的积累与归档，不能算完成工作任务。

四、各项科学研究、产品制造、工程设计、基建施工、设备安装等任务完成之后，有关部门或工程技术人员应将形成的科技文件材料收集齐全、核对准确，按规定分类组成保管单位，并对科技档案资料进行档案管理软件的计算机录入，及时移交档案部门或档案管理人员，实行集中管理。

五、科技档案归档范围
（一）基本建设档案：自行设计施工工程的勘察设计文件；承建的大中型建设项目、对施工技术有指导意义的施工设计文件；承揽工程任务形成的投招标文件、中标通知书，与建设单位签订的施工承包合同和协议，工程承包价分割文件；施工过程中形成的施工组织设计、施工方案、作业指导书及工程监理文件；重大工程技术、质量、安全事故报告；补救措施及评价材料；开工报告及批复、工程质量评定、竣工验收报告和验收证书、施工技术总结、建交表、工程数量汇总表，重大设计变更及修改记录，竣工决算或末次验工
计价表及审定书；施工中形成的关于工程建设的重要来往文件，线路平、纵断面竣工图，平纵断面缩图，重点工程的平面图、立面图，特殊设计和特殊结构图，采用“四新”技术施工工程及科技攻关项目的有关科技资料，以及其他有保存价值的竣工文件和图纸；优质工程申报材料及证书，工程投入使用（运营或投产）后的保修和回访资料等（详见归档范围及保管期限表）。

（二）科学研究档案：在科研、试验、技术交流、成果推广应用、参观考察、经济技术合作、技术革新、发明创造、软件开发、教学研究、医药卫生研究等工作中形成的科研成果、报告、计划、任务书、技术专利、记录、总结以及审批、鉴定、评议、推广等作为依据的文件材料，以及专刊、论文、工程技术总结、著作、优秀工法、QC成果材料等（详见归档范围及保管期限表）。

（三）设备仪器档案：因施工生产、产品制造、科研试验、测量化验、医疗防疫、养护维修、教学、办公等各项活动需要而购臵、进口、自制、安装、使用和储备的机械、非机械动力设备、仪器仪表设备的图纸、说明书（外文材料包括原文和译文）、操作规程、规范、检查验收资料；进口或订购国外、国内机械设备、仪器仪表过程中形成的购臵报告、审批文件、订货合同、发票；机械设备、仪器仪表调拨转让通知、设备报废文件及批复，技术经济指标统计资料以及机械事故的调查分析等文件材料（详见归档范围及保管期限
表）。

（四）生产技术档案：在大型机具、设备、桥梁、混凝土和金属构件、水泥、专用与非专用工具、器材等产品的设计、试制、试验、新造、改造、修理等各阶段形成的设计图、说明书、计算书、记录、工艺文件、工艺装备以及作为各阶段依据和审批鉴定的文件材料（详见归档范围及保管期限表）。

（五）房地产档案：局集团公司及所属单位自建、购买、拨入的正式房地产（含铁路专用线）和基地的扩建、改建、大修、抗震加固等工程的全部设计、施工、监理、竣工文件，以及附属设施、给排水、电力、采暖等工程的总平面布臵图、座落总平面布臵图、地下管线图、地形地质资料、地亩图及购地文件、地方批准文件、规划和施工许可证、统计表、土地使用证、房屋所有权证和与地方政府签订的协议，以及与房地产有关的评估资料、产权变更文件资料等（详见归档范围及保管期限表）。

（六）铁路保障档案：战时铁路工程保障任务的划分、调整，战区内铁路线路保障资料及一、二级重点目标（枢纽、桥梁、隧道、车站）的抢修方案，战备物资、器材的储备，战备科研项目，战时铁路工程保障计划、铁路战备输送方案，铁路抢修（含国内外）的设计、计划、总结，以及平时铁路抢险救灾等活动中形成的科技文件材料（详见归档范围及保管期限表）。

六、归档要求
（一）基建和房地产项目竣工文件的收集、整理、录入、归档及移交，应做到“三同步”：即布臵施工任务与布臵竣工文件编制同步、工程施工进度与竣工文件形成积累同步、工程竣工验收交接与竣工文件交接同步进行。

各级工程管理部门和工程项目部都应指定专人负责竣工文件的组织、检查、编制、录入、移交工作，同级档案部门应协助做好竣工文件的编制指导工作。

（二）停建、缓建工程项目，停止或不成功的科研项目，停产的产品生产形成的科技文件材料，都应收集、整理、立卷、录入，移交本级档案部门保管，不得遗失和销毁。

（三）局集团公司及所属单位在国外（含境外）承建的工程项目，也应比照上述归档范围及内容，将形成的科技文件材料整理后向档案部门归档。

（四）房地产档案的归档，在新建工程竣工移交时，由施工单位（项目部）工程部门将房地产原始资料及竣工文件图纸按标准整理好，移交给使用单位的房产部门，由房产部门按分级管理的内容和统一要求进行整理，向档案部门归档。

（五）科技档案人员应按国家要求做好“四参加”工作，即协同业务主管部门参加工程竣工验收、产品试制定型、设备开箱和科研成果鉴定，对应归档的科技文件材料及时进行检查、指导和验收。

