设计院财务报销制度

财务报销制度及报销流程
第一部分总则
第一条为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务制度分为审批权限管理制度、借款管理制度、发票报销制度、财务报销制度、科研经费使用管理制度。

第三条本制度适用公司全体员工。

各地分公司参照执行。

第二部分审批权限管理
第一条本制度所指审批权限是对各类财务支出、包括借款具有的签字审批权。

各部门具有签字审批权限为：院部为院领导；生产部门为签订承诺协议的所长（主任）、书记；职能部门为部门主任或副主任（主持工作）。

第二条根据《关于审批权限管理的规定》及其补充规定（华东院字［2007］第14号、15号），审批权限汇总表如下：
审批权限汇总表
第三部分借款管理规定及流程
第一条借款管理规定
（一）除员工出差借款可借支现金外，其他借款原则上不能支付现金，应通过支票、转账、电汇形式支付。

（二）投标押金借款时，应提供标书复印件及收款方账号，且必须通过银行支付。

(三) 以现金支付的出差借款金额超过5000元应提前两天预约，以便财务备款。

(四) 借款逾期未还者原则上不得再次借款。

第二条借款的归还期限
根据华东院财字［2007］第01号中对各类借款归还期限要求如
下：
出国类借款------ 60天内结清；
项目投标保证金借款-------6个月内结清；
其他个人借款----- 30天内结清；
第三条借款流程
(一) 借款人按规定填写三联式《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支付方式。

(二) 审批流程：所借款项在借款人所在部门负责人的审批权限范围内的，由部门负责人审批；超过其审批权限的，由部门负责人审批后，逐级审批。

(三) 财务付款：凭审批后的借款单及必要的附件到财务部办理付款手续。

第四部分发票报销规定
第一条发票报销的一般规定
（一）可用于报销的发票有增值税专用发票及非增值税发票两类。

应尽量取得可抵扣的增值税专用发票用于报销，涉及以下费用类型的发票必须取得增值税专用发票：分包支出、资产采购支出、软件购置支出、车辆修理支出、汽油费支出、效果图模型费。

（二）取得发票为非增值税发票的，发票抬头准确、内容清晰，且真实、有效、符合发票开具要求和管理规定。

发票大写与小写金额应一致，且不得涂改。

（三）取得的发票为可抵扣专用发票的，发票上的单位名称、纳
税人识别号、地址、电话、开户行及账号必须准确，且能够通过税控系统认证。

（四）各类发票的取得途径，应合法合规。

通过伪造、变造等途径取得的发票，不得用于报销。

（五）可用于报销的发票，应在发票的有效期内。

发票的使用期。

限以税务机关通告为准，或新版发票代替旧版发票的日期为准、第二条发票报销的特殊规定
（一）一次性购买大宗同类商品，发票上不能逐一标明商品名称的，发票内容可填写“详见清单”，但清单内容必须与实物一致，且清单必须加盖与发票一致的“财务专用章”或“发票专用章”。

（二）可抵扣的发票共有两联，分别为作为报销凭证的“发票联”和作为计算进项税额依据的“抵扣联”。

（三）对发票内容为礼品、化妆品、虫草、健身、按摩、洗浴、娱乐、旅游、烟、酒等与企业经营无关的项目不得作为报销凭证。

第五部分财务报销制度
第一条报销一般规定
（一）必须取得相应的合法票据，且一般为当年度开具的发票。

相关规定见发票报销规定。

（二）现金报销应在Oracle系统中的“费用报销”模块填制报销单据；通过银行支付的报销单据应在“无合同应付”模块或“合同采购订单”模块填制。

（三）涉及增值税发票的现金报销单据应在“无合同应付”模块
填制。

（四）按照审批权限管理制度的要求，对报销单据采取书面签字审批及Oracle系统审批的双重审批制度。

（五）一次性现金报销金额大于5000元的，需提前二天预约，以便财务备款。

（六）企业与企业之间，支付款项过万元得，应签订相关合同，未过万元应签订相关协议。

（七）在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

第二条各类报销的具体规定
（一）设计分包类
1、发票的取得：属于“营改增”试点范围地区的分包单位，应提供可抵扣的增值税专用发票；非试点地区的分包单位，应提供加盖分包单位公章的《工程设计资质证书》复印件。

2、“营改增”试点地区，报销时应提供的材料，增值税专用发票、实收系统中开具负数的《设计收费通知单》、由项目经理签字确认付款阶段的合同、经审批的《合同采购付款申请表》。

