文件编发管理规定

集团文件编发管理规定
1.目的
为规范集团文件的发布，便于文件的存档、整理、查阅和管理，避免各种文件重复制定及重复发布和避免浪费，特制定本文件编发管理规定。

2.范围
本文件适用于集团对所属公司发布文件，各公司内部发布文件，各公司董事会、监事会发布文件。

3.归口管理
集团管理中心办公室负责集团对所属公司文件发布的统一管理。

各公司管理部或办公室负责公司内部文件发布的统一管理。

4.有权制定、发布文件的人和部门
1）集团总经理；
2）集团管理中心、财务中心、经营部；
3）集团总经理负责集团文件发布的批准；
4）下属各公司按照集团做法负责本公司文件的制定、发布和转换。

5.集团文件
1）集团文件包括：集团决定决议、通知通报、会议纪要及规章制度等。

发放范围为集团各部门及所属各公司。

2）集团文件分类及编号原则
①集团文件分类原则
集团文件按文件性质分为四类，第一类决定决议简称为“决”，第二类为通知
通报简称为“通”，第三类为会议纪要简称为“纪”，第四类为规章制度简称
为“规”。

②编号原则
集规字第001号文件（2006年01号）
注：年序号在第二行居中。

3）工作流程
成文部门编制所需发布的文件，传送到集团管理中心办公室，由办公室按文件统一格式给予校对，校对完成后，由办公室报集团总经理审批，总经理批准后发送到各公司、相关部门及人员，并交集团档案室存档一份。

能纳入质量管理体系文件中的可直接引用。

6.所属公司文件
1）所属公司文件编制参照本规定第五条第1、2款集团做法执行。

董事会和监事会文件分别按“董字第X 号”、“监字第X 号”的编号方式进行编号。

2）示例
①司字文件：
司规字第002号文件
（2006年01号）
②董字、监字文件：
董字第1号
监字第1号
3）工作流程
成文部门编制所需发布的文件内容，传送到公司管理部或办公室，由办公室或管理部按公司文件统一格式给予校对，校对完成并交成文部门审核无误后，由办公发文当年序号发文年度文件总序号文件分类代号
公司代号
室或管理部报公司总经理审批，总经理批准后发送相关部门及人员，并交公司档案室存档一份。

董事会和监事会文件分别由董事长和监事会主席签发。

7.文件的管理
集团和公司各部门设立专人，负责文件的接收、传递，建立文件目录和存档。

当规章制度换版更新时，各公司文件管理人员要及时收回作废的文件，同时按质量管理体系的控制要求对作废文件进行处置。

作废文件标识完成以后，除需存档备查外，其余文件统一销毁。

集团管理中心不定期的对集团和各公司文件的保管及执行情况进行监督检查。

集团发放的规章制度是针对各公司制定的，各公司可根据实际情况考虑将其纳入质量管理体系文件中，以便实施规范化管理。

8.本文件自2006年7月10日起实施。

附：《文件控制清单》
二OO六年七月十日
集团文件控制清单
公司名称：NO：
序号文件名称文件编号生效日期备注1
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20。