（六）要坚持推行技术业务部门或有关业务技术人员负责科技文件材料的立卷归档制度。

科技文件材料收集、积累、立卷、归档责任划分，原则上是哪个技术部门和技术人员经办的，即由该部门或技术人员负责；两个或两个以上单位（部门）承办的项目，协作单位（部门）将其承担部分的资料提供给主办单位，由主办（牵头）单位（部门）负责归档一套完整的档案，若干单位（部门）共同参加的项目，由项目负责人指定人员负责科技文件材料的收集、整理、立卷、归档。

（七）归档的科技文件材料要做到书写工整，图像字迹清楚，反差良好。

严禁使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸和热敏纸等书写。

科技文件材料用纸应在70克以上，低于70克的必须纸质优良。

（八）归档的科技文件材料，必须做到法律手续完备，按规定签字盖章，图纸的图幅按国家标准绘制。

（九）必须做好科技档案与文书档案的区分工作。

一般情况下，在科学技术管理工作中产生的文件材料属文书档案；在科学技术活动中形成的文件材料、图纸属科技档案；有关科学技术工作的指示、决定和审批文件，以及作为科技活动依据的文件材料，如果是一套科技文件材料中不可分割的组成部分，应归入科技档案；非科技单位或部门产生的科技文件材料，作为文书档案的附件时，可与正文
一并归档，按文书档案进行管理。

第二十七条案卷的整理
科技文件材料的整理，应遵循科技文件材料的自然形成规律和相互间的有机联系，便于安全保管、保密和查考利用的基本原则进行系统整理。

一个独立项目的科学技术档案，可以组成一个保管单位，也可以组成若干个保管单位。

一、科技档案鉴定。

根据“科技档案归档范围保管期限表”中规定的范围进行档案价值鉴定。

二、卷内文字材料装订厚度应控制在15毫米～20毫米之间，装订前先去掉金属物，检查文件材料是否齐全，空白页是否去掉，有无颠倒、错页、重份，表格文头是否一律向上或向左，小于A4纸规格的要粘贴在A4纸上。

采用细尼龙线在左侧装订，以打4个孔为宜，装订后用胶水粘贴上科技档案软封面。

装订要求结实牢固，整齐美观。

三、图纸一般散放在盒内，不装订。

图纸折叠尺寸为297毫米×210毫米。

为便于查阅，叠图时应从图标处往后叠，将图纸先折成210毫米成手风琴式，然后再折成297毫米，使图标外露。

成套使用的图纸应进行装订，如通信信号、各种标准、安装图册，装订尺寸为420毫米×297毫米，图纸装订成册后再对折装在盒内。

每个工程项目的科技文件材料，先将综合反映工程概况的文件材料、图纸组
成若干综合卷，然后按阶段、专业分别组成专业卷。

四、在每份文字材料和每张散装图纸上盖上科技档案档号章（档号章式样如下），文字材料盖在右上角（装订成册的文字材料和图纸只需在软封面上盖章），图纸盖在图标的上方。

科技档案档号章式样（单位：毫米）
五、案卷排列。

每个工程项目按照先综合后专业的顺序排列。

首先排列基建综合文件，其次施工过程中形成的施工技术文件，最后排列竣工图。

六、卷内文件材料排列，一般文字材料在前，图纸在后。

排列好的文字材料和图纸一律按照排列顺序编张号，文字材料编在右上角，图纸编在图标上面。

编张号可用打号机打印，也可用碳素笔或蓝、黑钢笔编写。

张号从文字材料的内容开始，统一用阿拉伯数字从1起编，卷内目录、备考表、扉页、封面均不编张号。

不是一个保管单位的，不能连续编张号。

七、填写卷内目录
每一个保管单位，均应填写卷内目录（详见附件1），以便揭示每一个案卷的内容。

（一）卷内目录“名称”栏第一格应填写项目名称。

（二）将盒内每份文字材料、图纸的内容逐项填写在卷内目录“名称”栏以后各格内，要填写文件、图纸标题全称。

卷内目录“张
次”栏内只需填该内容的首页号，不必填起止号。

卷内目录的最后一份文字材料或图纸，在“张次”栏内应填该文字或图纸的首页号～末页号。

（三）顺序号从有内容的一行开始填写。

（四）文件、图纸如有编号的（即文件号、图号），应在卷内目录的“图号或文件号”栏内填写清楚。

八、填写备考表
每个保管单位内均应填写一份备考表（见附件2），便于统计卷内文件、图纸总张数，了解卷内文件发生的变化和存在的问题。

备考表放在一个保管单位文件材料、图纸的最后面。

九、文件材料、图纸装盒
每个保管单位的科技文件材料一律装盒，一盒即是一卷，也是一个保管单位（以下简称卷）。

装盒的顺序是：卷内目录、文字材料、图纸、备考表。

科技档案盒的规格尺寸，一律采用310毫米×220毫米（详见附件3），盒的厚度分别为25、40、50毫米（详见附件4）。

档案盒封面（详见附件5）的盒面、脊背所列项目均用油墨刷制，要求清晰、美观。

十、填写案卷封面和脊背
（一）案卷封面分为案卷盒封面和案卷软封面两种，案卷盒封面为科技档案盒封面。

案卷软封面（铁路、公路）在原科技档案盒。