非试点地区，还应提供《工程设计资质证书》复印件。

（二）出国考察类
1、出国考察包括技术类出国考察与非技术类出国考察两类。

技术类出国考察，须提供经审批的《因公出入境专业化考察审批表》，非技术类出国考察，须提供经审批的《因公出入境审批表》。

2、技术类出国考察通过旅行社办理出入境事宜的，可按合同额的70%预付，待考察结束后支付余款。

预付时应提供经审批的借款单。

3、出国考察报销时，应提供材料：发票、签订的出国考察合同、员工出入境审批表，经审批的《合同采购付款申请表》。

技术类考察还应提供《考察成果备案表》。

（三）资产购置类
1、资产购置需预付的，须提供经审批的《固定资产请购单》复印件，按要求的填制的、经审批的三联式借款单。

2、一次性大批采购及车辆购置应签订资产采购合同。

3、采购的资产由综合办验收并入库。

4、资产购置类报销时，提供以下材料：增值税专用发票、《固定资产请购单》原件、《资产入库单》、经审批的付款申请单、资产采购合同。

5、资产的实物管理由综合办负责。

（四）职工福利类
1、发放给职工的劳防用品等各类物品、卡券，应由领受人签收。

签收单作为报销凭证的附件。

2、旅行社开具的发票内容为：团费，机票、酒店，考察费，差旅费的发票可以作为职工旅游费的报销。

若多人组团旅游的，应通过旅行社办理并签订相应的旅游合同。

合同签订形式，应与院相关规定一致。

3、员工自助旅游的，在旅游地实际发生的交通费、住宿费、餐
费等，符合报销规定的、取得发票合法的有效的，可作为旅游费报销。

4、临时聘用人员发放劳务费，应按要求详细填写《劳务费发放通知单》，按审批权限审批后，先交人力资源部审核，再交财务审核。

审核无误，由本人领取或有发放部门代为领取。

（五）其他类
1、差旅费报销时应详细填写《外埠差旅费报销单》。

2、其他各类报销按照一般报销规定办理。

第六部分科研经费管理制度
第一条所指科研经费是公司从事各类科研活动所获得的经费。

按其来源分为四类：
1、国家级、市级项目经费：指由国家自然科学基金、国家社会科学院基金、国家各部（委）的专利项目研究经费、各类开放实验室基、市或区科委、市或区经委下达的项目研究经费等。

2、外部项目经费：指由公司企事业单位、大专院校、厂商批准立项、签订合同以及联合开展的科研所获得的科研经费。

3、集团项目经费：指由集团公司下拨的科研经费。

4、院部项目经费：指由本公司独立开展的科研项目所需的，由企业内部调拨的科研经费。

第二条技术部统一管理各类经费来源的科研项目。

科研项目经费的申请、预算的编制、经费的使用，应按照《技术发展经费使用管理规定》执行，财务部仅审核科研项目经费使用是否符合财务报销的相关规定。

第三条科研项目经费支出预算包括基本费用、专项费用、人力资源费和其他费用等。

（1）基本费用具体如下：
1、办公费，包括办公用品、手机费、电话费、邮费、快递费等；
2、差旅费，一般不大于院内拨款总额的20%，包括：市内交通费、外埠差旅费；差旅费是指在课题研究过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠（国内）差旅费、市内交通费用等。

差旅费的开支标准应参照国家有关规定执行。

3、出版物/文献/信息传播/知识产权事务费是指课题研究过程中需要支付的出版费、资料费、专业软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请以及其他知识产权事物等费用。

打印、复印、印刷、制版、照相、文献检索入网费及书籍购买费等各项费用可在该项预算中列支。

4、会议费，指课题研究过程中为组织开展学术研讨、专家咨询以及协调课题等活动而发生的相关费用。

应严格控制会议规模、会议数量、会议开支标准和日期，并提供详细说明。

5、业务招待费，不大于院内拨款总额的5%。

第四条科研经费的使用实行支出登记制度，项目组在向财务部门报销费用时应注明预算项目、金额。

财务部门报销相关费用时，发现属于下列情况之一的，不予报销：①单项使用累计金额超出单项的总预算额；②累计使用总额超出当前的已拔经费总额；③违反院其他相关财务规定的情况。

第五条科研经费均实行按项目建账，独立核算。

科研经费的使
用由项目负责人全权负责。

项目负责人经在制度允许的范围内，依据
申请时所列经费适用范围，自主合理支配项目科研经费的使用。

第六条科研项目报销的一般规定
1、科研项目各类报销单据，按非科研项目一般报销规定在Oracle
系统中填制。

2、报销单据的审批，按照审批权限的规定执行。

3、各类科研的，试验、测试费，出国考察费等大额支出应与对
方单位签订相应合同。

4、院级科研项目原则上不得购置资产，其他经费来源的科研项
目，按照预算执行。

5、经费使用严格按照预算执行。

按比例拨付款项的，在拨付款
项的额度内使用。

6、对《集团科研管理系统》中的科研项目，按照实际发生数，
逐个项目逐笔维护。

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